人才交流服务中心档案管理工作的几点思考

王若冰

摘 要：随着信息时代的到来和网络技术的迅猛发展，人才交流服务中心的档案管理工作面临着空前的挑战。在人才交流服务中心的日常管理活动中，档案管理占据着十分重要的地位。新形势下如何选择适当的档案管理策略，提高管理效率，破解管理难题，已经成为人才交流服务中心所要面对的首要问题。

关键词：人才交流服务中心 档案管理 思考 应对措施

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）09（c）-0097-02

人事档案是记录一个人在社会活动中的主要经历、道德素养、生活作风等个人情况的资料包，是企业选择合适人才的重要根据。随着新时代的到来，人才市场的档案管理工作日趋复杂，因而在档案管理工作中，一些相关问题也逐渐暴露出来，影响着档案管理工作的顺利进行，阻碍了社会的发展。

1 现存问题及其出现的原因

1.1 弃档现象严重

人才交流服务中心所接收的档案主要有以下几类人群：需要办理接收手续的各类高校毕业生；因私出国人员；在规定时间范围内需要组织评审或者是申报的专业技术职务资格认定人员；社会流动人员；其他人员。对于以上几类人群数量庞大，在人才交流服务中心对这些人群进行档案管理的过程中存在着工作量大、工作内容复杂、分类困难等众多问题。再加之许多档案个人，特别是各类高校毕业生，由于短期之内可能找不到正式的固定工作，由毕业学校将其档案邮寄到人才市场后就不再过问，久而久之就使得这部分档案在当事人未知的情况下被弃档，为其以后的档案管理和使用都留下巨大的隐患。

1.2 信息管理滞后

随着社会经济的发展，信息科技技术也在不断发展，但人才交流服务中心档案管理的信息化水平并未紧跟时代步伐，影响档案管理工作人员工作效率和服务质量的提升。我国已经颁布《关于实现人才交流服务中心档案管理信息化的通知部署》，但基层人才交流服务中心信息管理的智能化较低，还是只停留在搜索、查询等简单层面上，无法发挥出应有的作用。虽然国家已经就该项问题提出了改善措施，但是并未起到较大的效果。在对社会人员档案管理过程中信息化、网络化还停留在较低的水平，尚不能和社会保险部门、人事部门、监察部门实现档案信息的实时更新和共享。

1.3 对档案管理工作重要性认识不足

现阶段，我国部分人才交流服务中心仍然片面地认为，档案管理工作只是单纯地将单位日常工作中接收的档案材料进行收集整理，而忽视了对档案的有效管理。人员配备不足，硬件设备老化严重，绩效考核也不列入考核范围，从而导致了档案管理工作在人力资源和社会保障部门得不到应有的重视，很多单位的档案管理只是流于形式，没有发挥档案管理应当具有的作用。按档案管理相关规定，每千卷档案需要配备一名专职管理人员，但多数在岗工作的档案管理人员均达不到规定比例。随着毕业生人数的逐年累加，档案数量也在不断增长。因此造成的人力不足而导致工作无法到位。

2 主要应对措施及方式方法

2.1 加大宣传力度

通过定期向社区和媒体发放宣传资料、毕业季走进高校向应届毕业生组织专题宣讲等方式广泛宣传档案的正规流转途径和重要性，提高毕业生们对档案的认识，从而提高其对档案的重视程度，拓展人事代理影响面，大力宣传人事代理重要性，让有需要的毕业生通过宣传渠道进一步熟悉人事代理和档案管理的区别，

2.2 加快信息化步伐

运用现代技术，在对档案信息进行网络化管理时，要确保信息的及时性和准确性，使不同的企业能够依据需求更快速地对相应人才进行检索，从而切实有效地提高了自身的服务效率以及企业人才检索的有效性。

2.3 出台完善政策法规

健全法律法规的建设，提高档案管理的法制化进程根据档案管理过程中所存在的纠纷，制定出科学有效的法律法规。人才交流服务中心工作人员制定详细的宣传手册，通过手册的发放告知档案材料内容、如何补充，完善工作流程，简化办理手续，坚持按需服务。在维持原来的业务的基础之上，包括人事档案和人际关系的管理，工龄计算转正定级、职称考评、代缴社保、调整档案工资、开具存档证明、党员关系代理、集体户口落户等，新增为单位提供用人指导、人才交流、岗位评估、年终考核等，为个人提供个性职业指导等服务。

2.4 提高重视，加强组织领导

领导重视是做好人事档案管理工作的前提条件，通过加大宣传力度、普及相关法律法规，以增强单位领导及各部门档案管理意识、明确各自在档案管理中的职责，配备专人负责人事档案管理，并将人事档案管理纳入日常管理工作范围，分管领导协同主管领导定期对人事档案管理工作进行检查、指导、监督，及时发现问题解决问题。单位要运用发展的眼光，转变思维方式，积极学习认识档案管理对于人才交流服务中心的意义，给予足够的重视，只有这样才能够保证人才交流服务中心更加有效地展开工作。

2.5 注重人才培养，加强业务培训

加强档案管理人员培训，实现档案科学有效管理。提高档案管理工作人员的专业素质。可以通过聘请一些高校档案管理的专业老师对档案管理工作开展培训，通过培训使人才交流服务中心档案管理的存放更加科学合理，工作人员能够在实际的工作过程中为人才交流服务中心提供更加方便高效的档案管理工作，也可以更加细致全面地为办事群众和高校毕业生提供服务。

2.6 规范档案管理，提高责任意识

2.6.1 及时性

在进行档案管理时，要确保归档的及时性。档案管理工作人员应该应用统一归类办法，比如将全部档案统一根据时间进行归类，或者进行分级分类管理。如对于大量档案，档案管理人员可以先根据地区进行归类，然后再对已经根据地区进行分类的档案进行二次归类，二次归类即根据档案的寄存日期进行分类，从而方便寻找。为提高档案管理工作效率，档案管理人员应尽快创新并完善档案管理办法，使档案的归档程序化，可操作性强。

2.6.2 完整性

在进行档案管理时，要确保档案的完整性。规范档案流转手续，提高档案流转科学性和严密性。建立健全档案工作管理制度和责任追究制度，严格手续，按档案管理相关规定办理，档案流转中出现问题的要追究责任。接收档案时要对档案要件详细审核登记，对不完整的档案予以退回。档案管理过程中加强对借档、查询等步骤的规范。调档时手续的完整性和档案内容的完整性均应予以高度的重视，防止出现推诿扯皮现象。

2.6.3 保密性

在进行档案管理时，要确保档案的保密性。档案涉及到个人信息，极其敏感，一旦泄露会造成不可估量的损失。对于纸质档案应该注重其原始性，避免随意外借和查询。对于电子文档的保密应当注重其加密性。存放电子档案的电脑应该避免接入互联网而遭到黑客攻击，应当采用加密处理技术，不定期地修改密钥、加强跟踪监控、及时备份数据等方面的技术处理。

3 档案管理工作发展的新思路在人才交流服务

3.1 制定科学实施方案，选取多种数字化工作手段

人才交流服务中心库存档案资料数量庞大，年代久远，如果简单粗暴地将这些档案数字化，只会大幅度增加档案数字化管理工作的负担和难度，同时白白浪费掉大量的资金、资源。因此，库存档案数字化要采取科学合理的方式进行。要制定科学合理的档案优化方案，做好库存档案的优化工作。根据人才交流服务中心档案管理的具体情况以及所保存档案所属年代、使用频率、保密级别和保管年限等等，对库存档案的优化工作制定出一份科学合理的方案。目前使用的数字化手段多种多样，比如拍照、扫描、著录编辑等，可以根据库存档案的不同类别，采用不同的数字化手段。针对著录是要特别注意的问题、扫描后的处理办法和扫描的分辨率等要制定出合理的规范标准，用以提高档案管理工作的效率。由于纸质的文档扫描以后，其本质是图片，依然不能实现全文检索，虽然能通过屏幕进行阅读打印，但打印的文档存在两大问题：首先，费用高；其次，不能起到凭证的作用，需要原件复印以后加盖档案证明章才能有效。

3.2 软件系统架构合理，功能完善，有扩展上升空间

系统架构应从做到应用层、技术平台、数据层三层结构互相支撑，满足前台操作、管理炒作，以及外部系统接入等方面的需求。系统功能应包括：档案采集功能，借助扫描设备將档案按照国家规定的类别扫描到系统中，同时可以对档案进行初步加工；查询功能，借助系统可以通过多维度的查询条件精确定位到某个人员的档案；档案调转材料打印功能，日常业务办理中的《档案借阅登记表》《档案查询登记表》《取档审批表》等相关单据通过简单的按钮点击根据业务要求灵活地打印相关单据；业务办理凭证采集，系统可以通过拍照设备将业务办理的凭证信息采集到系统中，予办理单据绑定，方便日后追溯；表单样式定制，根据业务办理特性，系统可定制业务单据；统计功能，通过业务数据的不断累积，系统可以从不同的角色统计取得真实数据，如毕业生报道情况、就业情况、男女比例等；分配机制，系统合理分配不同工作人员进入系统的权限问题，从而达到各司其职的作用；最后系统还应留有一定的扩展上升空间，为以后新的发展和要求留下余地，避免重复建设，资金浪费。

该文对人才交流服务中心档案管理的发展现状进行了详细的论述，为更好地完成档案管理工作提出了一些具体可行的建议和措施。同时分析了档案数字化管理方向是档案管理发展的必然选择，凸显了档案管理数字化的迫切性和必然性。档案管理数字化是新形势下档案工作的一项重要内容，它作为一个新生事物，需要我们在工作中不断对其进行摸索和研究，积累经验，总结规律，改正不足，需要我们每一个档案工作者及科技工作者，乃至各级领导积极探索、研究，推进档案管理工作的发展。只有这样才能做好新时期新形势下人才交流服务中心的管理工作，使其充分发挥自身职能，更好地向企业和社会提供更为有效的服务。

参考文献

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