新时期中职院校档案管理工作的现状及对策

贺伟

摘要：本文主要以新时期中职院校发展过程中档案管理工作的现状为切入点，分析完善档案管理工作的具体对策。

关键词：新时期 中职院校 现状 对策

随着国家对中职教育支持力度的不断增加、中职教育体制改革的不断深入，中职院校的档案管理工作面临着新的发展机遇与挑战，如何把握档案管理工作发展的机遇，促进档案管理工作的发展是当前中职院校的每个教育工作者需要思考的主要问题之一。

1 新时期中职院校档案管理工作的现状

在国家大力发展现代职业教育、构建信息化教育平台的环境下，中职院校的各项工作有了很大的进步与发展。中职档案工作是中职院校管理工作的基础，随着中职院校发展规模的不断扩大，中职院校档案管理工作取得了不错的成绩：首先，中职院校对档案管理工作的重视程度越来越高，对档案工作的支持力度也越来越大；其次，档案管理工作在中职院校中的地位也越来越高，档案管理人员的薪酬待遇也有了显著的提高；最后，档案管理工作者的个人素质和专业技能有了显著的提升。有关部门增加了针对提高档案管理人员的业务素质和技能各种教育培训。但是我们在肯定中职院校档案管理工作所取得的成绩时，也要意识到新时期中职院校档案管理工作所面临的问题。

1.1 各种检查、评估工作导致档案整理工作困难重重。近年来随着国家对中职教育重视程度的不断提高，中职院校在不断提高办学规模的同时，面临的各种评估与检查工作也越来越多。这些繁多的检查项目需要中职院校精心准备相关的档案材料，但是不同的检查与评估工作根据评估内容的不同要求中职院校准备的档案材料也就不同，在此情况下，中职院校每次在面对具体的评估检查项目时需要对这些繁多的资料进行重复的整理与分类，导致中职院校的档案管理工作停滞不前。

1.2 档案信息化程度不高，档案信息利用率低。档案管理工作是学校管理工作的基础，其内容繁琐，尤其是在学校的发展过程中会产生大量的档案材料，而传统的档案材料是以纸质的形式存在，这些材料的日益积累必然会导致一些档案信息在查阅的时候非常的不方便，根据五家渠职业技术学校的档案管理工作管理模式分析，档案管理的信息化程度还不高，许多档案信息并没有实现电子版，这样的结果是不仅影响学校档案材料的保存，容易因为管理不善而导致档案材料出现丢失与损坏的现象，同时也会增加学校的管理运行负担，众所周知，档案信息的纸质化要求不仅要求学校建设相应的档案室，还要消耗学校大量的纸张等办公用品。

1.3 档案资料的收集不完整。基于中职院校广大教育者对档案工作的认识程度还不够，导致人们缺乏档案材料的收集意识，导致相关档案信息的缺乏；同时中职院校在选择档案材料的时候存在很大的随意性，选择什么样的档案材料信息没有明确的规定，具体表现为中职院校的管理者决定着学校档案的信息内容，比如对学校负面信息不保存，而只保存关于学校良好报道的信息。

2 新时期完善中职档案管理工作的具体对策

基于新时期中职院校档案管理工作所存在的问题，我们要大力发展档案信息化建设，通过实现档案的信息化提高中职院校档案管理工作的水平。

2.1 加强档案信息的数字化建设。档案信息的数字化建设是通过计算机技术将传统的档案信息转化为数字形式并存放于计算机中，通过实现档案信息的数字化可以方便人们的使用，提高档案信息的重复利用率：首先，实现纸质档案的信息化。纸质的档案信息受环境、人为因素的影响比较大，其存在被丢失、破坏的可能性，而实现电子化就可以避免因为受潮等导致的档案损坏现象出现；其次，照片档案的信息化。照片是档案中的重要信息资源，其能够直观地表现出所要反映的信息，实现照片的信息化主要通过计算机扫描和数码设备直接形成数字照片。

2.2 加大投入，提高硬件设施。中职院校档案管理工作水平的提高，离不开完善的基础设施，因此中职院校要加强对学校档案管理工作的支持力度，设立专门档案室收集、整理全校各类档案，配备档案专用装订、打印等设备，提高档案馆（室）的建设，确保档案材料保管安全、利用方便管理规范。

2.3 增强档案管理人员的现代信息技术应用能力。学校档案信息化建设需要高素质的档案管理人员，尤其是需要懂现代信息技术的综合型技能人才，因此中职院校要加强对档案管理人员信息技能的培训：一是学校应不断加强档案在职人员的继续教育，打造一支成熟的档案队伍；二是学校要增加档案管理人员编制，积极引进一批懂计算机信息技术的综合型档案管理人才，同时也要积极聘请社会上懂档案信息化管理技能方面的人才到学校担任名誉教师，定期对现有教师进行培训。

2.4 加强档案的收集和整理。学校要建立专门的档案管理机构，负责收集学校的各种档案信息，并且要制定统一的归档和保管期限。在归档过程中应坚持“以我为主”的归档原则，根据不同门类、不同载体按年度、类别分别整理归档。各部门要加强档案的收集、保管和归档工作，这是档案工作的基础。

3 结束语

学校档案管理是学校工作的重要组成部分，基于新时期所出现的各种变化，中职院校要采取科学的管理方法，建立有效的档案管理机制，实现档案信息的数字化，发挥档案信息的价值作用。

参考文献：

[1]蔡杜娟.浅析中等职业学校档案管理的现状及对策[J].中国科技博览，2010（35）.

[2]李健.新时期中职学校档案管理工作优化研究[J].办公室业务，2012（02）.

[3]钱志奋.新时期加强学校档案管理工作的几点思考[J].教育管理，2014（03）.