人社档案实行信息化管理的实践与思考

王亘亘

摘 要： 人社部门的档案分为干部人事档案、流动人员人事档案、企业职工退休人员人事档案、失业人员人事档案、社保业务档案、专业档案、文书档案、会计档案等，种类繁多，利用率极高。在新形势、新要求下只有不断加强档案资源、档案利用、档案安全，才能提升档案服务能力，推动档案工作科学发展。因此要贯彻落实《档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等相关法律法规，把档案工作作为加强内部管理、促进自身发展的一项重要工作来抓，全力做好档案资源整合和加快数据库建设。

关键词： 档案工作；信息化管理；档案运用；提高成效

人社部门管理着干部职工的人事档案、社保业务档案、行政文书档案、财务档案等资源，社保档案更是“记录一生、管理一生、跟踪一生、服务一生”的惠民工程，涉及多部门，形成范围广，业务性强，且与人民群众利益密切相关，要把加强社保档案工作，作为服务民生、维护社会稳定，促进社会和谐的一项重要惠民工程来抓。档案管理工作既是人社部门要做好的一项基础性工作，也是人社部门开展各项工作的重要保障。

一、研剖问题，深入调研，在探索档案管理实践上求突破

一要研剖档案管理存在问题。当前，社保档案管理中存有档案的分散管理与群众的集中利用相矛盾；档案的收集范围狭窄与利用需求广泛相矛盾；档案管理散乱、不规范、不齐全，使档案面临着流失、失控的现象等方面的问题。针对社保档案资料收集不全、管理不规范、利用困难等突出问题，应该对经手人员进行集中培训、统一模式，共同研究可行方法，积极探索建立起科学的社保档案管理模式。

二要推行社保档案集中管理。顺应民生需求，从抓档案资源整合入手，通过调研了解到，档案资源的整合对优化服务、快捷利用提供了极大方便，在人社部门为社保事业发展和为老百姓服务中发挥着积极的作用。社保档案是社会保障工作活动中形成的真实记录，是维护人民群众合法权益的客观依据，也是社会保障工作可持续发展的内在需要。要加大考核力度，档案资源整合后，应将档案管理工作纳入全系统年度考核工作目标进行考核；要建章立制，要求建立健全各项档案管理制度，使档案工作朝着规范化、制度化方向发展；要加强培训，档案人员每月不少于一次，每年不少于12次的业务培训。通过强化培训，使档案人员的业务水平得到全面提高。

三要发挥社保档案服务效能。信息化已成为比资产更为重要的战略资源，紧紧围绕信息化建设这个重点，创新思维，狠抓资源数据库建设。通过调研，在做好档案纸质管理的同时，建设档案电子化，实现纸质档案与电子档案并存，最后实现以电子档案利用为主，全部实现计算机检索，通过触摸屏直接查找到所需的信息，才能进一步发挥档案功能与效用。

二、强化管理，加大投入，在提高档案管理水平上求实效

一要健全档案管理机构。要将档案工作纳入重要工作议程，纳入局系统年度工作考核目标，明确人力资源档案馆负责档案管理的具体业务工作，配备专职档案员，各科室、中心明确1名兼职档案员，由档案工作领导小组对档案管理工作进行政策指导，全局形成上有领导、下有具体负责人的档案管理工作网络。严格规定档案的收集、鉴别、整理、查阅、借阅、传递以及档案的安全、保密、保管等工作流程，实行统一管理，明确档案管理的岗位职责，为做好档案工作提供强有力的组织保障。

二要完善档案硬件设施。档案硬件设施建设是档案管理的重要工作之一，要抓紧抓实抓好。场地建设要到位。库房容量是档案保管的必备条件，确保能保证10年档案增加的容量。就目前我局科室、单位保管的档案情况来看，需要500平方以上的库房。硬件配备要到位。移动密集架、服务器、空调机、监控、除臭机、杀菌机、除湿机、吸尘器、防磁柜、灭火器、温湿度仪以及扫描仪、复印机、电脑、打印机等档案保管所需设施、设备，达到档案保管“十二防”要求。软件开发要到位。利用软件系统，建成业务数字库和图片管理库，争取在局内部联网，实现内部信息共享。

三要强化档案整理归档。注重日常收集。日常工作中形成的材料，处理完备后按要求整理限期移交局档案馆；实施动态管理。档案入库前，要对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理；实现档案数字化。在完成档案基础工作以后，加快文书档案和业务档案数字化建设；填补声像档案空白。对近年来局系统主要职能活动和重要工作成果的图片进行收集、整理和归档，便于更好地利用查找。

三、注重培养，优化服务，在建设档案管理队伍上求作为

一要注重提高职业道德。档案工作者要严格遵守规章制度，维护档案的真实性、安全性、完整性和保密性。要统一建库，联网共享。按已确定的档案信息化顺序和档案关键信息核准表格，按顺序、分阶段逐步录入档案信息，建立统一的档案信息库，业务经办人员在一定的权限下联网检索，直接查阅所需的档案信息，不需要接触档案原件。

二要注重提高业务技能。注重对档案工作者的业务培训，有计划、有步骤、分层次地举办档案管理工作的研究、信息开发、保护和法制等方面的专业知识培训。要建立和完善档案资源的形成机制和运转程序，既要确立规划好档案馆舍的空间布局，又要突破物理空间布局局限性，积极发挥信息技术优势，利用电子信息系统拓展档案信息资源。合理利用计算机信息技术，使档案馆藏资源数字化，立档单位信息资源共享化，以实现档案管理布局科学有序，资源利用更加集约化。人社部门管理的档案数量大，利用率高，更应该尽快推进档案信息资源共享。

三要注重提高服务能力。要大力改造查阅环境，添置查阅利用设备，配备专业人员，完善查阅制度，积极为档案查阅利用提供前提条件，为服务对象提供舒适、便捷的服务。档案管理人员要全面熟悉馆藏内容，熟练掌握查档流程，了解档案利用者的信息需求，提高服务的针对性。利用体系建设的过程就是服务优化和整合的过程。档案馆要把能否为利用者提供服务作为根本，把能否满足利用档案信息资源需求，把利用者的服务满意度指数作为档案资源服务工作的主要评价标准，构建覆盖广泛、内容丰富、检索方便、利用快捷的档案利用体系。不断提高服务质量和水平。

综上所述，在档案管理工作中，要把纸质档案数字化作为一项档案安全工程和方便利用工程，作为基础性、方向性、必搞性的工作；要加快数字化进程，明确归档范围，统一技术应用标准，确保数字档案内容真实和有效利用；要切实加强档案工作队伍建设，努力打造一支政治强、业务精、作风好的高素质档案工作者队伍。