外贸实务交际中商务英语信函的表达探析

陈利霞

[摘 要]随着世界在政治、经济、文化等方面的联系日益密切，人类必须要具备更好的跨文化交流能力，来应对从世界各国涌入的文化信息，商务外贸活动是目前跨文化交流最密切的领域之一，商务英语信函则在外贸活动中作为沟通的媒介，影响着商务活动的发展，在经济全球化的影响下更要求商务人士能够掌握跨文化交流技巧。本文将结合外贸实务的具体情况，总结商务英语信函在外贸实务交际活动中的重要作用，并探析商务英语信函的表达技巧。

[关键词]商务英语；信函；作用；表达技巧

现如今世界经济发展的最主要特点就是经济全球化，在经济全球化的大背景之下，世界各国的经济活动都逐渐超越国界，不仅限于本国范围内的贸易往来，更注重通过对外贸易、资本流动、技术共享等方面的互动往来逐步形成涵盖全球范围在内的有机经济整体，可以说经济全球化是商品、技术、信息、人员等生产要素跨地区的一种流动发展。近年来，我国与其他国家的贸易往来日益密切，对外开放的程度不断增强，这就更要求我国商务士人在具备商务贸易能力和职业道德素质的基础上，更应该具备跨文化交流的能力，而写好商务英语信函则是贸易双方构建良好和谐的合作关系的重要桥梁，对商务活动的发展有着至关重要的影响。与此同时，中西方不同的文化背景和传统习惯，让汉语和英语两种语言在表达运用上存在巨大差异，这给商务人士写作商务英语信函提出了更高的要求。总之，在外贸实务交际过程中，必须重视商务英语信函的作用。

一、商务英语信函在外贸实务交际活动中的作用

在商务贸易活动中所使用的专业英语就是所谓的商务英语，它和我们日常所使用的英语不同，有着属于西方文化传统的表达方式和习惯，商务英语的涵盖范围也比较广，包括商务英语信函、商品信息、商贸信息、商务合同等，其中，商务英语信函是贸易双方进行沟通交流的重要桥梁，是用作为世界通用语言之一的英语进行写作，用纸张、电子邮件等方式传递商贸信息等内容，这种方式已经逐渐成为商贸活动的重要媒介手段。

正由于商务英语和日常英语存在较大差别，一个词的不恰当运用可能会产生不同的意思，让贸易双方的交流产生分歧，因此，商务英语信函也有着独特的表达技巧，往往一封用语得当、表达巧妙的商务英语信函能够给贸易伙伴留下良好的印象，从而进一步推动双方的商贸活动的发展，相反，一封措辞随意、用语散漫的商务英语信函则可能会导致商贸交流的失败。除此之外，虽然随着互联网的发展，贸易双方的沟通方式变得多元化、频繁化，但商务英语信函仍然是外贸实务交际活动中不可或缺的重要内容，这是因为商务英语信函本身具备法律效益，能够作为双方贸易往来的法律证据，与此同时，商务英语信函的专业性也让其内容更为详细透彻，一些具体的商务细节都能够在商务英语信函中表达清楚，对于产生质疑的问题也能够分析彻底。随着世界在政治、经济、文化等方面的联系日益密切，商务英语信函在外贸实务交际活动中的作用也将越来越重要，而如何才能写好一封商务英语信函，做到措辞得当，那就必须要了解商务英语信函的表达技巧。

二、商务英语信函的表达技巧

1.正确选择商务英语信函格式

目前的商务英语信函格式主要有三种，分别是：缩行式、平头式以及改良版的平头式。第一种缩行式，这是一种较为传统的英国式信函格式，形式严谨正规，信头居中，日期写在信函的右上方，而结尾的谦称通常采取居中格式或是从中间开始写，信函在每一段落开始处都需要缩进4～5个字幕。缩行式信函的优点主要是能够吸引人注意，条理清晰，便于阅读，但是其缺点是在打字过程中较为复杂。第二种平头式，这是一种美国常用的信函格式，随着美国经济的发展，这种信函格式的使用率也日益频繁。平头式要求信函在书写日期、地址、称呼、正文各段落以及结尾谦称时，都要从左向右写，同时要采取左对齐的格式。平头式信函的优点是内容简洁、结构紧凑，在打字或书写时也较为便捷。第三种改良版的平头式，它是综合了前两种信函格式的特点，在现如今的商贸活动中广泛使用，改良版的平头式在信函开始处往往采用平头式的格式，而其他内容则套用缩行式的格式。

2.巧妙选择商务英语信函的表达

商务英语信函的重要作用决定了其表达应该尽量规范标准，避免像日常英语一样的口语化倾向。首先，在选词时尽量选择礼貌、谦逊的词语，例如“Please count me in on this project. （请把我也算入这项计划的参与者）”，“please”一次表现了书写者的谦逊礼貌。同时，在写称呼时，不应该直呼其名，而应该写上对方的职位等称号，例如“manager（经理）”、“president（董事长）”等，让对方从称呼当中感受到尊重。第二，商务英语信函中应该多使用here、there、where加上to、in、before、for等复合副词以及古体词，这种用词虽然在日常英语中使用较少，但是其具有浓厚的文化传统，是一种较为正式的用语形式，体现出信函的庄重严肃。第三，商务英语信函在用词时应该避免歧义，表达准确，例如“They should cover TPND on my order.（他们应该在我的订单货物上投保偷窃提货不着險） ”，其中“TPND”是“Theft，Pilferage and Non-Delivery”的缩写，也就是偷窃提货不着险的意思，这种缩写必须拼写正确，否则就会失之毫厘差之千里，造成理解上的错误。

三、结语

总而言之，随着中国与世界各国的贸易往来日益密切，商务英语信函在外贸实务交际活动中的重要作用也逐渐被我国商务人士所重视，成为贸易双方沟通交流的重要桥梁，而要写好一封商务英语信函却不是容易的事，需要书写者在充分了解西方文化传统的基础上，熟悉商务英语信函格式，巧妙选择英语用词表达，只有这样才能提高商务英语信函水平，不断促进中外贸易活动发展。

参考文献：

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