数码照片归档管理的实践与思考

薛春凤

摘要：数码照片的普及速度令人瞠目，数码照片以其即拍即现、方便共享等特点为人喜爱。然而档案工作者却发现，数码照片不如传统感光照片那样可靠，而且照片档案管理规范中也没有涉及数码照片的管理要求。档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照企标《声像档案管理规定》的具体情况制定了《数码照片整理归档要求》，在数码照片的管理与实践中进行深入思考与探讨，形成了比较满意的管理模式。

关键词：数码照片；数码照片档案；归档管理

随着计算机、数码照片的普及和应用2005年以来，企业科研生产活动中形成的数码照片越来越多，其应用价值也越来越广泛。如何对数码照片进行收集、整理、归档和保管，成为我们面临的新课题。

目前，国家还没有出台数码照片的管理办法，文献中也没有统一的数码照片管理规范，企业档案室为了适应新时期档案工作的需要，按照企标《声像档案管理规定》结合企业的具体情况制定了《数码照片整理归档要求》，对数码照片进行收集、归档、等管理工作，现结合工作实践，谈谈数码照片的归档与管理。

一、数码照片档案的特点

数码照片是用扫描仪、数码相机等设备获得的，以数码形式存储于磁盘、光盘等载体，依赖于计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。没有底片。

数码照片具有许多优势：1、成像快、处理快、传输快、编辑快、查阅快。2、存储久，质量不变。数码照片只要存到计算机磁盘或光盘上，就可以长期保存，不褪色，不变形。3、连接块，应用广泛。数码照片可以在相机和计算机上显示、游览、处理，还可以与打印机、刻录机、幻灯机、电视机等多种外连设备连接传输，更能与局域网中的多台电脑或各个网站互相联体工作，通过网上发布，从而大大扩展了应用范围。

由于数码产品的特性，数码照片也存在以下几个方面的缺点：1、对软、硬件的依赖性。数码照片依赖计算机硬件、操作系统和应用软件，从形成、处理到归档的全过程管理活动必须通过计算机实现。同样，计算机的硬件损坏、数据误删等，软、硬件错误也会造成数码照片的毁灭性损坏。2、信息易改性。通过计算机对数码照片的增、删和修改十分容易，而且一般情况看不出痕迹。因此需要从制度、技术等方面采取措施对数码照片进行安全保护，维护其真实性。3、缺乏数据标准，导致数据不能兼容共享，影响进一步的开发利用和移交档案室工作。需要统一数据标准来保证数码照片的完整性、有效性。4、数码档案信息与载体的可分离性。数码照片不在具有传统照片那种固定的物理位置，也不在对原载体从一而终。他们可以根据需要随时扩展、缩小或改变存储空间。如果原照片没有备份就很难遍其真伪。

当然，传统照片与数码照片可以互相转换。传统照片经扫描可转换成数码照片，方便管理利用。对丢失底片的传统照片，可以扫描方式数字化，方便易行、成本低，又可以最大限度的保留原照片信息。数码照片可以冲印成纸制照片，也可以生成底片。

二、数码照片档案的管理

（一）完善数码照片的档案的收集，实施前端控制

数码照片的收集范围参照企标《声像档案管理规定》的要求，凡是记录企业重要职能活动和重要工作成果、具有查考利用价值的数码照片均属于收集范围。

数码照片形成的数量比较多，反映同一场景的数码照片只收集1-2张，并对每一张数码照片配有文字说明便于今后利用。对有重要保存价值的数码照片应加洗成纸制照片与数码照片光盘一并保存到档案室。

数码照片是电子文件的一种，其格式遵循《电子文件归档与管理规范》的要求，采用JPEG、TIFF格式，为了保证数码照片的清晰度和冲洗质量，数码相机的像素数应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。

（二）数码照片整理方法，实现数码照片档案管理的规范化

数码照片形成后，由摄影者或承办部门及时将数码相机存储卡的数据转存到专用计算机内，并通过筛选对确定属于归档范围的数码照片进行分类、整理，保存在下面每年年初即建立本年度的文件夹内（见下图1）。整理时要求：

1.按时间排序。

2.按照片内容分组，每次活动所形成的照片为一单元，每个单元建立一个WORD文档即本单元说明（时间+事由+地点+人员+背景+拍摄者），单元说明是对本次工作照片的一个简要总结。时间写法：例20090728

3.每张照片必须写出照片说明+拍摄地点。对会议、视察类照片尽量写出参会人员姓名+职务+单位，重要领导的姓名、职务务必写清；对产类的说明请写明所拍摄零部件的名称，所属具体型号、批次及加工组装车间；對设备仪器类照片写明设备具体名称（不要以拍摄的设备标牌代替）；民品类照片参照产品类；事件、事故类照片写明发生时间+地点+处理事故的主要人员（如有重要领导写出姓名、职务）+事件情况简要说明。

（三）将整理后的数码照片录入公司局域网照片档案管理预立卷系统

将建立好的下图的文件夹内容录入企业局域网照片档案管理预立卷系统，对每一张照片进行著录，将每一张原版照片调整大小后（应用软件ACDSee 6.0）高度800，宽度600自动调整200KB左右挂到网上提交。从而，数码照片归档的预立卷工作完成了。

（四）数码照片进入企业局域网档案管理系统

档案室管理人员在企业局域网照片档案管理系统上按单元逐张检查、接收照片，对分类不合理的照片与预立卷人员沟通后调整。经检查无误后在档案管理系统中著录档号，并对每一张照片给出刻录数码照片光盘的包装的条形码号，便于数码照片离线归档后，再利用原版照片时查找方便。至此，数码照片存储到照片档案管理系统中，建立了数码照片的全文式管理，实现了数码照片的逻辑归档。

（五）数码照片与纸制照片的有机衔接

重要的数码照片加洗成纸制照片归档，纸制照片档案管理仍参照按照企标《声像档案管理规定》执行，所有数码照片与纸制照片记录数据著录在同一个数据库系统中，从而建成完整、统一的照片档案数据库管理系统。实现照片档案的统一管理与检索，达到查找利用方便的目的。在实际查找利用中，通过检索照片题名，游览检索结果，就可以知道该照片是数码照片形式、纸制照片形式还是既有数码照片形式，又有纸制照片形式。

三、数码照片的保存

将调整后的原版数码照片文件夹（图1）刻录光盘，一式二份，一套用于查阅利用，一套用于保管封存。盘盒表面注明内容标题、文件格式、移交单位等。刻录后的光盘按《电子档案管理规定》规定管理。

为保证光盘刻录的质量，并确保光盘及其数码照片信息长期保存，数码照片档案保管必须注意以下几点：1.注意选用档案专用光盘或品牌好的光盘刻录，并使用带有“校验”功能的刻录软件进行光盘刻录，这些软件能自动检查光盘上的资料是否正确；2.光盘的标签应粘贴在光盘包装物上，不能直接在光盘上写字或粘贴标记，以免化学物质渗透光盘的保护层损害光盘数据层。墨水等书写材料可能存有损害光盘的溶剂，铅笔里的石墨回影响光盘的阅读。3.光盘要远离强磁场并与有害气体、强紫外线隔离，环境温度应控制在17℃～25℃，相对湿度应控制在35%～50%，以减缓光盘退化，并防止霉菌滋生；4.注意操作规范化。如果觸摸光盘应带绵制手套裸露手指不应触到光盘的反射面；5.认真作好数码照片档案读取设备的检查和维护。光盘存储的数码照片档案信息只能通过计算机处理和阅读，这就要求档案管理部门对有关计算机等设备和软件使用情况及时进行登记，如果读取设备或软件过时了，光盘存贮的信息要及时复制和迁移。光盘每四年转存一次，从而保证数码照片档案信息长期、有效地保存。

四、结语

照片档案是国家机关、社会组织以及个人从事各种活动形成的对国家和社会有保存价值的并按一定原则和方法加工整理，集中保管起来的各种照片（包括底片和文字说明），是各单位档案的重要组成部分。随着经济社会的不断发展、数码照相机的普及和广泛应用，用照片记录现实、反映历史也显得越来越重要，也越来越普遍。数码照片时代与传统纸质照片时代有很大的差别，过去都是有底片照片，而现在的数码照片都没有底片；原本一年只有几十张照片，而现在需要存档的每年有几百张；照片档案整理过程环节很多，非常繁琐，单纯依靠人工整理，需要几天，甚至几个星期，花费很多精力。今天数码照片的普及速度正以令人瞠目的速度增加着，数码照片以其即拍即现、方便共享等特点为人喜爱。然而，数码照片不如传统感光照片那样可靠，档案工作者为照片档案管理制定管理规范及数码照片的管理要求，是新时期档案工作的需要，在数码照片的管理与实践中进行深入思考与探讨，形成了比较满意的管理模式。

【参考文献】

[1]王遦编.现代企业文件与档案工作使用教程[M].北京：中国人民大学出版社，1999