潍坊市公立医院档案管理现状调查

刘 洋，王 杰

（山东潍坊滨海经济开发区人民医院，山东 潍坊 262737）

潍坊市公立医院档案管理现状调查

刘 洋，王 杰

（山东潍坊滨海经济开发区人民医院，山东 潍坊 262737）

[目的]调查潍坊市公立医院档案管理的现状，分析存在的问题，并提出合理化的管理建议。[方法] 采用分层随机抽样方法，对潍坊市12所医院的院领导及档案管理工作人员进行独立自愿的问卷调查。[结果] 部分医院对档案管理重视程度不高；管理制度、机制方面还不够健全，管理方法上稍显粗放；档案管理人才方面学历偏低、专业性人才缺乏，档案管理专业性水平不高。[结论] 应从档案管理制度、方法以及专职人才培养等方面健全医院档案管理工作，更好地为医疗卫生工作服务。

医院；档案管理；管理制度；管理方法；管理人才

随着医疗卫生体制改革的全面深入，医院档案管理工作面临新的机遇和挑战。档案管理应顺应改革要求，做出相应的创新与发展，但目前档案管理在制度建设、管理方法、人才培养等方面仍存在诸多问题。医院档案作为医院各项工作正常运行的重要参考资料，对医院的发展、临床医学研究乃至医疗领域的进步有着极其重要的作用，它是医院在历史发展进程中的权威凭证和原始材料[1]，为医院发展提供着第一手资料[2]，因而研究医院档案管理工作现状并探索性提出对策建议具有十分重要的现实意义。

1 对象与方法

采用分层随机抽样方法，对潍坊市12家公立医院的院领导及档案管理工作人员进行独立自愿的问卷调查。本研究共发放调查问卷120份，回收有效问卷108份，问卷的有效回收率为90%。对回收的问卷采用SPSS 13.0软件建立数据库，并通过描述性分析方法进行处理。

2 结果与分析

2.1 对档案管理重要性的评价

所调查的12家医院108名院领导及档案管理工作人员中，院领导有72人(占66.7%)，档案工作人员有36人(占33.3%)。调查结果显示，有75人(占69.5%)认为档案管理工作重要，见表1。

2.2 对档案管理的重视程度评价

调查结果显示，认为医院对档案管理工作重视的比例仅为33.3%，有46人（占42.6%）明确表示医院对档案管理工作不够重视，见表1。

2.3 潍坊市公立医院档案管理现状

2.3.1 医院档案管理制度

调查显示，认为所在医院没有档案管理制度的有17人（占15.7%），有档案管理制度的有91（占84.5%），其中认为所在医院档案管理制度不够健全的有46人（占50.6%），见表2。

2.3.2 医院档案管理机制与方法

调查结果显示，认为所在医院未建立档案管理机制的有25人（占23.1%）；档案管理方法健全的有29人（占26.9%），见表3。

2.3.3 医院档案管理人才

调查结果显示，所调查的36名档案管理工作人员中，本科及以上学历仅有12人（占33.3%），档案学专业人员仅有3人（占8.3%）；占86.1%的人员认为专业性档案管理人员缺乏，占73.1%的人员认为医院的档案管理相关培训活动不多，见表4。

表1 档案管理重要性评价及医院对档案管理重视程度

表2 档案管理制度健全情况

表3 档案管理机制与方法情况

表4 档案管理人员情况

3 讨论

3.1 档案管理制度不够规范

本次调查发现，占15.7%的人员认为所在医院仍没有出台相应的档案管理制度；即便是拥有档案管理制度的医院中，仍有超过一半的被调查者认为医院档案管理制度不健全，亟待完善，提示潍坊市部分公立医院仍存在“重临床、轻管理、重业务、轻档案”的意识[3]，医院档案的管理模式也一直沿用传统的工作模式，管理方法陈旧，没有形成统一的管理模式和管理制度[4]。

3.2 档案管理机制不够健全

本次调查发现，仍有超过五分之一的被调查者认为所在医院没有档案管理机制；认为医院档案管理方法健全的人员还不足调查总数的三分之一。目前，多数医院缺乏系统高效的档案管理机制，档案存放分散，存放部门管理范围界定不清。如医院办公室，负责一般文书档案、科技档案等的归档整理等工作；人事部门负责人事档案的存档，医疗业务部门负责医疗文书档案的存档。缺乏统一的管理，不利于对档案的安全性与完整性，使得医院档案存在一定程度的缺失[5]。

3.3 医院档案管理专业人才欠缺

调查发现，档案管理工作人员学历偏低，本科及以上学历仅占33.3%；工作人员以兼职为主，档案学专业人才不足十分之一；相关培训活动少，专业人才缺乏。档案管理工作的特殊性要求管理人员需具备专业的档案管理知识和技能。但在实际工作中，档案管理人员通常由部门的工作人员兼职，仅靠经验进行管理，直接影响了档案管理水平的提高。还有部分医院对档案管理的软件重视程度不够，档案管理的现代化、信息化程度不高[6]。

4 建议

4.1 完善档案管理制度，提高管理人员的档案管理意识

首先应成立专门的部门负责档案管理工作，建立岗位职责，明确责任人[7,8]。其次，应将档案管理工作纳入科室绩效目标考核中，有效提高管理人员的档案管理意识，做到奖罚分明，提高档案管理工作的积极性。再次，医院档案工作人员需要转变服务理念，以档案资源的合理利用促进档案服务领域的拓展，进而更好的为医院工作人员、患者以及社会大众提供医疗卫生服务[9]。

4.2 健全档案管理机制，创新档案管理方式

首先,医院专门的档案管理部门及负责人应积极创新引入新机制，如ISO9000质量管理体系及相关标准等[10,11]，以体系化带动制度化，以制度化带动机制化。其次，创新服务模式，以档案专职部门带动职能科室，职能科室辐射临床科室的格局，形成自上而下的档案管理体系[12]。另外，随着科技的发展，档案的信息化变得越来越重要，应实现档案收集、检索、利用一体化。

4.3 重视人才培养

首先，适当增加档案管理人员的培训力度，包括对《档案法》及专业知识的培训[13]。其次，应引进高学历档案学专业人才，为档案管理工作注入新鲜血液。

[1] 陈福贵,张 悦.对我院档案管理的现状分析与设想[J].中华医院管理杂志,2006,(6):420-421.

[2] 章 洁,史维新.浅谈当前医疗设备档案管理的难点及对策[J].档案与建设,2011,(10):67-68.

[3] 刘 萍,刘绪真,于春霞,等.医院医疗设备档案管理工作[J].医学信息,2010,(5):1202-1203.

[4] 王雅慧.对新时期医院档案管理工作的几点思考[J].医院管理,2012,19(1):149-150.

[5] 罗军强,张晓霞,邱炽辉,等.加强医院档案管理努力实现档案管理现代化[J].中国医院管理,2000,20(8):28-29.

[6] 陆 蓉.对做好当前医院档案编研工作的思考[J].北京档案,2010,(8):31-32.

[7] 艾莉丽,刘铁强.医院档案管理规范化可行性探讨[J].中国医院管理,2004,24(9):33-33.

[8] 刘承志,朱 洁,吴 蔚.医院档案信息化建设探讨[J].中国病案,2010,11(12):53-54.

[9] 王霞玲,王铁玲.有关医院档案管理工作的创新研究[J].办公室业务,2012,(6):26-27.

[10] 洪 虹.医疗设备档案的管理[J].兰台世界,2006,(13):37-38.

[11] 张秀玲.医院档案管理现代化是医院持续发展的重要保证[J].档案,2009,(6):56-57.

[12] 陈爱红.医院档案网络化管理的构建与优化途径[J].中国医院,2004,8(10):32-33.

[13] 曹 燕,钱建国.医疗设备档案管理的几点设想[C].//2008年中华临床医学工程及数字医学大会暨中华医学会医学工程学分会第九次学术年会论文集,2008:13-14.

（本文编辑：邹 杨）

Investigation on archives management in public hospitals in Weifang

LIU Yang，WANG Jie
（People's Hospital of Shandong Weifang Binhai Economic Development Zone, Weifang ShangDong 262737，China）

ObjectiveInvestigates current situation of archives management in public hospitals in Weifang. Analyzes the problems and puts forward rationalization management suggestion. Methods Investigated leaders and archives management staffs who independent willing to accept questionnaire survey from 12 hospitals by random sampling method. Results Several hospital's efforts on archives management were not enough in the survey. Management system and mechanism were not perfect. Management method was extensive. Most of archives management staffs were lack of educational background, professional staff was shortage and professional level was low. Conclusions We should pay attention to archives management working from archives management system, method and professional staffs training, so as to service for medical and health care further.

public hospitals, archives management, management method, management talents

R197.32

A

1003-2800（2015）08-0483-03

2015-04-30

刘 洋（1986-），男，山东潍坊人，硕士，主要从事医院文秘与档案管理方面的工作。

王 杰（1985-），女，山东泰安人，硕士，中级经济师，主要从事社会医学与卫生事业管理方面的工作。