信息化时代档案管理信息化建设

潘晓露

摘 要：21世纪是一个信息大爆炸的时代，传统的纸质档案已经无法应付迅速激增的信息量及其储存要求，为此，档案信息化管理模式应运而生。随着档案信息化管理模式的不断发展，人们从中发现了诸多一直存在的问题和缺陷。为了使档案的信息化管理更加科学标准化，文章试对档案信息化管理的特点、现存问题、运行模式等进行阐述，以分析在信息化的时代背景下，应该采取何种策略，构建和完善档案信息化管理体系。

关键词：信息化时代；信息化建设；档案管理

传统的档案形式以纸质为主，不仅占用空间大，其管理和检索的难度也非常高，信息利用起来效率极其低下[1]。进入新世纪后，人们的工作节奏越来越快，传统的纸质档案已经无法容纳越来越多的信息量，为此档案管理开始向信息化方向转变。当然，万事万物难以十全十美，档案的信息化管理也存在着诸多这样那样的问题，亟需进行标准化的整改。为此，档案管理不得不完善自身体系，加强人才培养，以使信息化管理更加科学规范。

1 概念和特点

（一）概念

档案管理的信息化是指在国家相关部门的统一领导下，将档案管理工作与信息技术、网络技术相结合，将纸质档案或声音档案转化为可以储存在计算机中的电子档案[2]。档案的信息化不仅节省了储存空间，也加快了检索的速度，更降低了管理的难度，实现了档案信息的优化处理与配置。

（二）特点

1.自动化。传统档案需要手工录入，手工查询，手工提取。一旦发生错误，将导致档案“死亡”[3]。信息化的档案管理只需要保证录入环节的准确性即可，档案的信息在储存、读取和检索时都可以自动化完成，可以说自动化的信息管理提高了档案管理的工作效率。

2.智能管理。与传统模式的单一管理不同，档案的管理呈现出智能化的特征，电子档案可以将文字、图像、声音等各种信息智能归集到同一个档案中，进行统一管理。

3.共享性。传统的档案管理使用效率很低，其他部门若想调用档案，必须要进行人工取档，中间环节容易发生丢失、污损问题，造成档案的损坏。而信息化的档案管理是档案与信息技术、网络技术的结合，具有极为强大的共享特性，相关部门不必再动用人员上门调用档案，只需在网络上就可以完成电子档案的信息共享。

4.社会服务。档案管理的信息化发展，使其社会服务能力得到了提高，档案管理提供的服务越加呈现出社会化的发展趋势。

2 现存的问题

（一）理念认知错误

目前对档案的信息化管理模式仍缺乏足够的重视，在理念认知方面仍然停留在“保管”的层面，而没有重视对信息化档案的充分利用，档案信息缺乏足够的流动性，白白损失了信息化档案在共享方面的优越性。

（二）软、硬件落后问题

软、硬件落后是在我国很多部门中都一直存在着的固有问题，档案管理部门也是如此。计算机的内存没有随着档案信息量的提升而进行扩展，内存依然很小；硬盘容量不大，难以满足档案的储存要求；系统也依然在使用windows 2008、windows NT或windows XP等微软已经不提供服务的旧系统，性能和运算速度上难以应付现在信息发展要求；受系统限制，相关的管理软件一般也是以旧系统为基础而研发出来的，缺乏对windows 7、linux等系统的兼容性，导致软件功能受限。

（三）从业人员专业素质低

档案信息化发展历程依然很短，导致了许多年龄在40岁以上的从业人员难以适应从纸质向电子的转变，计算机水平过低、命令掌握不完全、使用技巧生疏，是档案管理人员队伍中普遍存在的问题，因此，需要更多的专业人才。

（四）缺乏统一的标准

我国的档案信息化管理发展至今仍然没有同意的标准，各馆或各系统都执行着自有的特色标准，不利于档案管理的统一实施。因此，需要对档案管理的标准进行规范。

（五）资金问题

信息化管理模式在发展过程中遇到的最大障碍是资金问题。信息化发展离不开计算机、扫描仪、打印机等设备的购置，还有内外网络的安全维护，这就对资金的投入有着极大的要求。另外，电子产品换代频繁，无论购买新一代产品还是坚持使用旧产品但进行维修和升级，都是一笔巨大的花销。

3 有关档案信息化建设的内容与对策

（一）内容

档案管理要从基础设施、信息资源、人才素质、规范标准等方面进行完善和构建[4]。

1.信息资源建设。对信息资源的建设是建设工作的核心内容，需要长期进行。信息资源的构建方式主要为将馆藏档案转变为数字化的电子文档，通过采集和接受将信息资源存入数据库中。

2.基础设施建设。涉及到建设信息化档案的基础设备主要有网络系统和能将纸质档案转化为由数字信息构成的电子档案的设备[5]。基础设施的完善与否，直接关系到档案能否顺利传输与共享。

3.人才素质建设。专业人才是管理工作的关键，信息化档案管理系统的建设，需要多方面共同发展的综合性人才，只懂档案不懂计算机，或只懂计算机不懂档案管理的人才是不合格的。

4.管理体系建设。管理体系的建设涉及到信息的采集、管理和利用，以及信息的安全性能等多个方面。管理体系越完善，信息化的建设速度也就越快，所带来的效益和结果也就越好。

5.标准规范建设。由于我国对于电子档案的采集、管理、读取、检索都是由资源所属馆自行制定标准，在信息传输和分享时经常会遇到不安全、不通常的问题，因此，需要从标准和规范方面进行统一化的建设。

（二）对策

1.采用现代化手段转变管理方式。首先，管理工作要从观念层面着手，向各部门强调档案信息化管理的重要性，使之对档案的信息化管理产生重视的态度。其次，运行机制要与时俱进，若想提高档案管理的效率，必须要有一套符合需求的、科学严密的现代管理体系。最后，现代科学理论的引导是必不可少的，只有符合客观发展规律的档案管理手段，才能实现管理工作的有效化与合理化。

2.完善安全防护体制。档案具有私密性，需要进行严格的管理，然而，资源的共享性使得档案管理部门的网络安全难以得到保证。这就要求档案管理部门必须提高安全防范意识，通过网络加密或添加口令的方式限制用户的权限，以防档案信息被盗用。还要加强对防火墙的建设，避免木马病毒及黑客对系统的攻击。另外，可以将一些需要永久储存的重要资料设为“只读”属性[6]，避免因受到破坏而无法使用。在条件允许的情况下，可以对方案多做备份，多地储存，以保证档案不会彻底“死亡”。

3.加强人员素质培养。从事档案管理的相关人员除了要有极强的责任心外，还要有扎实的专业知识水平。无论是档案管理还是文献编纂，甚至是档案保护技术都要熟练掌握。另外，鉴于档案管理工作的特性，还要在历史和古汉语方面有一定的知识储量。另外，由于计算机技术与网络技术对电子档案的渗入，因此，对于管理人员的计算机技能与网络技术水平也有很高的要求，除了网络安全知识，还要熟练掌握统计、检索等工作的具体操作技巧。

4.规范档案信息化管理的相关标准。为档案的信息化管理创建统一的、规范的标准，有助于不同部门、不同用户间可以快速、高效的利用档案信息。为此，在规范档案管理时，要从内容、编号、所属类别等多个项目进行标准化管理，从而避免信息资源的重复占用，提高档案信息资源的利用率。总而言之，档案的信息化管理若要进行规范，必须先从标准化管理开始，辅以制度上的管理，首选国际统一标准，再实行区域或行业标准，最大程度的促进资源共享。

4 结语

档案管理在从纸质向电子方向发展的过程中产生了信息化管理模式，人们在应用过程中发现了许多问题。为此，要从管理手段、安全防护、人员素质培养等多个角度着手解决，以促进档案信息化管理体系的建设。

参考文献

[1]程铭懿.浅议档案管理信息化[J].金田，2012（10）.

[2]吴金莉.浅析档案管理信息化[J].价值工程，2012，31（03）.

[3]赵永伟.浅析档案管理信息化[J].卷宗，2013（08）.

[4]席杰.档案管理信息化探究[J].档案管理，2012（04）.

[5]戴媛媛.浅谈档案管理信息化[J].都市家教（上半月），2014（06）.

[6]冯雯.档案管理信息化刍议[J].陕西档案，2011（04）.