对区县档案馆接收工作的思考

于华

摘要：本文对区县档案馆接收工作中出现的问题，提出明晰职责，引用项目管理方法；加大档案业务指导力度，加强档案质量前端控制；明确标准及对标准的理解与把握；按需培训，有效提高档案工作质量等对策建议，以进一步提高进馆档案质量及档案馆接收工作效率。

关键词：档案馆 接收工作 档案质量

档案馆是党和国家保存档案的重要基地。档案馆接收本馆保管范围内的档案，是档案馆的一项重要基础业务工作，也是推进馆藏档案资源建设，积累档案财富的重要途径。尽管近年来区县档案馆在接收工作中取得了一定的成绩，但是也应该看到区县档案馆接收工作中出现的新情况和新问题。鉴于此，本文对区县档案馆接收工作中出现的突出问题及其产生原因进行分析，并提出解决对策，以进一步提高进馆档案质量及档案馆接收工作效率。

一、当前区县档案馆接收工作中的突出问题

近年来，区县档案馆及立档单位越来越重视档案进馆工作，部分立档单位主动提出将以往向档案馆移交但因某种原因尚未完成移交的档案一并纳入当前批次进馆计划中。然而，为了保证进馆档案的质量，部分移交单位在正式向档案馆移交档案前，需要集中人力并投入较多时间，对照档案进馆要求全面核查需进馆档案的收集、鉴定、整理、编目等方面的质量情况，以整改其档案工作中的问题。部分移交单位还需要调整档案类别，重新进行编页等一系列档案整理工作。相应地，区县档案馆也需要投入较多精力对移交单位档案质量情况及相关整改工作进行检查与指导。档案进馆前的这些准备工作在一定程度上加重了移交单位档案工作负担，影响了档案馆接收工作效率。

上述现象无论从理论层面来看，还是从实践层面来看都是不利于档案工作开展的。从理论层面来看，根据文件生命周期理论，档案馆接收立档单位档案及立档单位向档案馆移交档案，其意义在于使档案从档案室管理阶段过渡到档案馆管理阶段，实现档案第一价值向第二价值转变。从实践层面来看，基于文件运动过程前后衔接及尊重和利用原有整理结果的档案整理原则，在档案馆对接收档案的质量要求未偏离有关档案质量标准的前提下，以档案进馆前集中整改的方式来提高档案整理编目等工作质量，虽然短期内能够完成档案进馆任务，但是这段时间内的整改工作量急剧增加，从长远来看，不利于促进区县档案馆接收工作及相关档案业务工作的科学发展。

二、原因分析

（一）区县档案馆对接收档案的要求相对提高

一方面，随着档案工作的开展，区县档案馆越来越注重提高进馆档案的标准化、数字化程度。如要求进馆档案质量执行文书档案案卷质量标准、归档文件整理办法、《会计档案管理办法》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规定。再如，近年来要求移交单位不仅要移交符合档案馆著录项目与格式要求的电子目录，而且要移交传统照片档案数字化副本，这使得移交单位的工作量相对增加。另一方面，区县档案馆对接收进馆档案质量的把关更加严格。在“十二五”期间，区县档案馆已接收立档单位在2003年后形成的大量以件为单位进行整理的不立卷文书档案。在档案进馆交接中，档案馆接收及清点人员不仅要清点进馆档案数量，而且要对每件档案整理与编目情况等进行核查。

（二）室藏档案质量未达到进馆要求

室藏档案质量在很大程度上直接影响着档案进馆工作。虽然立档单位档案质量是档案执法检查的内容之一，但是其所占分值有限，削弱了对立档单位档案质量的约束力。在这种情况下，如果日常档案工作不及时、不到位，很有可能导致立档单位把历年档案执法检查中发现的如档案收集整理鉴定编目等方面的问题，与现在存在的问题积压至档案进馆前一并解决，这样势必会影响进馆档案质量，加大档案进馆前的准备工作量。近年来，部分室藏档案整理编目质量达不到进馆要求的普遍情况有：财务预算归类不正确，档案编页或页数统计有误，卷内文件目录著录项目、归档文件目录著录项目内容填写不全面、不确切，尤其是题名项不能全面概括对应文件的主要内容，未填写或不会使用卷内、盒内备考表，检索工具编制不符合要求等。此外，部分移交单位会把专业档案按照文书档案整理，组卷、组件不合理，部分档案未编页，档案装订不规范等情况。

（三）对档案质量具体标准的理解存有差异

从理论上说，档案室整理档案、档案业务指导与档案馆接收档案所依据的档案质量标准应该是一致的。依据《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》，立档单位档案机构或者档案工作人员对档案的管理及将属于县级国家档案馆接收范围的档案向有关的县级国家档案馆移交，县级国家档案馆收集和接收本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案，都在县级档案行政管理部门对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导的范围之内。但是在实践过程中，立档单位或撤销单位档案被纳入区县档案馆接收计划后，即进入档案接收进馆环节。为确保进馆档案质量，一般情况下主要由接收人员对移交单位需进馆档案的有关情况进行实地检查验收，并接替档案业务指导人员按照有关质量标准对其整改工作进行业务指导。档案接收人员与档案业务指导人员难免对部分具体标准内容的理解有所不同，这样不仅很容易导致立档单位档案部门或档案工作人员对进馆档案质量标准及其日常档案整理工作所依据标准的一致性提出质疑；而且容易导致档案馆接收人员与档案业务指导人员对所谓“是依档案接收标准进行档案业务指导，还是依档案业务指导标准接收档案进馆”在认识上产生分歧。

（四）立档单位档案员大多为兼职，或更换相对频繁

档案员对档案工作标准要求的理解与掌握，从事档案工作的时间保证，与档案局（馆）的沟通情况等，一定程度上对立档单位的档案质量及档案进馆工作产生影响。然而，目前区属立档单位档案员大多为兼职，部分移交单位在纳入档案馆接收计划后还会更换档案员，这些都将制约进馆档案质量及档案进馆工作效率。

三、对策建议

（一）明晰职责，引用项目管理方法

由于相关档案在业务环节上需要前后关联，档案由立档单位档案室向档案馆的顺利过渡，至少需要有立档单位档案室、档案局（馆）等方面有关人员的共同参与及努力。这就要求明确职责，强调各司其职、有效沟通、密切配合，理顺相关档案业务环节中的各种关系，减少对具体档案业务内容的认识分歧，实现相关档案业务的相互监督、相互促进，进而提高档案及档案工作的质量。此外，将档案在相应阶段的运动过程及对档案的管理作为一个相对系统的项目，在强调全程管理、前端控制的同时，引用项目管理方法，制订合理的计划，优化档案馆接收工作流程，除去不必要的重复指导与整理。借用有关项目管理工具把控进度，将当前区县档案馆接收环节中需要指导解决的，尤其是提高档案质量的工作，尽可能地在档案室管理活动的前端或中端解决，以实现档案从档案室到档案馆的顺利衔接与过渡。

（二）加大档案业务指导力度，加强档案质量前端控制

结合档案执法检查，加大档案业务指导力度，加强档案质量前端控制，从源头抓起，及时指导解决立档单位档案工作中遇到的问题，避免或减少档案馆（室）衔接过程中的重复劳动，为文件从现行到半现行再到非现行阶段的全过程科学管理提供保障。加大档案业务指导力度，加强档案质量前端控制，或结合有关的档案业务培训，做好后续的跟踪指导服务，加强对立档单位档案工作问题整改及解决情况的监督检查，以进一步提高档案业务指导工作的质量与效率。

（三）明确标准及对标准的理解与把握

由于文件运动前后各阶段相互影响，为避免或减少移交单位在档案进馆前对其档案整理编目等质量的集中整改，首先，需明确并统一档案质量标准。区县档案馆可研究制定档案馆接收标准，在明确本馆接收范围、接收要求的同时，明确进馆档案质量标准与档案业务指导所依据标准的一致性，以便于区属立档单位、区县档案局（馆）等就档案质量标准达成共识。其次，要统一对执行标准的理解及执行尺度。一是区县档案局（馆）指导及接收人员整体上对档案质量具体标准的理解与把握要一致，面向立档单位避免有多种标准。二是档案业务指导人员指导立档单位执行有关标准的尺度要一致。立档单位需要使用与区县档案馆相对一致的标准及方法对其档案进行分类整理编目等。三是档案馆档案接收及清点人员要按照接收标准，用统一的尺度核查进馆档案质量，不能有宽有细，也不能过宽或过细。

（四）按需培训，有效提高档案工作质量

根据档案工作需要，开展灵活、高效、有针对性的业务培训，有助于参训人员掌握及运用有关档案理论、档案标准，提高档案工作质量。以实践应用为目的的档案业务培训，培训内容越贴近档案工作人员需要、越有助于解决档案工作实际问题，就越能吸引档案工作人员，越有助于取得事半功倍的效果。培训的关键不仅是讲授，更要注重对档案业务实践的实际指导作用。就当前区县档案馆接收工作中所反映出来的突出问题，其培训对象不仅包括立档单位专职或兼职档案员，还应包括区县档案局（馆）的相关人员。例如，针对档案收集整理鉴定编目等具体业务，可面向不同对象，多角度、多方式展开培训，以取得统一标准。这样在档案人员出现变动的情况下，也能保证档案工作的质量。