电子文件概念发展及其理论实质分析

王大青

摘要：针对当前实践中人们对电子文件仍然存在着模糊认识的现象，阐述电子文件概念发展历程、内涵与外延变化情况，着重分析电子文件概念发展的缘由。从时代进步、科技发展、电子文件管理现实需要等方面揭示数字网络环境下电子文件实施知识管理的本质需求，由此认知电子文件概念的发展规律，以期为电子文件的科学管理奠定基础。

关键词：电子文件数字文件概念认知理论实质知识管理

Abstract： In the practice， there are blurry under？ standings on the concept of electronic record.

Having discussed the developing course， this pa？ per analyzes the reasons of the concepts evolution. Such as the reasons about ages progress， technolo？ gy development and the requirements of manage？ ment for electronic record. The substantial cause is the knowledge management for electronic record. Therefore， the developing law of the concept has been revealed in order to establish foundation for the scientific management of electronic record.

Keywords： Electronic Record； Digital Record； Concept Analysis； Theoretic Essence； Knowledge Management

一、引言

在人类由信息时代迈向知识时代的进程中，电子文件管理理论的发展甚至推动了档案管理基本理论迈上新的台阶，而这反过来又要求我们重新审视电子文件管理理论与实践。鉴于此，我们站在时代前沿，以历史的、前瞻的眼光重新梳理和发展电子文件管理基本理论是十分必要的，而其中的首要问题就是电子文件概念的认知。

对于什么是“电子文件”，从20世纪80年代开始，国内外学者就进行了广泛而深入的研究。从研究方法来看，主要采用“属+种差”的模式进行定义，即首先研究电子文件的上位概念——“文件”内涵和外延所发生的变化，进而揭示电子文件的“种差”即其本质属性。因此，要系统地把握电子文件概念发展规律，首先就要分析因电子文件的出现而促使文件概念所发生的变化。

二、文件概念的深化认识及其意义

（一）对文件构成的强调

1997年，国际档案理事会发布的《电子文件管理指南》，将“文件”定义为：“文件是由组织机构或者个人在其活动过程中所形成或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、结构和背景信息构成，而不管其形式或载体如何”。[1]该定义明确了文件的三个构成部分，即内容、结构和背景信息。其中，文件的“背景信息”指文件形成前、形成过程中及形成后所处环境信息，是支撑文件凭证价值和情报价值所必需的背景知识，由文件创建和管理中所涉及责任者、地点、业务、缘由、行政环境、法规环境、各要素间联系等信息构成。

与传统的文件定义相比，《电子文件管理指南》强调了文件的构成。其原因有许多，但关键的因素是电子文件的产生对传统档案理论的冲击：一是传统纸质文件结构，无论是物理结构还是逻辑结构，一旦形成，往往是固定不变的，任何变动都会直观地反映于文件对象本身。然而，对于电子文件来说，其物理结构与逻辑结构却是分离的，两者之间的联系具有非直观性和变化性；二是纸质文件在传递和处理过程中，业务办理的各种“痕迹”，往往会作为业务背景信息直接记录在文件上。可是，电子文件产生、处理与传输则需要依赖数字设备，其背景信息可以与电子文件的内容信息分离，极易发生文件背景信息不完整、不可靠乃至丢失的现象。因而重新定义文件、强调文件的结构与背景信息是十分必要的，这也是在新的历史条件下对文件定义科学性的进一步提升。

（二）对文件本质的进一步认识

在2001年发布的国际标准ISO15489-1《信息与文献-文件管理-第1部分：通则》中，文件的定义为“文件是由组织机构或者个人在履行法定职责或从事具体社会活动过程中所形成和接收的信息，它是作为证据和信息进行维护的”。[2]这个定义，强调文件是作为“证据和信息”看待的。

不仅如此，在2011年发布的国际标准ISO30300《信息与文献-文件管理系统-基本原理与术语》中，对文件定义的“属”又进行了新的深化，指出“该信息是作为证据和资产进行维护的”。[3]那么，文件是什么类型的资产呢？文件作为记录信息，是融合了人类智力劳动的产品，属于知识资产的范畴，也就是说文件不仅仅是法律证据与业务凭证，而且也是知识资产。

（三）文件概念深化认识的意义

随着电子文件的出现与增长，人们对文件本质属性的认识不断深化，其意义在于：

1.对文件概念定义的深化是认识电子文件的前提，是区别电子文件与其他电子文献的根本条件。文件概念的准确定义是文件与档案管理理论、实践蓬勃发展的基石。只有对文件概念进行科学定义，才能有文件和档案的科学管理，才能为认清电子文件的本质创造条件，才能谈得上科学的电子文件管理。

2.对文件概念定义的拓展是人类在迈向知识时代的进程中对文件本质属性的新发现，决定着电子文件管理的根本走向。也就是说，随着时代的进步，文件本身所具有的多维特性在文件管理实践中被人们由浅入深地逐步认识，从而推动了文件管理实践不断地由传统手工管理发展到信息管理，再由信息管理发展到当今时代所要求的知识管理，这也是大数据环境下电子文件共享与利用的本质要求。

三、电子文件概念的发展及其意义

（一）电子文件概念的发展

1997年，“电子文件”的典型定义为“电子文件是适宜于电子计算机操作、传输和处理的文件”。[4]在这个定义的“种差”部分，将产生文件的主体对象限定为电子计算机，即认为电子文件是依赖电子计算机生存的。

2008年，国际档案理事会将“电子文件”的定义发展为“位于电子存储载体，由电子设备产生、传输、维护和利用的文件”。[5]这个定义将电子文件的产生主体对象扩展为“电子设备”，而不仅仅局限于“电子计算机”。从社会发展实践看，产生电子文件的主体——电子设备的多样性是电子文件定义发展的根本依据。如今，除了电子计算机外，智能手机、数码照相机等电子设备也可以产生与处理电子文件，将诸多电子设备所形成的文件囊括进来，使得电子文件的内涵和外延更为准确。

在对电子文件的外延进行界定时，国内外均有学者认为电子文件应包含存储了模拟信号的录音带、录像带等。对照2008年的电子文件定义，可作如下分析：

1.模拟信号的录音带、录像带属于电子存储载体，它们所记录的文件也是由模拟信号的录音机、录像机等电子设备产生、维护和利用的。然而，这类模拟信号的文件不能被此类电子设备或电子计算机直接传输，只有经过数字化流程后方可被计算机传输，而这个数字化过程实质上是一个有损的复制过程。由此来看，模拟信号的录音带和录像带与纸质载体文件一样本身不具可传输性，从这个角度说，其本身不能严格地符合电子文件定义要求。

2.模拟信号的录音带、录像带，与同属电子设备的胶片式照相机所生产的纸质照片等，实质上沿用的都是传统载体档案管理模式，与当下创新的电子文件管理模式是有本质区别的。这与提出电子文件概念的初衷是不相符的，即提出电子文件概念的宗旨就是为了对其实施有别于传统载体档案文件的创新管理模式。

鉴于此，模拟信号的录音带和录像带等不符合电子文件定义的“种差”要求，应将其排除在电子文件外延之外，这样更加切合电子文件概念定义的精神，更加有利于电子文件的科学管理和利用。

在我国的国家标准GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》中，将“电子文件”定义为“在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件”。[6]在此定义中，明确电子文件为“数码形式”，将其依赖设备指定为“数字设备”。与同时期国际标准中电子文件的定义相比，这个定义具有一定的先进性，即其明确了电子文件的形成环境，并且清晰地界定了电子文件的外延，将属于传统载体档案范畴的模拟信号录音带和录像带等明确排除在外。但是，这个定义也存在着一定的冗余性，即它添加了“可在通信网络上传送的文件”，实际上在数字环境中生成、由数字设备处理的文件或者非文件的数字信息，均具有可在通信网络上传送的属性。

（二）电子文件概念的时代延伸——数字文件概念的出现

光子和量子计算机，是一类新型数字设备，不能简单地用电子设备来指称。近年来，随着光子和量子计算机的出现，其生成的文件，用“电子文件”概念来指称又显得不够准确和科学，或者说“电子文件”的内涵和外延应作进一步拓展。

在2011年发布的国际标准ISO16175《信息与文献-电子办公环境中文件管理原则与功能要求》系列标准的术语表中，出现了“数字文件”这个概念，其定义是“借助数字设备形成、传输、管理和利用，并存储于数字存储载体的文件”。[7]这个定义的“种差”部分，将产生文件的主体由电子设备扩展为数字设备，将存储介质由电子存储载体演变为数字存储载体，这完全体现了当今数字网络环境下文件生产设备的多样性。也就是说数字文件这个概念，比原来的电子文件又向前发展了一步。

（三）电子文件概念发展的意义

当前，从描述对象来看，电子文件与数字文件基本是一致的。但是，从发展趋势看，随着光子、量子等数字设备的推广应用，以数字文件取代电子文件这个概念是符合时代发展潮流的，其意义主要表现在以下三个方面：

1.适应了数字计算机范畴拓展的社会实践。数字文件的产生设备主体除了电子计算机外，还包括了量子计算机、光子计算机。人类社会在迈向知识时代的进程中，光子计算机、量子计算机和激光传输材料等已经走出实验室，进入初步应用阶段，而光子计算机和量子计算机使用光子和量子信号进行数字运算、存储和传输，并不是电子信号。如果我们忽视这个发展趋势，依然称光子计算机和量子计算机所生成的文件为电子文件，则会降低概念定义的科学性以及文件与档案理论的实践指导性。

2.扩大了数字文件产生主体的范围。数字文件产生设备除了计算机外，还包括了非计算机的数字设备，如智能手机、PDA、iPad、数字录音笔、数码照相机和数码摄像机等。在人类所面临的大数据环境中，文件生产的社会实践、大数据分析和处理工具、大数据利用理念等均要求人类拓展数字文件的捕获、收集渠道和范围，以便从看似无关、似乎没有价值的数据中发掘知识。将生产数字文件的主体由单一的计算机拓展为多元化的数字设备，正是适应这个趋势之举。

3.科学地界定了数字文件概念的外延。如果说电子文件的定义容易产生外延的模糊性，数字文件则以“数字设备”和“数字存储载体”清晰地界定了其外延，将生产模拟信号的旧式录音机和录像机等电子设备以及记载模拟信号的传统录音带和录像带等电子存储载体排除在外，从而为数字文件管理模式的创新与发展排除干扰。

四、电子文件概念发展的理论实质分析

正如美国档案工作者协会所指出的那样：今天，对档案术语和学科界限最为关键的影响，在很大程度上来自于电子文件的挑战。电子文件迫使档案工作者更加密切地与相关学科进行协作，从信息技术和知识管理等视角考虑档案术语的发展。[8]

在文件和档案管理领域，20世纪70、80年代酝酿出“机读文件”，80、90年代培育出“电子文件”，21世纪又提出“数字文件”，其背后蕴含着档案管理理论的发展实质。

（一）文件的知识资产属性是电子文件管理和利用模式创新的内在驱动力

在人类社会迈向知识时代的进程中，电子文件知识资产属性的发现与强调，可以很好地回答“电子文件的管理和利用模式要不要创新”以及“如何适应知识社会发展趋势”等问题。在数字资源争相开展知识管理和知识服务的大数据环境下，揭示电子文件的知识资产属性是响应此外部环境并实施互动的最佳内在驱动力，从而为电子文件资源开展知识管理与知识服务提供坚实的理论支撑。

（二）电子文件的凭证价值需求是数字办公环境下电子文件构成和管理机制演变的决定性因素

社会实践需求是促进事物发展最为直接的作用因素，往往也是决定性的因素。电子文件其情报价值和文化价值往往直接来源于电子文件内容，而其凭证价值的保障则对电子文件构成及其管理机制提出了更为复杂的需求，要求从电子文件应用系统设计开始、对电子文件全生命周期实施科学的智能式“档案化”管理，而这个管理在很大程度上要借助于电子文件管理“命脉”——电子文件管理元数据来实施，这必然要求对电子文件构成作进一步深化认识、对电子文件管理机制进行创新。

（三）信息和通讯技术的发展是文件和档案管理领域中新概念产生与发展的强大推动力

现代社会，信息和通讯技术迅猛发展，从而在根本上改变了文件和档案的产生、管理和利用方式。互联网、物联网、云计算、大数据等技术，不仅仅改变了当代文件量的构成，也对文件提出了质的发展要求。现代信息和通讯技术，不仅催生了新的文件生产设备，也发展了档案管理设备，从而对传统文件和档案理论产生了重要冲击，随之孕育并发展了新的概念。

（四）文件和档案管理领域新概念产生与发展的根本要求源自于时代环境变化

正是时代与社会发展的大环境，不断要求文件和档案管理领域产生与之相适应的新概念，也正是由于时代与社会需求的牵引，才持续地促进着电子文件相关概念的不断发展。今天，语义网、电子政务、电子商务、数字地球、智慧城市、智慧档案馆等建设，无一不体现出社会对知识的强大需求。作为文件和档案理论工作者，必须敏锐地捕捉到时代的根本特征及其发展趋势。正如加拿大著名档案学者特里·库克所指出的那样，应“将着眼点从信息转移至知识上来”，[9]从而科学地把握时代对电子文件管理理论的本质要求，并将其体现于电子文件基本理论之中。

（五）文件和档案管理实践是文件和档案领域中新概念出现的根本源泉

认识来源于实践，实践是认识的源泉。在信息技术强劲运用的当下，各国文件和档案实践部门纷纷行动起来。例如，我国各省市投入巨资进行电子文件管理系统的开发，在国家层面上构建档案资源共享云平台。但是，从总体上看，在数字办公环境下，如何科学、高效、长久地保存并利用好人类记忆，仍然是当今文件和档案领域所面临的实践难题。要想成功地应对这一挑战，首先就要对“文件”这一管理对象进行深刻的认识。

（六）文件和档案管理理论的发展是文件和档案领域中新概念发展的内在机制

基本概念是理论体系构成的基石。因此，文件和档案管理理论的发展必然要求其内在的概念体系与时代同步发展。实践在进步，反映实践客观规律的理论也必然要随着之发展，并且应具有很好的科学性和前瞻性。唯有如此，文件和档案管理理论才能发挥对实践的说明、解释、指导与改造作用，才能引领实践科学发展。客观地、历史地定义好电子文件管理的相关概念，正是文件和档案管理理论发展的重要标志与内在机制要求，是文件和档案管理理论打破旧的体系、重新建构新的理论体系并渐趋完善的必由之路。

*本文为国家社科基金重点项目“云计算环境下电子文件元数据管理智能化研究”（项目编号：13ATQ008）的阶段性研究成果之一。

注释及参考文献：

[1] [4]ICA. Guide for Managing Electronic Records from an Archival Perspective[S]. 1997.

[2]ISO. ISO 15489- 1 Information and documenta？ tion -- Records management -- Part 1： General[S]. 2001.

[3]ISO. ISO 30300：2011 Information and documenta？ tion -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary[S]. 2011.

[5]ICA. Principles and Functional Requirements for RecordsinElectronicOfficeEnvironments - Mod？ ule1： Overview and Statement of Principles[S]. 2008.

[6]国家质量检验检疫总局，国家标准化管理委员会. GB/T 18894-2002《电子文件归档与管理规范》[S].2002.

[7]ISO. ISO 16175- 1 Information and documenta？ tion- Principles and functional requirements for records in electronic office environments- Part1： Overview and state？ ment of principles[S]. 2010.

[8]The Society of American Archivists. A Glossary of Archival and Records Terminology[S]. 2005.

[9]Terry Cook. Electronic Records， Paper Minds： The Revolution in Information Management and Archives in the Post-Custodial and Post-Modernist Era[J]. Archives and Manuscripts 22， 1994（2）：300-328.