教学秘书在高校教学管理中的职责与素养

高友智

[摘 要]教学秘书作为高校最基层的教学管理人员，主要负责各学院日常的教学管理，是联系学校教务部门与学院之间，学院与师生之间的桥梁与纽带。教学秘书工作负有自己的职责。教学秘书在日常教学管理中应具备的基本素养包括思想素养、业务素养和能力素养。加强教学秘书队伍建设，才能进一步提升教学管理能力与水平。

[关键词]教学秘书 工作职责 素养

[中图分类号] G647.2 [文献标识码] A [文章编号] 2095-3437（2015）02-0181-02

高校教学管理是稳定教学秩序、提高教学质量的重要保证。教学管理队伍是由学校教务部门管理人员和各学院教学管理人员组成。教学秘书是直接联系学校教务部门与学院之间，学院与师生之间的桥梁与纽带。教学秘书在行政编制上隶属于各学院，而在业务上要接受学校教务部门的指导。学校只有通过加强教学秘书队伍建设，才能进一步提高学校教学管理效率与教学质量。

一、教学秘书工作的主要职责

（一）日常教学管理工作

首先，教学秘书应认真学习和领会学校的各级各类教学管理文件，把学校教务部门的教学管理文件和信息完整准确地向学院教学副院长汇报，并及时传达给学院每一位教师，同时把学院教学管理工作的落实情况定期向学校教务部门反馈。其次，加强本学院与兄弟学院之间的联系，落实教学计划，按时给本学院教师和学生发放校历和课表。再次，认真做好本学院教学管理各项数据的统计。教学管理基础数据主要包括学生的学籍（学业）异动情况、学生考试成绩、毕业（学位获得）情况、英语四六级通过率、考研率、就业率、各类实践教学环节、学生评教情况、教师评学情况、教师教学工作量等等。这些数据的统计整理是学校教务部门及各学院的基础工作之一，是学院领导掌握本单位基本情况，进行决策的依据。最后，及时收集、整理学院各类教学文件和教学资料， 做好教学档案的归档工作。学校教务部门和学院在教学建设、教学改革与教学管理过程中会产生和形成各种教学资料，如：（1）综合类文件资料，包括：学校和学院制定的各种规章制度、教学管理文件、每年度教学工作计划和工作总结、各种重要的教学会议资料等；（2）重点学科建设、品牌专业建设、精品课程建设、实验（示范）中心建设等相关文件资料等；（3）学籍管理的文档，学生的学籍异动、交换生与交流生统计，毕业证与学位证的统计文档等；（4）课堂教学相关的资料，包括人才培养方案，课堂教学任务书，课程的教学大纲、教学日历、教材、教案和讲义，教师工作手册，学生的各类考试试卷、成绩及分析等；（5）实践教学的基本教学资料，如各类实习（金工实习、认识实习、专业实习和毕业实习等）的实习报告和实习总结，各类课程设计（科研训练、学年论文、专业课程设计等）的设计报告和设计总结，每届学生的毕业设计（论文）（开题报告、任务书、设计说明书、论文正文、实验数据、设计图纸等）的所有资料。这些都是十分重要的历史记录，是改进教学工作、提高教学质量、促进学术交流的信息资源；是进行教学建设和教学改革不可缺少的依据。做好这项工作，不仅要求教学秘书具备一定的档案管理知识，关键是要有较强的责任心，以确保教学档案的正确性和完整性。

（二）当好学院领导的参谋和助手

教学秘书在业务上接受学校教务部门的指导，而在行政编制上隶属于学院。由于教学秘书在学院各类教学活动中处于非常核心的位置，最基本职能是沟通与协调。首先，是同学校机关各职能部门之间的协调。作为教学秘书应树立顾全大局的思想，将学院的具体实际情况与当前面临的主要困难，详细记录，认真分析总结，定期向学校教务部门等相关职能部门汇报，使学校与学院之间保持稳定一致。其次，是学院内部领导班子之间的协调。由于学院各位领导分管的工作不同，看问题的角度不同，有时会对同一个问题产生不同的看法，乃至作出不同的决策。作为教学秘书，要领悟每一位领导的思想，然后尽量在领导之间进行协调，让大家互相理解，相互支持。再次，是明确自身角色，当好领导的参谋和助手。教学秘书协助学院教学副院长落实日常具体事务，执行教学副院长指派的工作，以领导工作为轴心，认真贯彻执行领导的决策，以提高教学质量为己任。最后，教学秘书是联系学校与学院的桥梁和纽带，教学秘书的这种优势资源为充当学院领导的助手具备了必要条件，因而平时应善于收集各种教学相关的文档、数据，为学院领导制定政策和方案提供参考依据。

（三）学院其他相关工作

首先是行政管理与教学管理的协作。学院行政管理与教学管理是相互渗透，相互交叉，密切联系，不可分割的，无论是教学办公室还是学院行政办公室，其服务对象都是全院教师，其目的都是为了加强学院的学科建设、专业建设，提高人才培养质量。基于这样的特点，教学秘书在实施教学管理的过程中，应为教学扫清管理上的一切障碍，最终达到学院良性运转的高质量与高效率的统一。其次是教学管理与学生管理的协作。无论是教学办公室还是学生工作办公室，大家所服务的主要对象都是学生，尽可能解决学生在学习过程中遇到的各种困难，为学生的学习生活建立良好的基础。因而，教学秘书要把每一项教学活动都落到实处，必须学会在工作中和辅导员团结协作，使学生管理工作和教学管理工作达到有机的融合。

二、教学秘书应具备的基本素养

（一）思想素养

首先，教学秘书应具有坚定的思想素养，用自己的言行来引导学生、教育学生和管理学生。教学秘书协助学院教学副院长落实日常具体教学管理事务，工作中要理解教学副院长的思想和要求，加强思考，提升自己“三育人”（教学育人、管理育人、服务育人）的思想觉悟。其次，教学秘书要有服务意识，一切教学管理工作都是为教学服务、为师生服务的。教学秘书要有服务于师生的思想，“管理就是服务”，以满腔热情地为师生排忧解难，以自己的行为来赢得大家的理解和尊重。再次，教学秘书要不断提升自己的个人修养。由于教学管理工作涉及学校众多部门，遇到任何事情，始终要保持冷静、理智的头脑，凡事应做到有预防、有准备，努力培养自身良好的心理素质。最后，教学秘书应正确理解工作中的事务性和思想性。思想性是主导方面，事务性是从属方面，思想性决定管理科学化，事务性决定管理规范化。思想性工作渗透事务性，事务性工作蕴含思想性。如果只强调事务性，忽视思想性，就很难充分调动师生的积极性，影响工作效率。因此，要充分认识工作中的事务性和思想性，在具体事务工作中突出思想性。

（二）业务素养

首先，教学秘书是从事具体教学管理事务的工作者，这就要求教学秘书既要具有一定的理论水平，也要具有较强的实践能力。其次，为了保证教学管理质量，教学秘书要善于管理，讲求时效，在有限条件下最大限度地提高教学管理水平，保质保量地开展好各项工作。再次，教学秘书要自觉提高现代管理技能。要掌握计算机操作技术，熟悉教务管理系统软件的操作步骤和操作方法，利用教务管理系统软件做好教师的教学任务管理，学生的选课管理和成绩管理等，实现管理的科学化、规范化。通过互联网及时了解国家、省级、学校的相关教学文件和教学动态，积极收集、整理有关教学建设与教学改革方面的文件资料，不断提高工作效率。最后，教学秘书在工作中要加强学习。教学秘书不仅要学习本学院相关的专业基础知识，还要学习教育学、心理学相关知识，虚心向其他教师请教，对自己不熟悉的知识要有所了解。总之，教学秘书只有努力掌握新知识，发现新规律，创造新成果，才能不断适应形势发展的需要。

（三）能力素养

首先是沟通协调能力。在工作中，教学秘书要与学校教务部门、学生工作部门等相关职能部门及其他学院联系，尤其是与本学院师生联系。在这些关系中要注意沟通对象，懂得沟通方式。教学秘书为了及时有效地处理学校教务部门、学院领导所布置各项工作，必须学会借助有效的沟通手段，建立起相互协作、共同提高的和谐关系。其次是信息处理能力。当今高校的教学管理工作，是一个知识、信息高度密集的领域，要求教学秘书要有较强的信息意识，不断提高自己的信息处理能力。最后是表达能力。教学秘书应具有较好的表达能力，包括口头表达能力和书面表达能力。因为在平时的工作中教学秘书往往需要上传下达，交涉事宜，请示汇报等，有时甚至参与各种会议，这就要求教学秘书具有较强的口头表达能力。在教学活动中，教学秘书还要根据教学要求撰写一些教务文书、阶段性的教学情况通报、期中或期未教学总结等，面对这些工作，教学秘书必须具有一定的书面表达能力，而且要行文准确、迅速、流畅、易懂。

[ 参 考 文 献 ]

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[责任编辑：钟 岚]