档案利用信息反馈工作的现状及存在问题的原因

郭冬玲

摘 要：所谓档案利用信息反馈工作，主要是指通过反馈信息对档案进行调节与控制的一种活动。文章主要针对我国的档案利用信息反馈工作的现状进行了介绍，同时，也对档案利用信息反馈工作中存在的问题，以及产生问题的原因进行了分析。希望可以为相关的工作人员提供借鉴，仅供参考。

关键词：档案利用；信息反馈；现状问题

引言

改革开放之后，档案工作的重要性开始在我国得以体现。我国的档案工作起步较晚，而且也没有得到足够的重视，在很多方面与发达国家相比仍有一定的差距，这主要表现在档案利用信息反馈方面，导致这种现状的原因和不足有很多，下面将进行具体的阐述。

1 档案利用信息反馈工作的现状及存在的问题

相对于西方发达国家来讲，我国的档案利用信息反馈工作还处于萌芽时期，正在摸索前进的道路，在很多方面都存在着不足和问题，在一定程度上制约了档案工作发展的步伐。

1.1 档案利用的反馈信息收集

（1）档案利用的反馈信息在收集的内容上还很单薄，可以总结为以下几点：盲目地对档案利用者的反馈信息进行收集，不重视档案部门相关工作人员反馈信息的收集；在收集利用者的反馈信息时，单一地收集产生效益的方面，在利用过程中，忽视了利用者提出的评价、建议及意见等等；在收集档案利用效果信息方面，分不清主次，没有重点对档案利用后获得的良好效果进行收集，比如显著的社会效益和经济效益等等。

（2）收集渠道比较单一，主要表现为：第一，大多数档案部门在进行利用反馈信息的收集时，只是根据简单的“档案利用情况登记表”。当利用者借阅档案时，只需要填写利用者单位、利用者姓名、联系地址等基本信息，没有对其进行更深层次的了解，这就造成了档案部门取得的信息内容单一、信息量太小，不足以了解档案利用后所产生的社会效益、经济以及利用者提出的建议和需求。第二，不能及时地联系利用者，虽然在填写的“档案利用情况登记表”中填写了联系信息，但是档案部门并没有及时地联系利用者，掌握利用者使用档案的最新进展，催促利用者积极主动地反馈信息。第三，没有充分合理地使用档案网站收集档案反馈信息，目前我国绝大多数的档案网站只是起到宣传的作用，没有详细的内容链接，也没有及时地进行内容更新，更不要谈与利用者进行内容互动了。

（3）收集方法比较被动，档案利用的信息反馈在大多数情况下都来源于档案的利用者，换言之，档案部门的信息反馈工作是比较被动的。但是从客观上来讲，档案部门在进行信息反馈工作时，要求其必须变被动为主动。针对这种情况，部分档案部门相应地进行了改变，在利用填写档案利用登记表的同时，还针对利用者提出的建议、意见、评价等现象设置了投递箱，通过填写档案利用信息反馈表格以及电话和信件等督促利用者随时反馈信息。然而，这些手段依然处于一种被动的状态。另外，没有对本地利用者开展上门回访和追踪访问，对非本地利用者也没有通过信函或者电话监督档案利用情况。在收集反馈信息时，过度重视信息的数量，忽视了信息的质量；盲目地追求具有普遍性质的浅层次信息，对具有综合性的深层次研究信息的不重视等等，都是收集信息被动的具体体现。

1.2 档案利用的反馈信息处理

（1）重收集而轻处理，很多档案部门在收集档案利用反馈信息时，认为只要收集到齐全的反馈信息，再对所收集到的信息进行分类和登记等几个步骤就算完成工作内容了；只重视反馈信息的收集，并不对其进行更深层次的理论研究，或者即使进行研究，也带有盲目性，没有结合档案部门的实际情况开展研究。

（2）反馈信息的处理缺乏组织、制度保障，目前，我国的档案部门内部还没有建立健全的保障制度来处理反馈信息的相关工作，没有把得到的反馈信息的处理加入到档案部门的现有工作当中，档案工作人员对反馈信息的处理工作分工不明确，缺乏严谨的组织性，导致出现问题时，出现互相推诿的情况，不能及时有效地处理反馈信息，致使反馈信息的价值不能得以实现。

（3）仍以定性研究为主，缺乏足够的定量研究，在档案利用的反馈信息收集完成后，要对其进行分类，这主要是档案部门工作人员依据自身的经验进行的，具有很大的灵活性。然而，这种方法也有缺点，就是不能确定信息分类的准确性。目前，由于计算定量研究的方法比较复杂，对于这种研究还处于运用固定公式计算的阶段，利用其计算比较常见的指标程度，比如利用率等，对定性研究的方法只具有辅助与补充的作用，而不是主导作用。

（4）缺乏反馈信息的再反馈，这种现象是指在得到反馈信息的实例后，没有及时地对其进行总结汇编的再反馈，作为一项简单地工作内容来完成，在收集到反馈信息之后，不作任何处理，失去了信息的价值和意义。最后失去了向全社会宣传档案的作用，让人们了解掌握档案部门相关信息的大好时机。利用者在上交反馈信息之后，档案部门没有向利用者回复执行情况，从而使利用者的信息反馈积极主动性降低。

2 档案利用信息反馈工作诸问题的原因探析

2.1 档案工作人员的社会意识薄弱，缺乏对社会强烈的责任感和服务意识

档案工作人员作为档案工作的主体，对其有着至关重要的作用和影响。众所周知，档案工作在我国开展时间较短，档案工作人员的专业水平较低、社会思想意识也比较薄弱、自身素质不高等，导致其在工作时，没有积极主动的工作态度，对工作内容没有创新意识。另外，缺乏对社会的强烈责任感和服务意识，没有良好的职业道德。正是由于档案工作人员的这种状态，在很大程度上阻碍了档案利用信息反馈工作前进的步伐。

2.2 社会档案意识的薄弱

由于历史、政治、经济等方面的原因，导致了大多数人们对档案与档案工作没有一个足够的了解，忽视了档案信息的收集、整理，以及利用等内容，没有认识到档案对人们甚至是国家的重要性。对档案的利用率不高，继而影响了利用需求的产生，供求是一体的，没有需求就没有供应。因此，档案利用信息反馈工作也就无法进行。

2.3 对档案利用信息反馈工作认识不足，重视不够

档案利用信息反馈工作在我国发展较晚，没有得到全面的推广，使得档案部门对档案利用信息反馈工作没有充分地认识和了解，不重视其工作内容，甚至认为档案利用信息反馈工作是可有可无的，并不影响档案部门的相关工作，没有积极开展此项工作，只是起到摆设的作用，或者是在开展工作时，各地方、各部门之间没有进行内容和经验的沟通、交流。

2.4 理论研究的成果与实践工作脱节

现阶段，由于我国与档案利用信息反馈工作起步较晚，与之有关的理论研究处于零散状态，即使相关人员进行了理论研究，其成果只是纸上谈兵，缺少理解与消化，没有与实践工作内容相结合，并不能应用于实际的档案工作之中。除此之外，具有可操作性以及实用性的理论研究成果没有被相关部门及时推广，只是在小范围内进行应用，最终导致相应的理论研究成果束之高阁。

3 结束语

通过文章的综合论述可知，我国的档案利用信息反馈工作存在着较多的问题，产生问题的原因主要有相关部门和工作人员的思想意识不足，没有正确认识反馈工作的重要性，没有把理论与实践相结合等等。因此，只有提高工作人员的自身素养、专业水平以及思想观念，才能很好地发展档案利用信息反馈工作，从而为我国档案工作的进行奠定坚实的基础。

参考文献

[1]邬美飞.谈档案利用中的信息反馈工作[J].浙江档案，1994（2）.

[2]颜海.档案信息资源开发利用[J].武汉大学出版社，2004.

[3]李惠玲.做好信息反馈，促进档案信息资源开发[J].档案天地，2005（1）.