高职院校档案室里的世界

高瑜

高职院校是高等教育院校里的“少数派”，档案室是高职院校里的“边缘地带”。在整个中国教育版图里，高职院校档案室可以说是一个几乎不可见的微缩景观。

一、高职院校档案室里的日常

笔者所在的高职院校是一所在校生规模11000左右的国家示范性高职院校，每年的立卷数约为200卷。作为档案室工作人员，在装订、管理档案的同时，笔者日常面对的档案利用工作主要有三类：评建、评职、补办毕业证和档案。无论何种需求，每个来查档的人都带着“一劳永逸”或“死马当活马医”的心态而来。也因此，高职院校档案室里的日常“情绪”呈现就是平静与极大的满足或极大的失望交织。

1.评建

高职院校评建工作的主要包括“评估”和“建设”两大内容。其中，“评估”主要是指依法接受教育行政部门的教育工作评估;“建设”主要是指为创建示范性高职院校、精品专业、精品课程、重点实习实训基地等项目，以扩大学校办学效益，推动学校进一步发展。每到迎评促建活动的时候，档案室就会迎来相关职能处室、院系的查档，可以说，查到或查不到的每个档案都是落实“评建”工作的重要支撑材料。

2.评职

评职主要是指教职工因评定专业技术人员的专业技术水平、能力，以及成就的等级的需要而来查档。这类情况主要查找两类档案：一类是评定上一级职称的评定文件，另一类是科研、获奖材料。每到评职称的季节，档案室就会迎来评职人员的查档，通常情况下，上一级职称的评定文件都可以找到，科研、获奖材料则不一定。

3.补办毕业证、档案

补办毕业证、档案是一小部分已毕业学生的查档需要，他们通常因为毕业证、档案遗失需要查找录检表、学籍卡和成绩单。查找此类档案的学生或学生家长、亲友通常抱着“不办耽误一生”的严肃认真态度而来，这一类查档需要通常能完全满足。

二、被扩展和压缩的时空

笔者所在的档案室是由一间会议室改建而成的，层高4米，面积约50平方米，有75%的面积用于装置密集架，其他空间用于日常办公。

因为档案室特殊的工作内容和工作形态，档案室里的時空也发生了变化。

1.作为动词的“档案”

媒介即信息，是西方传播学巨匠马歇尔·麦克卢汉于1964年在其成名作《理解媒介》中提出的理论。其核心理念是，一般人认为媒介仅仅是形式，仅是信息、知识、内容的载体，它是空洞的、消极的、静态的，可是麦克卢汉认为媒介对信息、知识、内容有强烈的反作用，它是积极的、能动的，对讯息有重大的影响，它决定着信息的清晰度和结构方式，也决定着传播、接收这些信息的人的思维方式和行为方式。

在传播学的视域中，档案显然是一种信息，然而，在档案室里的档案，它又显然是一种能动、积极的媒介，它能对外施加重大的影响。当它被利用的时候，它会在个人或学院的发展历史上扮演重要的角色，成为前进的动力源泉和支撑。当它未被找到的时候，它会促使人们寻找或创建其他材料，寻求其他途径解决问题。也因此，档案室以这种作用方式也改变着人们的思维和行为方式。一方面，它让人们更重视保管，另一方面，它也让人们更重视遗弃。就像学习表情管理的目的，既可以让人学会伪装，又让人学会识破。

2.穹顶之下

《穹顶之下》（Under The Dome）讲述了缅因州的一个小镇突然被一个巨大的透明钟罩笼罩，里面的居民与外界完全隔离，但也能保持着某种程度的联系，小镇以及小镇的居民慢慢地开始发生变化。

档案室作为高职院校中相对独立的一个空间，某种程度上，它也是《穹顶之下》的那个小镇。档案室里外的人各自在穹顶两边工作生活，穹顶的存在与不存在都无关紧要。

档案室的空间是固定和难以扩展的。档案室的空间一旦设定，除非特殊情况，这个空间在相当长一段时间内将是固定、不可变更、难以扩展的。当空间不可变更、无法扩展的时候，某种程度上，这对它自身就是一种压缩。

三、工作的乌托邦

乌托邦是人类思想意识中最美好的社会。如果有一种工作的乌托邦，那这个工作地点很可能是档案室。

高职院校档案室的工作对象主要有党群、行政、教学三大类档案，无论移交的档案为何种原始状态，它们都有两大基本的秩序：时间和类别。也因此，一旦经过档案加工，它们都将以整齐划一的状态陈列在档案架或档案柜里。高职院校档案工作的工作对象几乎不会提出难题，不会制造麻烦，只会很配合地被分门别类，按序存放。这其实是一种相对理想的工作状态。

参考文献：

[1]（加）马歇尔·麦克卢汉.理解媒介：论人的延伸[M].何道宽译.北京：商务印书馆，2000.

[2]冯惠玲，张辑哲主编.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

（作者单位：陕西职业技术学院）