论行政秘书在队伍建设中的重要性

佟杰

摘 要：高水平的行政管理是高校完成工作的保障，而在行政管理体系中，最能体现该体系岗位性质的便是行政秘书。本文通过论述行政秘书的岗位职责，分析了当前行政秘书的工作现状以及行政秘书的角色定位，同时提出了提高行政秘书工作能力的具体举措，从而突出了行政秘书在队伍建设中的重要性。

关键词：行政秘书；定位；队伍建设；重要性

行政秘书，就是在管理者的领导下，协助领导做好办公室行政事务以及有关管理工作的行政人员。行政秘书在高校的建设中起着非常重要的中枢桥梁作用，是高校管理系统中不可缺少的一部分。随着高校管理水平的不断提高，各高校对行政秘书的工作能力要求也在不断提高。

1.行政秘书的岗位职责

行政秘书的工作内容比较繁琐，不仅要传达上级的精神，还需要为广大师生服务。行政秘书的岗位职责主要有，日常行政工作：行政秘书要处理的日常工作很多，涵盖了会务工作、内务工作、文书工作、物品管理、信息收集、公章管理、档案管理等工作。人事工作：负责教职工的岗位设置、人才招聘、考勤考核、职称评定的工作。沟通工作：联系管理层和教职工，联系本单位和其他职能部门[1]。

2.行政秘书的工作现状

（1） 业务素质不高，创新意识不强。以北京航空航天大学（以下简称“我校”）为例，我校的行政秘书多为我校留校学生，在人员招聘时，对行政秘书岗位聘任人员的文秘相关专业的专业知识并没有过多的要求，因此，我校很多行政秘书并没有相关的专业知识，这也使得行政秘书在撰写文书时表现出了业务水平不高，专业知识匮乏的特点[2]。

（2）人员结构不合理，队伍建设不够。高校普遍存在着重教学、忽视管理的现象。由于高校对行政秘书队伍建设的重视度不够，导致行政秘书的人员随意性较大，人员来源构成复杂。同时，由于部分行政秘书是学校为了优化教师队伍或者是减少其他岗位，调配过来的人员，从而使得部分行政秘书专业不对口，还有部分行政秘书是引进高层次人才时的随调人员，这就导致了行政秘书队伍的学历不对称，职称不对称以及专业不对称。

3.行政秘书的角色定位

高校的行政秘书要充分了解职责分工中对自己的角色期待，行政秘书既是管理层的参谋与助手，又是沟通管理层和基层教职工的桥梁和纽带，起到了承上启下的作用。因此，行政秘书具有从属性，属于行政管理层的从属层；同时，行政秘书具有服务性，不仅要服务于管理层，还要服务于基层教职工。另外，行政秘书还具有辅助性，辅助管理层来完成一些相关事宜[3]。

4.提高行政秘书工作能力的具体举措

（1）牢固树立工作意识，不断强化服务意识。行政秘书工作量大、面广、责任重、要求高，这就要求秘书工作者有严谨务实的工作态度和高度的责任感，不得有丝毫懈怠，行政秘书要充分认识行政秘书工作的意义，要认识到行政秘书工作虽然苦，但光荣。行政秘书要始终贯彻服务第一的理念，转换角色定位，以服务行业专业人员的高标准、高要求来要求自己，提高自己的服务态度、服务效率和服务质量，树立牢固的工作意识，不断强化服务意识，积极主动地为师生服务，努力提高工作效率。

（2） 找好角色定位，做好职业规划。如何正确规划自己的行政秘书生涯，提升自己的专业素质或行政管理层级，对于行政秘书来说，是需要深度思考的问题。每个人在不同阶段的工作中都要根据自己的实际情况制订自己的职业规划，高校行政秘书也一样。首先，行政秘书要有正确的自我认知，包括心理认知、家庭认知、人脉认知等，并确定自己的兴趣专长，现有的技能和条件。其次，行政秘书要了解高校的整个宏观环境和客观环境情况，并清除自己所在高校的历史情况和发展情况。最后，制订自己的短期目标、中期目标和长期目标。

（3）重视管理工作，健全管理制度，加强激励机制。从管理学和组织行为学的观点来看，组织中员工的五项需求中很重要的一项便是周围环境和社会的认同感，缺乏此认同感的员工，将会失去信心，工作热情低下，无法产生自我激励。因此，这就要求高校要重视管理工作，从源头上提高管理工作的地位。同时改革人事聘用制度，合理设岗设编，在考核机制和分配机制上，多劳多得，加强激励机制。

5.总结

高校行政秘书是一个学校发展不可缺少的一部分，对高校的建设至关重要，认清行政秘书地位和作用的重要性，是高校持续发展的关键。

参考文献：

[1]储爱霞.高校行政秘书工作探讨[J].管理教育，2008（18）：135—137.

[2]石风华.新建高校行政秘书现状及对策[J].网络财富，2009（15）：46—48.

[3]邰红霞.高校教学单位行政秘书岗位职责初探[J].科技信息，2010（12）：75—77.

（作者单位：北京航空航天大学工程训练中心）