浅谈加强水利工程建设项目档案管理工作

张玉英

摘 要：水利工程档案如实地反映了水利工程建设管理的全过程，是水利工程建设每个阶段中各项计划、决策的重要凭证和依据，对水利工程的安全运行和充分发挥效益至关重要，水利工程建设项目档案。

关键词：水利工程；档案；质量问题；对策

水利工程档案工作是水利工程建设与管理的重要组成部分。水利工程档案主要形式有文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。在文件材料的收集、整理中应符合《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）和《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822—2008）等要求。作为水利工程项目建设过程的真实记录，项目档案不仅是全面鉴定工程质量，总结工程建设工作经验和教训的重要依据，也是工程管理、维修的重要依据。现就如何加强水利工程建设项目档案工作谈几点意见。

1 建立健全与企业相适应的管理网络和规章制度，对工程档案的质量问题解决起推进作用

合理的档案管理网络是工程档案事业发展的重要条件。现如今我们在院内部建立起与各企业内部现有发展相适应的一个综合档案管理网络，将各企业已经形成的各类档案资料进行分类、收集、集中，并把基础管理工作纳入各项目管理程序，实行同步及协调管理，随着项目建设的展开而开展档案工作，同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立网络联系人。

针对我院各类文档数量的不断增多，网络媒体的信息化传播，对水利工程档案管理工作中的质量问题及对策实行以下措施：

工程科技档案如实的反映了工程建设管理的全过程，是工程建设每个阶段中各项计划、决策的重要凭证和依据，其工程科技档案的质量问题和主要原因有：

1.档案文件原件不齐全。工程勘察设计单位的档案人员不重视管理文件的收集、整理，有些工程文件多数是复印件，这很可能导致劳资纠纷。

2.工程质量评定表书写笔迹不规范。工程质量评定表书写笔迹龙飞凤舞、随意涂改，签证笔记混乱（有用纯蓝墨水、蓝黑墨水、圆珠笔、铅笔等），给后期竣工文件编制工作带来困难。

3.工程施工质量评定表签证不规范。一些分部工程和单位工程的施工质量评定表中项目技术负责人与项目经理没有签名，监理工程师与总监也没有签名，没有填写工程质量评定意见和评定时间。部分质量评定表中的单元、分部、单位工程名称不统一、桩号、高程、工程量等与实际不符。

4.工程验收鉴定书内容描述不清楚，格式不合要求。部分工程验收鉴定书内容描述过于简单，交代不清，存在缺项。此外，A4、16开、32开等纸张规格不同程度的混用，页面的上下左右边设置不合理，无法统一规范装订组卷。

以上水利工程档案的质量问题主要原因是：（1）工程建设人员档案意识薄弱，对工程档案质量的检查把关不严；（2）工程档案文件标准、规范学习培训不力；（3）档案管理制度没有严格执行。

因此，对水利工程档案管理工作不仅是对水利工程设计、施工质量的评定、验收等方面起着十分现实作用，而且为工程投产后运行、维护、管理、改扩建和技改等方面提供重要的依据，本着“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的宗旨，我们应该大力提高水利工程档案管理工作质量意识；建立健全水利工程档案管理工作制度，落实专人负责；提高水利工程档案编制人员的业务水平；把水利工程档案的质量纳入工程质量管理程序；做到归档工程文件立卷符合有关规定，资料分类科学化，档案工作标准化。同时，完善的规章制度是促进企业档案管理上等级的根本保证。

2 坚持不断开发档案信息资源，提高重点建设项目工程档案的利用价值

随着社会的发展，各项工作对档案信息资源的需求不断增大，档案工作已从传统的档案实体管理方式向全面的档案信息服务方向转变。它既负责工程档案的收集、保管和提供利用，直接为工程建设的各项工作提供档案服务，又对整个工程项目的档案业务进行指导，为项目参建单位档案管理提供技术服务。积极开发档案信息资源，并与市场流通有机地结合起来，才能有效地搞好综合服务。

档案事业作为时代文献信息事业的有机组成部分，其发展至今已进入档案信息管理和档案信息服务的新阶段。我院自60年代起就在玛纳斯河上开展水利工程项目工作，70年代建设开发了玛河二、三、四、五级引水式电站，于1995年完成了玛纳斯河山区河段的流域规划工作，2000年完成了《玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程地质勘察报告》（项目建议书阶段），2009年完成了《玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程地质勘察报告》（初设阶段），2012年玛纳斯河肯斯瓦特水利枢纽工程正式投入施工建设。在历经40多年的水利工程项目设计工作，在逐步建立健全水利工程档案管理工作制度的保证下，使我院几代设计人的理想最终变为现实。因此，坚持不断开发档案信息资源，是提高重点建设项目工程档案利用价值的工作途径。

3 加强档案标准化、规范化、为水利工程项目档案工作夯实坚固的后盾

为了全面规划水利工程建设项目档案工作，提高现代管理水平，企业档案部门必须要立足于档案的基础建设，按照业务规划标准的要求，抓好工程档案材料的形成、积累、立卷、归档、管理和开发利用。根据档案整理规范，组卷必须遵循项目文件的形成规律和特点，保持卷内文件的有机联系，注重归档资料的行为规范；分类科学，组卷合理，法律文件手续齐备，符合档案要求。只有加强项目档案标准化、规范化水平，才能为水利工程建设项目档案工作夯实坚固后盾。

4 提高档案人员的业务素质是加强水利工程项目档案管理的基本要求

档案工作服务质量的好坏，档案人员业务素质是关键，提高档案人员的业务素质，“以人为本”充分发挥人的主观能动性，是加强水利工程项目档案的基本要求。

一是加强对工程科技档案法律、法规、标准的宣传工作，提高全社会的档案意识和法律意识。信息社会对信息传播也是迅捷的，我们要充分利用报刊、广播、电视等各种宣传渠道及时将水利工程档案的有关信息在我院进行全面传播，特别是建立安全的院内网络信息共享平台---水利工程档案专业网站，通过人机互通，实现网络交流，及时沟通信息，完善水利工程科技档案的管理工作。二是培养一支高素质的档案管理专业队伍。这就要求对档案管理人员要定期参加专业理论学习，懂技术、会管理、业务精，并取得相应的管理资质、持证上岗；三是定期举办水利工程工档案管理的集中业务培训，做好各种文件、标准的院内安全网络信息讲解、培训工作。

与其他档案相比较，水利工程建设项目档案具有成套性、专业性和动态性。成套性与专业性以总体的程序和专业技术内容相衔接。构成一个建设项目档案的整体性、动态性则体现在反复利用，反复修改，只有到了验收，才能相对稳定，这时作为基本建设项目档案工作也就基本完成了。在整个工程档案管理过程中，档案人员必须及时做好平时的资料整理，积累经验，丰富自己的专业水平，为档案的入室质量打下扎实的基础。

参考文献

[1].王传宇主编《科技档案管理学》中国人民大学出版社，2000年；

[2].吴建华主编《科技档案管理学》南京大学出版社，2002年；

[3].薛四新，杨艳，黄存勋主编，现代档案管理基础[M].机械工业出版社。endprint