大数据环境下档案工作转型研究

滕春娥

摘要：本文从分析大数据的时代特征入手，重点论述档案工作的现状以及大数据给档案工作在档案资源、档案技术、档案思维等三个方面带来的挑战，并根据挑战提出切实可行的转型策略。

关键词：大数据档案工作转型

虽然大数据的定义目前尚未统一，但其内涵及特征已被人们认识和接受并达成共识。正如有学者所述，档案资源符合大数据的特征，[1]然而，就目前档案工作的现状来看，其并不能完全适应大数据环境的要求，为了寻求档案事业的长远发展，必须根据大数据的时代特征实施转型。本文从分析大数据时代环境特征入手，剖析大数据环境给档案资源、档案主体思维、档案工作流程等三个方面带来的挑战，从而提出档案工作转型策略。

一、大数据的环境特征

麦肯锡将大数据定义为：无法在一定时间内用传统数据库软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。它不单单指庞大规模的数据集合，更昭示着信息技术的又一次革新，思想观念的又一次跃进，是国家发展重要的战略资源和生产要素，为新时代的到来吹响了号角。[2]大数据具有以下四个特点：

（一）数据量大

数据量大是大数据的基本属性，随着现代技术的发展，事物的纬度越来越多，用以描述同一事物的数据量愈发庞大。如果采用抽样数据远不能描述整个事物，甚至可能漏掉事物的一些方面，还有可能得到相反的结论。因此，只有分析和处理事物的所有数据才能更加接近其本质，得到的结论也更精确和科学。

（二）数据类型多样

数据类型繁多，复杂多变是大数据的重要特性，以往的数据通常是结构化数据，它关注结构化信息，强调大众化、标准化的属性，处理数据一般呈线性增长。随着互联网络与传感器的飞速发展，非结构化数据大量涌现，它没有统一的结构属性，难以用表结构来表示。大数据重点关注非结构化信息，强调小众化，体验化。

（三）数据处理速度快

数据处理速度快，是大数据又一重要特性，随着各种传感器和互联网络等信息获取，传播技术的飞速发展和普及，数据的产生、发布越来越容易，数据呈“爆炸式”快速增长，新数据不断涌现，它要求数据处理的速度也要相应的提升，数据的价值是随着时间的推移而迅速降低的，实时处理新增的大量数据，也是大数据与传统海量数据在技术方面的差别。

（四）数据价值密度低

大数据为了获取事物的全部细节，直接采用全体数据，保留了数据的原貌，不对数据进行采样，可供分析的信息增多，这样也就引入了大量没有意义甚至错误的信息，因此数据价值密度偏低。一些应用是无效的信息，对另外一些应用成为关键信息的情况来说，数据的价值也是相对的。

二、大数据环境下档案工作转型的挑战

（一）档案资源方面

当前部分地区档案部门的档案载体仍然以纸质为主，馆藏档案数字化程度不高，一些偏远地区的档案工作甚至仍停留在手工查找阶段，很难满足用户个性化的需求。另外，有些档案部门虽然已经以电子档案为主要保管形态，但档案部门由于缺乏统一的收藏标准，导致档案资源保管上的重复和遗漏，档案保管部门各自使用不同的存储管理系统，也使得电子档案资源在共建共享方面难以实现系统对接，异构数据资源无法互通有无，难以形成档案资源整体效益。[3]大数据时代，理想状态的档案信息资源应该数量众多，类型多样，并且具备基于数据信息的数字形式，不仅可以供利用者查阅，更应该成为可供随机选取的数据样本，为用户提供个性化信息服务。但目前档案工作现实的状况与这一理想目标还存在较大差距，档案数据资源建设仍是档案工作的重点。

（二）档案工作流程方面

长期以来档案管理工作自文件归档移交档案部门开始，包括收集、整理、保管、检索、提供利用、编研共同构成一个完整的工作流程。纸质时代这一工作流程完全适应档案工作的需要，而随着社会的向前发展，电子档案大量出现，大数据环境下其管理的重心将由整理和保管向收集和利用转移，该进程也将大大加快。借助于信息技术和一体化信息管理系统，档案收集的方式和方法将转变为在线实时提供。档案资源的类型将逐渐多样，由纸质到电子，由结构化数据到非结构化数据。接收、鉴定和保存档案的技术条件和成本将逐渐增加，借助于计算机技术和各种智能手段进行科学管理，管理的触角向档案产生部门延伸，实行前端控制。[4]档案利用方式将发生变革，利用效率将大幅提升。档案服务也将不同于传统的被动式检索，更多地开展主动推介式服务。而现有的档案工作远远不能满足大数据时代的要求。

（三）档案工作思维方面

未来档案工作主体将扮演信息专家的角色，所承担的工作不再简简单单的是装订和维护，提供的服务也不是简单的查阅，而应该是在众多的档案数据群中，根据用户的需求快速挖掘出有价值的档案提供给用户。目前部分档案工作者在思想观念上仍存在着“重藏轻用”的保管理念，认为档案是国家的宝贵财产，不应该广泛利用，甚至对利用者提供服务的态度也是消极被动的。电子档案的出现，使得一些档案工作者出现了排斥态度，一些老同志拒绝学习计算机，由于能力及态度的原因，导致电子档案收集不全、保管不利，极大地阻碍了档案工作的开展。另外，一些档案工作者在工作中墨守成规，不求新求变，缺乏社会责任和担当，不能将档案工作置于社会大环境中去思考，这些都成为束缚档案工作发展的重要因素。

三、大数据环境下档案工作的转型策略

所谓转型，是指事物的结构形态、运转模型和人们观念的根本性转变过程。不同转型主体的状态及其与客观环境的适应程度，决定了转型内容和方向的多样性。转型是主动求新求变的过程，是一个创新的过程。在大数据背景下档案事业若想发展必须转型，若想顺利完成转型也必将在档案管理体制、运行模式、发展战略等方面进行调整。

（一）档案管理体制方面

管理体制即采用怎样的组织形式来实现管理的任务和目的。对于档案管理体制来说，其核心是档案各管理机构的设置，管理体制的设置决定了档案资源建设、档案资源利用的程度。

大数据环境下将借助于信息技术、互联网技术以及网络信息系统，实现档案管理链条上数量众多的不同部门之间进行即时通信、互联互通以及一体化管理，即每个部门产生的档案可以通过在线的方式，及时地提交给档案部门进行管理，这就要求现阶段档案工作变革目前的档案管理体制，[5]首先，建立至上而下的扁平式档案管理系统，摆脱由于受制于不同的体制，造成众多的部门分隔管理和独立运营的体制弊端，改变档案的产生环节与档案的保管、利用环节分离的运行模式，实现档案的产生部门与档案管理部门的密切协作和配合，在统一平台上实现档案的产生、处理、移交、保存、利用等环节的有机衔接，提高档案管理的效率和效果。其次，建立档案运行监督机构，平行于档案管理系统，保证随时跟踪档案各部门运转情况，最终使档案管理的各部门朝着一体化、大协作、全过程、高效率的方向发展。

（二）档案工作运行模式

运作模式是指一个事物进行中的工作状态，各个学科和行业均有自身的固定模式。任何模式都在不断地发展和创新，档案管理模式也在不断地发展和创新。

档案管理整个流程也可以看作一个完整的档案管理链，大数据时代档案工作将实现基于统一存储标准的电子档案全程控制、一站式服务、一体化管理新的运作模式。[6]这就要求目前档案部门首先要加强各档案部门自身的资源建设，丰富馆藏，做好档案资源数字化建设；其次，进行门户网站建设，将本部门数字化的档案资源进行深入加工，将开放的、可利用的档案发布到门户网站，采用规范的档案管理软件进行管理；再次，依靠先进的信息技术，对本部门档案实施科学保管和鉴定。最后，建立全国档案资源网，使所有档案资源都可以按照不同的检索方式为用户所利用，真正做到一站式服务和一体化管理。

（三）档案工作发展战略

发展战略是一定时期内对组织发展方向的选择、规划，可以为组织指引发展方向，实现组织快速、健康、持续发展。针对档案工作主体表现出的档案思维现状，必须注重加强档案工作发展战略，从职业规划高度引领档案工作思维。首先，档案部门必须通过加大培训力度，提高档案工作者的技能和职业道德。其次，重视跨界合作，打破专业界限，走开放、多元、社会化的发展道路。最后，档案工作者必须积极参与社会活动，承担社会责任，让档案事业充分融入到社会发展中，利用自身的独特资源优势，借鉴其他学科的优势，创新档案产品，为社会提供多样化的服务。

大数据正影响社会生活的方方面面，这是机遇也是挑战，档案工作应正视这一新的变革，档案工作者亦应在大数据时代的背景下去思考档案工作的未来，以大数据为支撑点，不断加强档案资源建设，建立新的档案管理体制，调整档案发展战略，最终让档案工作在新的时代下找到更大的发展空间，让档案事业更有作为。

*本文为牡丹江师范学院2014年度人文社科研究（青年学术骨干）项目“基于校园文化建设的高校档案信息资源开发利用研究”（项目编号：QG2014009）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]刘国华，李泽锋.档案工作中大数据框架构建及应用思考[J].档案管理，2014（2）：32.

[2]大数据分析技术的发展[EB/OL].[2012-05-16]. http：//tech.ccidnet.com/art/32963/20120516/3859799_1. html.

[3]王玲，张妍妍.大数据时代档案工作面临的大机遇和大挑战[J].兰台世界，2014（6）：15.

[4]张建铭.大数据时代下的档案管理方式变革分析[J].兰台世界，2014（6）：151.

[5]丁国勇，大数据时代对档案工作影响及应对策略研究[J].兰台世界，2014（6）：43.

[6]归吉官.我国档案工作转型发展中的新现象[J].档案，2013（9）：5-6.