人事档案的规范化管理浅议

摘 要：当前档案相关的法律法规正在不断地出台，所以也逐渐提高了人事档案工作在整个单位中的地位。各个单位对于档案的相关意识也在不断地加强，从而丰富了档案室档案的种类和数量，使得档案被利用的频率在不断上升。个人认为可以采取如下措施加强对于人事档案的规范化管理。

关键词：人事档案；规范化管理；措施

当前经济时代具有以信息和知识为主的特点，档案管理开始朝着信息化的方向发展。对于档案信息储存和处理的数字化以及收集和传递的网络化已经正在进行。所以对于人事档案信息的需求量也随着人事档案工作的开展而逐渐开展。因为人事档案蕴含着大量的信息，所以各行各业对于人事档案都是非常的重视，所以我们需要加快人事档案的现代化管理进程，促进人事档案管理长期稳定的现代化发展。

1人事檔案在企业和单位中的重要性

通过人事档案，可以记述和反映一个人真实的经历以及德才表现，同时也是人事部门了解和使用人才最为重要的第一手材料。人事档案在人事的任免、调动、确定以及了解个人问题等方面起到至关重要的作用。团体、部门和个人在工作实践过程中形成了档案，这是一种非常宝贵的信息资源，档案按照内容可以分为图标、文字等不同形式。

2人事档案的基本目标

人事档案记录了人们从走进社会和参加工作开始的一切重要信息，所记录的各种信息具有分散性和广泛性的特点。因此为了确保每个人的人事档案都足够做到真实和全貌，就必须对档案材料进行较为系统、完整和全面的收集。这样组织和用人部门在进行人员选拔和使用的时候才能够做到更为客观和真实。去伪存真、取之有理、舍之有据是进行档案鉴别的基本原则，确保人员的真实情况能够通过归档的材料真实和准确的反映出来，确保其分类准确、目录清楚、装订整齐，要准确无误地进行分类和编排。作为个人成长的历史记录，涵盖了个人的政治历程、工作表现、任免以及调动等相关材料，需要按照党和国家就档案和保密工作的相关制度和法规，实现安全、保密和科学化的人事档案管理。对于人事档案应当在保证保密和遵守相关原则的基础上进行利用，确保人事档案的利用制度完善健全，从而更好地利用人事档案。

3 规范化管理人事档案措施

3.1 对人事档案的管理制度加强管理 目前涂改、虚假、错误以及内容残缺是人事档案中存在较明显的问题，对此人事档案部门应当构建严格的管理制度，确保规范标准科学严密，对登记进行严格的审核，加大相关的执法力度，让相关职能部门的业务监督机制得以加强，确保从源头上保证人事档案的完整、统一、规范和准确。对于企业和事业单位而言，每一位员工的人事档案都是非常重要的，所以人事档案在从产生到归档的整个过程中，都需要人事工作人员和档案人员坚持严肃、认真和负责，确保严格遵循标准规范进行，从而确保人事档案的真实、完整、有序、精练、使用。质量是档案管理人员必须把握的问题。档案人员首先应当确保档案内容的完整齐全，然后按照规定的标准对档案材料的格式、载体以及相关的附件都进行严格的审核和逐一的登记；要驳回那些内容不完整的材料并且要求其重新制作，对于缺乏的信息要及时地补齐。要加大对人事档案的审核力度，依照法律规定严格处理制裁人事档案管理中出现的违法和渎职现象，确保其他人不会再犯。部分档案因为管理人员擅自涂改或挪用等原因导致档案材料损毁或者丢失的，需要遵照《档案法》相关规定进行责任的追究并且进行处罚。构建健全的法律和业务标准，以此对档案材料的产生和文件制发机关进行约束。确保档案管理部门在接受人事档案材料时候材料依然准确、完整和真实。

3.2 要认识到人事档案管理的重要性 加强组织和领导，对人事档案管理工作要严格监督不松懈。人事档案具有政策性强、机密性强和专业性强的特点，所以对于每一层管理机构而言，都需要充分认识到人事档案管理的重要性，然后注重对于人事档案的管理，对人事档案管理中出现的问题要及时地进行处理和解决，大力支持人事档案管理相关的人力、物力和财力，确保档案管理人员的工作水平和环境得到提高。确保人事档案管理人员严格按照制度进行工作，进而确保人事档案管理的规范化。

3.3 注重软、硬件角度共同加强人事档案的管理工作 单位和企业的人事档案管理工作依赖于领导层的支持，要让领导层明确人事档案管理并非只是简单的管理工作，而是要明确人事档案管理实质上与人力资源建设同等高度。单位和企业的日常运转中，领导层要加强对于人事档案管理工作在财力、人力和物力方面的支持工作，切不可只是将其挂在嘴边，光说不做。硬件改革方面是要将人事档案管理库从其他档案库中独立出来，对于档案管理人员基本都是兼职人员的现状需要立即进行解决，要使用的专门的管理人员进行管理；软件方面则是需要做好档案的收集、整理和归档，并且将人事档案管理工作归入信息化建设范畴，从而确保人事档案管理人员可以更为积极的工作，也间接提高了人事档案管理的时效性。

3.4 促进人事档案管理人员自身水平素质的提高 人事档案管理人员应当同时具备兼职和全职人员，并且成立人事档案管理工作的工作检查和验收小组，两小组交叉进行检查验收，确保人事档案管理人员之间互相可以进行档案业务知识的学习，实现取长补短、共同提高的目的，帮助人事档案管理人员树立正确的人生观、事业观和价值观，培养人事档案管理人员爱岗敬业的精神，从政治和个人业务素养两个层面对人事档案管理人员进行共同提高。

只有全面掌握了档案专业知识，并且懂得了档案管理学和文书学以及目录学、档案保护技术学、档案开发与利用学、档案自动化管理和档案著录、标引、检索等相关的档案专业知识以及基础技能、借助现代化档案管理方法——档案计算机管理和电子文件的归档与管理的知识和技能才能够胜任人事档案管理工作，因此，作为一名档案管理人员，需要可以顺应时代的潮流，面对当前的各种变化，去积极主动地改变自己，让自己更为适应电子信息技术革命对于档案工作的影响和改变，这样才可以在目前高速发展的信息时代下胜任人事档案的管理工作，作为档案管理工作人员，需要能够掌握当前的现代化信息技术，对电子计算机和各种现代化的办公设备设施进行熟练的操作运用，能够熟练地进行各种电子文件的制作、使用和维护。

4 总结

当前环境下，作为一名人事档案管理人员，需要顺应形势实现自身各方面素质水平的提高，帮助档案部门营造一个良好的形象，从而提高人事档案管理的工作效率和质量，也培养人们对于档案的管理和利用意识，让人们懂得如何去收集、制作和使用各种档案信息。

作者简介：熊秀红，女，汉族，湖北武汉人，馆员，供职于湖北省农科院畜牧兽医研究所。