浅议更新档案管理科学化

王东林

随着各项制度的改革，人事改革也日益深入，人事档案管理工作如何主动顺利应时代发展的要求，更新人事档案管理的内容、范围、档案收集的方式、方法以及人事档案服务的对象，是我们人事档案管理者需要面对和认真思索的问题。

—、中学人事档案现状及存在的问题

1、对档案的重视程度不够，长期以来，相当—部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在—些误区，认为档案工作就是抄抄写写，保管的事务性工作，不是学校的主要工作，不能给学校创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失、不泄漏、能应付外调、查档就行了，这表明—些人对档案工作的缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需要。

2、加强档案的规范管理，不断丰富和完善档案内容，要象重视其他门类的档案—样，要树立现代管理思想，加强档案意识与法律意识；另一方面，要制定统—的标准，完善管理制度。要收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递移交等，各个程序都有明确的管理职责、规章制度，做到有章有循、按章办事。

3、对人事档案的交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明，界线不清，甚至有人认为，档案交接只是—串钥匙的问题，使得学校的人事档案交接工作前后脱节，出现人事档案管理硬件设施不完善，档案管理人员培训不到位等现象。

二、档案管理及对策

档案管理人员要顺利进行，首先应理顺档案的组织关系。档案工作需要在实践中逐步完善。要从根本上解决弊端，在当前的档案管理工作中，从命令管理到服务式管理，从静态管理到动态管理等方式的转变。档案管理是运用法规、制度、标准等方式，实现对档案工作的调控；强化市场在档案事业中的基础职能，树立市场意识，使档案的宏观调控职能和档案的微观管理有效的结合起来，做到既让档案管理工作有总的方向和指导，又有充分的自我发挥的空间。此外，档案管理工作要从纵向管理向横向联系发展，加强档案的综合管理，充分利用现有基础，发掘档案管理的综合效益。

档案管理的科学化有助于人文观念的实现。“现代档案管理是运用现代管理的原理和方法，依据档案工作的客观规律，通过计划、组织、领导、控制、协调等活动，为求合理地分配与使用档案，在档案管理工作中，档案利用计算机、网络等现代化科技保管档案原件，进行收集、整理、开发利用。大大简化了档案利用手断，在此过程中档案管理人员有更多的精力来关注利用者的不同需求，体现使档案工作既便捷高效，又能有的放矢。

其次，档案管理人员的柔性管理使科技手断能更好的应用。用柔性手断对档案管理人员进行调节与控制，既指用教化的方法去影响、疏导与激励方法，用非强制性的一套感应人的心理和行为，从而调动人的积极性、创造性、凝聚实现组织目标的群体意志和力量。它是难度大而内涵丰富的高级管理。档案将柔性手断用到档案管理中，调动管员的积极性，把关心人、尊重人、爱护人、认知人、理解人、感化人、发展人、培养人、激励的管理方法与现实贯通档案管理，挖掘管员的智力、潜能。使档案管理人员更加自觉地学习专业知识和科技水平，更加有效的使用现代化的工作方法和服务方式。

总之，对新时期下的档案管理服务手段，首先必须要紧跟当前网络技术的发展潮流，依靠现代信息技术设置档案管理网络平台，建设档案部门自己的局域网，并尽快与单位中其他部门网络联系起来，从而帮助档案工作更好更全面的收集整理档案资源，同时还能够实现档案资料的自动查阅，推进档案管理信息化建设步伐。档案的载体也应该逐渐从质变为电子文档，进而有效节省人力、物力、财力。另外，运用好网络信息技术搭建在线服务平台，能够更好的满足档案使用者的需求，帮助其快速检索查阅文件，扩展档案服务的覆盖面，提升档案工作的影响力。档案工作不但要重视时效性，同时也要注重全面性，这样才能适应时代发展的潮流。于社会中的各个行业与领域来说，都是有其发展的源动力，档案工作也是如此，档案事业发展的基础和前提，也是让档案管理工作充分发挥出其作用，经济的飞速发展，也引领了科学技术和信息化管理的进一步提高和应用。在当今信息时代环境下，档案管理工作人员只有不断提高自身的综合素质，掌握专业的业务技能，在实际工作中不断创新和学习，才能在如此激烈的市场竞争中保持绝对优势，满足社会对信息的需要，促进我国档案管理的进一步发展的重要条件。对于档案管理工作的要求也在日益提高，所以对于档案管理人员而言，必须要坚持树立与时俱进的工作理念，同时在管理工作中不断运用新思想和新理论，进而为档案管理事业的发展创造良好条件。

学校的档案管理工作优劣，首先看经济状况，经济发展得好，学校各项工作就进展顺利。决策者必须要首抓档案的管理工作，建立并健全档案的管理制度，对于相关的档案管理人员加强责任制建设。严格遵守档案管理的相关规定，确保档案管理工作的正常进行，重视档案在学校的教学管理所占的地位，强化档案管理的相关流程，让档案在学校的管理中发挥晴雨表作用。加大学校人事档案管理投入，建立一支高素質的管理队伍。首先，加强档案保管的基础设施建设，提供必要的物质基础。要积极采取措施，加大基础设施建设力度，设立专门的档案室，按照档案安全保管的要求配备档案柜和必要的防护设备，确保人事档案的完好保存。如添置必要的温湿控制设备、缩微复印设备、计算机管理设备，建立实用性强的微机人事档案管理系统，使人事档案信息能够及时输入和输出，提高检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务。其次，增加人事档案管理人员配备。要根据档案册数的增长配备足够的专兼职档案管理人员，确保有足够的人员、时间和精力对人事档案进行归档、建档及对档案材料进行开发利用。再次，不断提高人事档案管理人员自身的政治素质、业务素质和职业道德修养，拓宽知识面，在职务晋升、待遇等方面予以优待，让人事档案管理人员能专于业务、精于业务，有效推进人事档案管理工作的科学化和规范化。