论企业档案管理体制的“新”

李有芬

摘 要：改革开放之后的中国在发展历程中达到了前所未有的高度，各行各业都取得了不同程度的进步，在此基础上，中小型企业相继成为推动我国国名经济发展不可小觑的力量，而由此滋生的档案管理问题却越发严重。文章从企业档案管理的定义入手，讨论了当今企业在档案管理工作中的问题，并提出了一些改革建议。

关键词：企业档案管理；改革；中小型企业

0 引言

中国社会主义市场经济不断深化，不同类型的企业在这一大背景下相继出现，加大的刺激了不同领域市场规模的不断扩大，相应的，这些企业所拥有的庞大人员系统的档案在数量和种类上都达到了一定的高度。当今时代是信息化膨胀的时代，大量的信息对商业圈乃至整个社会来说都是无比宝贵的财富。由此，各企业在组织、生产、决策等方面都或多或少受档案信息的影响，企业在档案信息需求量上的表现也反映了一个企业在档案工作中的关注力度在整个企业管理工作中所占的比重。纵观当前我国企业的档案管理工作，依然有不少问题横生，适当地对管理体制进行改革势在必行，改革优化后的企业档案管理可以更好地企业发展提供服务，从此种层面上来讲，对企业档案管理体制进行改革工十分有必要。

1 企业档案管理体制

当前，各企业在国家档案局的统一指导下实行统一的档案管理体制，《档案法》和《档案法实施办法》在近几年被相继颁布并得以实施，各企业的档案管理工作也开始步入正轨，同时，一些企业为顺应时代发展而进行的整顿行为给企业档案管理工作带来新的发展契机，企业领导也开始将注意力放在档案管理工作上，这些无疑都给企业机构、人员和设备等方面带来了新的改观动力，自此，专业门类档案的统一管理、集中管理基本得以实现，且建立了实行以科技档案为主体，集企业经营、生产技术、财务、行政管理及党群等各类档案于一身的综合档案室。[1]在这些企业中，很多企业的档案室都是由管理层在管理企业各项事宜中进行统一领导，俨然发展成为企业内部的一个独立机构，且多数有条件的大中型企业身在还在原来的基础上建立了独立的企业档案资料信息中心和企业档案馆来开展档案管理方面的工作。

伴随着各企业档案管理工作的陆续完善，国家档案局、中央各专业主管部门以及地方各级档案行政管理部门开始将目光放置在企业档案工作的宏观管理上，并针对不同的门类和层次制定出适应企业档案管理的相关标准，企业档案管理工作也随之迈向更加标准化、规范化的道路。但一些企业承包制度的不彻底和管理层目光的短浅促使他们只单一追求在承包期内的经济利润最大化，对企业档案管理工作置之不理的不良现象非常普遍，甚至有相当一部分企业已经削弱或取消了档案的相关管理工作。除此之外，由于档案管理人员的专业素质涵养达不到要求，在为企业提供档案信息服务的主动性上也不够积极，现阶段的多数企业特别是一些中小型企业更是置档案管理方面的工作于不顾，甚至有“边缘化”的倾向。

2 企业档案管理体制中的问题

（1）企业档案管理不足。我國经济体制改革程度不断朝着深度方向发展，各企业、政府主管部门的结构性质都发生了翻天覆地的变化，企业也已经脱离政府而不再依附于政府存在，相反的，它已经转型成自主经营、自负盈亏、自我发展的独立经济实体。继政府各部门在机构结构上的精简、合并后，许多负责企业的主管部门被整理，这更大大减少了政府在企事业档案管理工作上的监督、指导力度；由于一些企业在档案管理工作上重视不够，在企业整顿过程中撤销档案管理主管部门的现象时有发生，这无疑也加大了对现有档案管理体制的冲击。[2]“条块”结合的档案管理体制一直是企业大力推崇的，然而基于目前环境背景下却显得并不是太适应，而且越来越严重的弊端随着时间的增长而逐渐暴露，主要表现为企业档案管理工作中的不协调、双重标准、要求矛盾等问题。政府的相关档案行政部门和企业的档案主管部门相互结合本来应该是现代化企业档案管理体制的突出特征，然而二者缺其一的现象却确使得企业档案管理工作出现了滞纳。因此，尽快改革企业档案管理体制成为一个亟待解决的关键问题。

（2）私营企业的增多给管理工作带来新的挑战。在诸多非公有制企业中，私营企业的档案管理工作目前还处于初级阶段，建档工作滞后、管理不规范等问题比较严重，且无管理人员、无工作制度、无库房、无设备设施等是其最基本的特征，这些性质的存在足以说明现有的档案管理体制在迎合私营企业发展需要上还有很多不足。自中国开展改革开放的工作以来，民营企业的档案管理工作就一直是国家和地方主管机关管理和过问的“盲点”，如今民营企业数量与规模都得到了前所未有的壮大，档案管理工作上的诸多问题给现存体制带来了极大的挑战。

3 企业档案管理体制的改革

（3）强化管理，依法治档。对档案进行集中统一管理是《档案法》规定的基本管理原则，企业若想实现长足发展的远大目标，加大档案信息开发力度是必行之路。这也就要求各企业在当前档案管理工作的基础上加大人、财、物等各方面的投入，另外，必须将档案管理工作纳入企业行政管理的日程，有必要让公司上层领导者专门负责，与企业的竞争机制和科学合理的规章制度相结合也是提升企业档案管理体制的一个有效途径。[3]企业应严格按照相关规章制度执行管理工作，加强监督力度，必要时也可配备专业的执法监督人员，并明确各人员的工作职责，落实工作范围。

（2）加大工作积极性和自主性。企业档案管理工作的自主性是企业适应社会主义市场经济发展的需要，其组织形式和管理形式都由企业根据自身的实际发展情况而自主选择。自主性在组织形式上具体表现为企业的档案工作的决定，主要是从使用各类档案进行综合性的管理机采用档案与书刊资料共同进行综合性管理两个方向做出选择；表现在档案的管理形式上则是在集中型管理、分级保管与集中保管结合型等类型中择优。企业档案管理在提高自主能动性的同时，还要进一步加强档灵活性。毕竟我国目前依然处于多种所有制形式并存的时代背景下，这决定了企业档案管理工作绝不能实行一刀切，实践证明，原有的统一领导、分级管理机制的灵活多样性加上宏观管理、微观放活的管理原则是可行的。

（3）坚持企业档案管理信息一体化。现阶段的多数企业实行单一的档案信息管理体制，朝档案分散管理模式和集中管理模式的两个极端倾向比较严重。这两者中，分散管理模式指企业将各种类型的档案独立的保存于各隶属部门；而集中管理模式则是将企业的财务、生产技术文秘等各类型的档案材料集中到一起实行统一的管理。[4]毫无疑问的，这两种管理模式不管是在内容上，还是在信息量的提供上，都有着严重的滞后性和局限性，在适应企业不断深化改革需要方面有很大的困难，另外，企业的档案信息诉求也是一个不可避免的难题。所以，新形势下的企业档案管理必须实现信息一体化。

4 结论

存在于当代历史洪流中的各企业，其企业性质、行业特点以及决策者的意识等诸多因素都对企业档案管理体制的改革和确立构成影响。企业的不断扩张和深化给企业档案管理部门带来更多的、新的挑战。企业决策者提高档案管理工作的意识度、建立适应企业自身发展的档案管理体制是值得各企业深入研讨的重要课题。

参考文献：

[1] 王萍.论新时期企业档案管理体制的现状与改革[J].办公室业务，2011（9）：27-28.

[2] 陈惠，吴珊珊.现代企业档案管理体制改革之探讨与思考[J].办公室业务，2012（3）：13-14.

[3] 王苏月.企业档案管理体制的变革与思考[J].机电兵船档案，2010（2）：5-9.

[4] 李兆明.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].档案学研究，2006（1）：23-27.