事业单位电算化会计环境下的内部控制

孟霞

[摘要]随着会计电算化的应用日益广泛，对事业单位内部控制和管理工作提出了新的要求。文章基于此，对电算化会计环境下事业单位内部控制工作的变化和新环境下事业单位内部控制实施的策略进行研究和解读，以期将事业单位的内部控制管理提高到新的水平。

[关键词]事业单位；会计电算化；内部控制

[DOI]1013939/jcnkizgsc201536162

1引言

随着市场经济和科技信息水平的提高，会计电算化在日常工作中的应用更加广泛，会计电算化技术的发展，推动了会计实务业务的高效性、及时性和准确性。然而技术的进步也相应给会计领域的计算机犯罪增加了可能，使企业和国家资产面临风险。对于行政事业单位而言，会计电算化的推广成为必然，因此，相关部门应该在此背景下，不断加强内部控制，提高管理，防范会计风险，认真研究会计电算化对于内部控制的影响，从而在会计电算化的背景之下使得内控水平达到一个新的高度。

2事业单位会计电算化实施对内部控制的影响

21改变了内部控制的形式

在传统的手工记账中，相关的账目和科目之间相互牵制，需要不断核对来保证账目的正确无误，科目汇总表的试算平衡、总账以及明细账目的平行登记，通过账账核对、账证核对、账实核对来检查记账中的问题。而会计电算化的应用，大大提高了这一工作的效率，通过录入正确的原始凭证即可保证无差错的账务处理。由此，传统手工记账中的平衡校验、账目核对、报表数据的确认等这些内部控制的方式在事业单位的会计电算化环境下失去必要性，以往由几个部门负责的会计控制，通过电算化的应用可能改为一个部门甚至一个人来负责，并由会计人员和计算机共同完成。

22改变了内部控制的内容

传统会计记账每一笔经济业务都需要经过多重手续和多次确认，经办人的签章、原始凭证上的记录成为内部控制的依据和手段。然而，当会计电算化广泛应用于事业单位中，各种单据、总账、日记账、报表等分别负责的部分将被取消，内部控制的内容变成对于电算化会计系统的控制：首先，对于本单位的会计电算化系统的组织和管理，包括信息的输入、输出和处理。其次，系统的安全管理，电算化系统作为计算机控制的信息系统，其系统开发和运作的安全成为内部控制的重要内容。

23改变了内部控制的方法

会计电算化无疑是传统会计工作的重大飞跃，改变了会计工作以及内部控制的方式和方法。首先，会计电算化要求相关部门将资产保管、记录以及执行各业务条线进行明晰的岗位分离。例如数据分析岗位，由于电算化将所有会计信息集成于统一的会计信息系统，这无疑给财务数据的统计和分析带来了极大便利，但也提出了一定的挑战，对于相关数据的掌握和分析，成为内部控制的重要一环。监督审查岗位，对于会计电算化工作的监督和审查给事业单位提出了新的要求，原因在于该内部审查的方法发生了质的改变，这不仅要确保工作人员录入的信息准确无误，更要严防工作人员利用计算机进行作弊和信息泄露。再如部门管理岗位，该岗位的工作人员要对会计软件系统运行中各部门的配合进行协调和调整，从而保证系统的运行和内控制度的完善。

3事业单位会计电算化环境下的内部控制策略

31加强事业单位员工对于内部控制的认识

虽然国内外会计电算化的实践证明计算机数据处理的错误基本不存在，但是凡与计算机系统相关的工作都有可能出现人为的差错和舞弊现象，因此加强事业单位员工对于会计电算化环境下的内部控制的重视，不仅能够保证电算化系统的有效利用和升级，也是保证国家财产不受损失的重要工作。目前电算化在事业单位中的应用非常广，其对于传统的会计数据处理和存储都产生了巨大的影响，这在一定程度上改变了相关部门的工作方式和经营决策的程序，是会计理论和实践的重要突破和发展，也对内部控制的管理效率起到了推动的作用。然而，传统会计工作内部控制方法的改变可能造成电算化环境下忽略内部控制的重要性，这将给事业单位的管理造成极大的风险。由此，事业单位应加强全体员工对于新环境下内部控制的重视，加强日常操作管理，每一位员工应在权限内对系统进行操作，积极配合单位内控管理运行。

32加强事业单位会计电算化下的内部控制管理制度事业单位应保证会计核算管理的可执行性，对于实行会计电算化的单位来说，应当建立健全关于电算化系统操作和管理的内控制度，正如《行政事业单位内部控制规范（试行）》中提及，要建立资产信息管理系统，做好资产的统计、报告、分析工作，实现对资产的动态管理。首先，存档时电算化管理员和部门主管必须严格管控存档手续；其次，加强对磁盘和光盘的定期检查，以防止介质的损坏和丢失，应对存储数据进行备份管理，将相关的磁盘和光盘置于安全的环境中；再次，不得随意外借和复制，对于有明确合理的理由将其外借的，应采用复制并外借备份的方式，并且对于外借人、外借内容、外借理由进行登记，原件返还时必须仔细检查原件内容的安全性和完整性，如果出现问题及时向上级报告；最后，加强事业单位的内部控制，建立相互制约、相互牵制的内控管理制度，需要建立严格的岗位分离和权责分离制度，明确出纳、核算、档案管理等传统岗位与软件操作、电算化审核记账、维护、数据分析等电算化系统岗位的职责权限，从而有效地发现工作中的错误和违法行为，保证事业单位内部控制制度的有效运行。

33建立健全事业单位电算化环境下的内部审计

内部审计一直是事业单位内部控制工作的重要部分，而人机交互的会计电算化工作，对内部审计提出了更高、更严的要求。具体来讲，一方面，需要对会计信息记录定期进行审计，检查凭证的登记是否符合会计准则，电算化会计账务处理是否规范，是否依照相关法律法规保存相关的原始凭证和附件等。另一方面，需要审核系统内的会计信息与实际凭证是否一致，检查账实相符情况，对于出现的差错及时纠正和处理，保证会计信息的准确性、真实性和合法性。同时需要对会计信息系统的各个环节进行定期的审核，防止出现流程化的错误。事业单位的内部审计规范一旦建立，需要严格执行，建立与内部控制制度相协调的内部审计流程，并对相关工作建立激励和惩罚的规章。例如，四平市财政局下发文件引导内控建设，制定了内控工作方案和内控工作基本指引的规章制度，同时聘请专家、会计师事务所等专业人士辅助内部审计工作，将工作成果与各部门各单位会计人员评先选优挂钩，使得单位的内控管理水平不断提高。

34建立事业单位会计电算化系统的安全控制制度事业单位实施会计电算化是其利用现代计算机技术提高工作效率和管理效率的重要举措，能够使得工作人员大大减轻复杂烦琐的计算和核对，同时更有利于对数据的统计和分析。然而，这对计算机处理系统和储存系统的安全性提出了更高的要求，如何保证系统的正常运行，如何保证系统出现问题时的有效维护成为事业单位面临的重要问题。其中，在软件方面，应建立计算机系统的定期查杀病毒制度，财务会计人员工作的专用计算机不能随意访问网站或连接外来存储设备，防止计算机病毒的入侵；对计算机可能出现的故障定期排查，防止出现意外的系统问题给工作带来极大的不便，并对检查工作进行相关记录。在硬件维护方面，要定期对计算机硬件和相关端口的连接、室内的卫生和线路安全进行检查，防止由于硬件问题造成系统运行的突然中断，通过定期和不定期的维护，将安全问题防患于未然。与此同时，财务会计软件的开发和使用过程中，应对操作和使用的记录进行分析和设置，不断进行系统升级和补丁的修复，保证网络安全和会计信息的保密性和完整性，对于核心的数据可以采用一定的数据加密和网络控制等技术，为安全控制制度提供有力保证。

总之，在会计电算化广泛推广的今天，事业单位的内部控制需要从意识到实践多方面加强，从制度、安全和内部审计等多方面努力，才能适应信息科技的发展不断提高工作效率。

参考文献：

[1]张慧娟浅析事业单位电算化会计系统的内部控制管理[J].信息系统工程，2013（6）.

[2]杨利霞论电算化会计环境下的内部控制[J].商场现代化，2015（8）.