数码照片档案的收集与整理

文/齐菁

数码照片档案作为人类记录历史、传递信息、交流感情的重要工具，在人们社会生活中所起的作用越来越明显，已经成为档案宝库中一个不可缺少的新成员。初拍摄的数码照片，需要经过档案工作人员进行系统处理，才能成为具有保存价值的专业档案。经过规范整理的数码照片档案是机关、团体、企事业单位档案全宗的一个重要组成部分，在社会生活的各个领域起着举足轻重的作用。

一、数码照片档案的特点

（一）形象生动。数码照片档案以其画面的可视形象，生动地将档案内容展现在利用者面前，具有较强的形象性和直观性，其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的。

（二）时空感强。数码照片运用先进科学摄影技术，可将一瞬即逝的现场永久记录和再现，并可进行超越时空的传递，具有较强的时间感和空间感。

（三）传输分享方便。应用通信网络传送数码照片，能与办公局域网中的电脑终端连接，并通过网络发布传输，从而拓展其共享范围。

（四）便于复制和备份。数码档案复制与备份简捷，利用数字存储与备份技术进行数据保存。数码照片可以冲印成纸质照片、图册，也可以制成光盘、CD等，对丢失底片的传统照片，可以通过扫描方式数字化，真实地保留原始照片信息。

数码照片也存在着对软硬件的依赖性，必须在计算机图像处理软件环境技术支撑下才能读写数据，同时数据信息具有易改性，通过图像处理软件可改变其历史原貌的不足之处。

二、数码照片档案的收集与归档要求

（一）数码照片档案的收集范围。

数码照片档案的收集与归档，按照档案国标 《照片档案管理规范》 （GB/T11821-2002）的有关规定，根据照片形成机构的特点与档案所在机构职能活动的特点，自行制定符合本单位需要的照片档案收集范围。因此，数码照片档案的收集范围应该包括： （1）反映单位主要职能活动和工作成果的照片档案； （2）领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片档案； （3）本单位组织或参加的重要外事活动的照片档案； （4）记录本单位、本地区重大事件、重大事故，自然灾害及异常现象的照片档案； （5）反映本地区地理、古迹以及自然风光和民间风俗的照片档案； （6）与其他载体档案有密切关系的照片档案； （7）其他具有保存价值的照片档案。

（二）数码照片档案的归档要求。

对属于数码照片档案收集范围，且符合数码照片档案归档要求的照片，要及时向本单位档案管理机构移交，集中管理，任何机构或个人都不得占为己有。在归档中各单位可参照文书档案的归档办法，制订照片档案的归档制度。

一是随时归档。对形成数码照片数量较多的单位，具有归档价值的数码照片，拍摄者或承办单位在工作和活动结束后，应及时对照片进行系统整理 ，并于每月末向单位档案部门移交当月形成的数码照片。

二是定期归档。对于数码照片档案形成较少的单位，或没有制定单独保管和编目制度的单位，数码照片档案可随其他载体形态档案一同向有关档案部门移交。比如数码照片档案的内容与文书档案内容密切相关，且数量较少，其归档时间与文书档案相同，即在次年6月底之前归档。如有特殊情况不能按时归档的机构，应与档案管理机构协商同意之后，可以提前或推迟归档，但最迟不得超过规定移交时间后的3个月。

三、数码照片档案的整理

由于各类社会文化经济活动频繁开展，数码照片档案在单位档案中，占据了越来越重要的地位。但数码照片的整理与传统照片的整理既有相似之处，也有明显区别。一方面，数码照片属于电子文件的一种形式，其鉴定和保管等均需与电子文件档案管理保持一致，同时数码照片又属于照片档案的一种类型，需要采用照片档案整理的要求和方法；另一方面，数码相机拍摄的照片，可通过冲洗形成纸质照片。制成纸质照片后，它的整理方法与传统照片档案的整理方法相类似，因此，通过数码照片冲洗出的纸质照片，一般情况下不再与底片有关联。数码照片的整理应有利于保持照片档案的有机联系，既利于档案保管，又便于提供利用。

（一）数码照片的整理原则。（1）一体化原则。数码照片与传统照片、电子文档应一体化整理。一是与传统照片一体化，主要指影像一体化，原则上要求永久保管的照片应扩印出纸质照片。数码照片扩印出的纸质照片应与传统照片扩印出的纸质照片合并立卷、排列、编号。二是与电子档案一体化，主要指存储在存储器中的数码照片应与其他电子档案在收集范围、分类、编号等方面一体化。 （2）电子化原则。数码照片具有电子化的特点。一是形成时的电子化，由数码相机、扫描设备摄制而成。二是存储时的电子化，存储在数码相机存储器、光盘等存储载体上。三是鉴定时要按电子文件档案一样进行真实性、完整性、有效性鉴定。四是保管时按电子文件要求，既要注意防强磁场、防强紫外线等防护措施，又要定期迁移。（3）标准化原则。一是存储格式标准化。数码照片在移交和接收时应转换为JPEG、TIFF格式。拍摄数码照片像素应在300万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。二是整理方法标准化。数码照片整理方法应与传统照片、电子文件归档整理方法相兼顾。

（二）数码照片整理的方法与步骤。

（1）分类。在一般的机关、企业事业单位数码照片，其代码与传统声像档案做了区分，有的单位直接以 “SM”作为分类代码。在同一个全宗内的数码档案，可按 “保管期限-年度-组”。组是指有密切联系的若干张数码照片的集合，如一次会议、一项活动、一个项目、反映同一问题或事由等形成的若干张数码照片为一组。数码照片的分类方案应与冲洗出的纸质照片分类方案一致，并保持相对稳定。不同年度的数码照片应分别整理。 （2）排列。数码照片的排列指对数码照片进行分类后，对最低一级类目下的数码照片进行排列。同一组内的数码照片档案，应按形成时间或重要程度先后排列。 （3）编号。数码照片排序后，对每张数码照片进行编号。数码照片档号格式为 “全宗号-保管期限代号-数码照片号”。其中全宗号和保管期限代号与传统照片的表示方法一致；数码照片号则是指在同一个保管期限同一个年度内数码照片的排列顺序号，一般由 “形成年度+流水号”构成。 （4）照片命名。照片排列后，还需对每张数码照片重新命名。数码照片文件采用 “保管期限-年度-组号-张号” 格式命名。保管期限：分别用“01、02” 或 “Y、D”， 对应代表 “永久、定期”。年度：为4位阿拉伯数字。组号：为3位阿拉伯数字，在同一年度内的组从 “001”开始顺序编号。张号：同一组内数码照片从 “1”开始顺序编号。例如：2009年XX学校办公室拍摄的一组XX会议数码照片，是2009年第3组照片，保管期限定为 “永久”，存储格式为JPEG，因此，该组数码照片第一张照片的文件名应为：01-2009-003-1.jpg。 （5）照片存储。数码照片档案应在计算机中建立层级文件夹进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立 “数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名层级文件夹；在同一年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加空格。例：XX学校的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的非系统分区D盘，2009年XX学校办公室拍摄的一组XX会议数码照片是2009年第3组照片，保管期限定为 “永久”，该组照片应存放在以下计算机路径下：D：数码照片档案永久 200903 XX会议.。数码照片档案的存储应符合 《电子文件归档与管理规范》 （GB／T 18894—2002）的要求。推荐采用只读光盘 (一次写光盘)为存储载体。软磁盘不能作为数码照片档案的存储载体，移动硬盘、U盘等移动存储设备只能作为数码照片档案备份使用，不能作为长期保存的载体。

（三）应用档案管理系统对数码照片进行整理、编目。针对档案管理现代化程度较高的企事业单位，在计算机文档一体化管理基础上，档案管理系统应建立适用数码照片整理与编目的数码照片管理子系统，将数码照片纳入本单位文档管理系统中统一管理。文件材料形成部门应及时将拍摄完毕的数码照片，连同文字背景说明，通过内部办公网上实现在线移交，档案室将部门移交的数码照片上传到档案管理系统中，对其进行统一分类整理后，存储到声像档案系统中的照片档案模块中。

数码照片档案管理子系统包括：在线移交、数码照片整理、数码照片编目、开发利用等功能模块组成。（1）在线移交：由文件形成部门兼职档案人员，将拍摄完毕的数码照片，按照本单位制定的数码照片分类要求，把同一时间拍摄的专题数码照片新建文件夹，并且编上预立卷号。新建文件夹包含文本格式的专题文字说明，同时移交人员将文件夹内的数码照片压缩为附件上传进行移交。 （2）数码照片整理：进入照片文件整理模块，管理员可批量处理各文件形成部门通过网络上传移交的照片，经过解压对每张照片根据文本格式的专题文字说明进行著录，著录项目有：专题名称、作者、时间、地点、人物、背景、内容，根据一定的标准由系统自动调整数码照片顺序。 （3）数码照片编目：管理员通过系统设定的编目规则，将经过初步整理的数码照片，根据文件形成部门兼职档案人员编制的预立卷号和归档系统的程序设定，使其自动生成档号。 （4）数码照片利用：根据系统设置可与文书档案反映相同专题的文件进行无缝链接，并提供在线利用。

全面提高数码照片的收集与整理水平，提高全员的档案意识是关键。档案部门要加大对档案法规的宣传，通过宣传树立档案信息资源观，充分认识到数码照片档案是本单位档案资源的重要组成部分，主动争取领导支持和各职能部门的积极配合。同时规范和完善数码照片档案管理制度，不断提高科学管理水平，使数码照片档案在社会文化经济活动中发挥更好的作用。

[1]王利伟.高校数码照片档案管理问题的思考，北京语言大学青年自主科研支持计划资助项目，2012-03-01

[2]杨二瑾.电子信息时代的档案管理工作，办公室业务，2011（9）

⑶江岩.浅析电子文件及电子档案的管理，科技信息，2012（6）