浅析医学科研经费管理信息化

王长通，李慧，郭启勇，田忠

(中国医科大学附属盛京医院，沈阳市110004)

近年来，随着我国医疗整体水平的发展及医院科研能力的提高，医院获得各渠道科研项目及科研经费逐年增多，科研成果不断涌现，医院正实现着由临床型向科研型大医院的转变。与此同时，上级科研管理部门对项目申报、过程及结题管理越来越严格;对项目预期研究成果达标率要求越来越高;对科研经费预核算要求越来越精确;对各类经费支出合理性要求越来越精细化。因此，如何对科研经费进行科学有效的管理，实现科研经费的合理支出、高效利用，为课题的顺利进行及成果最大化奠定一个良好的基础，已经成为科研管理部门面临的一个重大管理课题［1］。

医院科研经费是指医院科研人员获得的，由政府、企事业单位或其他组织提供，用来完成项目合同任务书所规定的科研任务，以实现科学研究内容成果化的科研费用［2］。科研经费是开展科学研究活动的物质基础［3］。科研经费管理是医院科研管理中的重要组成部分，在医院信息化水平整体推进的大趋势下，改变传统的管理方式，建立科研管理信息系统，实行医院科研经费管理的信息化，已经成为提高高校及其附属医院科研管理水平的一个重要途径和必然趋势。

1 科研经费信息化管理的必要性

1.1 随着医院科研水平的进步，医院取得的来自国家、省、市各渠道的各级各类科研项目不断增加。以盛京医院为例，2013年医院获各级各类科研项目资助181项，资助经费高达3889万元。其中，获国家自然科学基金资助43项，资助经费1812万元;2009—2013年5年间，医院共获得各级各类科研项目773项，累计获资助科研经费12 845万元。同时为鼓励医院科研人员的积极性，盛京医院特设“盛京自由研究者计划”支持基金、院内资助课题计划、优秀博士资助课题及医疗三新项目基金，对优秀的科研人员给予资助。

科研经费的来源及种类多样化，不同类别项目预算科目不同，结题审计标准不同。传统的报销方式，科研管理部门只对经费支出项目核实，未跟踪经费使用的合理性及使用效益;财务部门由于不熟知科研项目进展，只针对项目经费进行收入支出核算，同样缺乏对经费的监督管理，科研项目信息在各管理部门之间未能做到及时、全面地共享，造成经费使用和管理的不协调［4－5］，这种情况已不能满足督促课题顺利进展、规范经费合理支出、保障课题顺利结题及实现课题成果化良性循环的要求。

1.2 课题负责人对项目的进展与项目经费的重要性认识不足，将科研项目的中标、进展与结题成果化孤立对待。只片面地追求项目的中标率，而忽视了最为重要的项目进展和结题以及项目研究的成果转化率，从而导致经费未按项目任务合同书的具体要求合理支出，严重者甚至在项目结题前期突击使用科研经费。这种恶性循环现象的存在使得传统的经费管理方式遇到现实管理瓶颈。

1.3 科研经费的信息化管理能满足科研人员和科研管理人员对经费报销进展程度和审核意见的实时动态跟踪。报销申请者自行网络查看审核通过后，持经费卡到财务部门进行费用报销一次性完成，这种新型经费管理方式在方便科研人员的同时也提高了科研管理部门的工作效率。

1.4 多维度监管机制在一定程度上保证了费用支出的合理性。体现在系统对经费支出项目依据经费管理办法和任务合同书进行具体限定及管理部门对报销申请逐级审核。

1.5 传统的手工、半手工的科研管理模式，已经不适应目前科研管理工作的要求，连年增长的科研大数据要求医院对科研经费实行信息化管理。信息化管理有利于简化服务流程，实现资源的对接共享，易于从源头和使用上对数据进行动态跟踪管理，最终达到提高管理水平，提高科研决策的作用［6－7］。

2 科研经费信息化模块的功能与流程

2.1 规范科研经费支出项目

严格按照国家及省、市科技三项经费使用规定，结合盛京医院实际情况将报销项目分为三大类:实验相关费用、差旅费用、劳务费用。其中实验相关费用包括:实验动物费用、实验耗材费用、实验试剂药品费用、小型仪器设备购置费用、测试化验加工费用、查新检索费用、翻译费及润色修(审)稿费用、检查费用、打印复印装订费用、邮费、购书及相关资料费用。严格依据任务合同书及经费使用管理办法限定经费支出项目是确保经费支出合理、利用高效的基础。

2.2 为项目顺利结题保驾护航

科研项目中标后，科研管理部门和财务部门严格按照项目任务合同书中的经费预算，将项目的总金额和经费支出科目预算金额分门别类录入科研管理信息系统。该功能实现了由计算机系统对科研经费的分类管理，使科研经费实际支出满足项目任务书的经费预算，改变了以往科研经费支出不分细项，未按任务书经费预算支出的现象。在经费支出时，如单项费用支出超出预算时，系统将提醒“余额不足”无法支出，但是该系统又具备预算金额微调的功能，既保证了科研经费使用的原则性，又具有一定的灵活性［6］。

2.3 为各部门之间经费的协调管理搭建桥梁

传统的科研经费管理模式下，项目负责人负责编写项目经费预算，科研管理部门依据经费预算审计经费实际支出科目，财务部门依据国家及医院财务制度审核支出，项目的经费管理过程各环节缺乏沟通机制。科研经费管理信息系统实现各环节管理的可视化，为科研管理部门与财务审计部门、课题组之间的协调搭建桥梁。

2.4 使科研经费与科研项目相关联

在科研经费管理平台上，每一笔经费都是依托于具体的科研项目而存在的。科研人员和管理部门可以在信息平台上直观、具体地查询到项目经费使用情况及余额，便于项目负责人依据具体的项目起止时间与进展程度合理安排经费支出。

2.5 科研经费报销流程

(1)员工科研经费报销流程实行三级审核:员工申请→科研与学科建设部审核一级审核→科研与学科建设部主任二级审核→主管院长三级审核(报销金额达到院财务要求的情况)。

(2)研究生科研经费报销实行四级审核:研究生申请→研究生导师一级审批→科研与学科建设部审核二级审核→科研与学科建设部主任三级审核→主管院长四级审核(报销金额达到院财务要求的情况)。

2.6 科研经费的报销申请和查询界面

科研经费报销申请界面见图1，科研经费报销查询界面，见图2。

图1 科研经费的报销申请界面

3 科研经费信息化管理的应用体会

3.1 系统模块的更新重组

盛京医院科研信息管理系统嵌在于以人力资源管理为纵轴的院内办公自动化系统上。科研信息管理系统主要包括:科研信息管理、投稿介绍信管理、科研经费管理、研究生管理、学术任职管理5大模块。模块更新前只能实现经费余额的查询，具体报销费用的查询独立于另外一个财务系统之上。2011年医院在对院科研人员进行大量的实际报销需求调研的前提下，着手开发科研经费管理模块。新的经费管理模块优势是:(1)能实现科研经费支出项目明细及经费余额的实时查询;(2)能动态跟踪经费报销的审核动态;(3)科研经费金额与具体的科研项目内容相匹配，使得每笔经费的支出项目更加合理化;(4)项目的实际报销支出情况可以溯源、统计、实时查询;(5)科研人员通过真实可见的数据全面掌握个人科研项目费用支出的总体情况。

图2 科研经费报销查询界面

3.2 结合科技三项支出经费，确立医院科研费用支出类别

各渠道来源的各级各类科研项目的科技三项费用的支出类别均不相同，盛京医院的实验费用支出项目也因开展实验项目的不同而异。因此，适用于医院经费管理系统支持的项目支出类别目录，对于医院科研经费管理系统的建立及运转至关重要。盛京医院凭借多年管理经验结合报销实际情况，制定出原始的经费报销申请单(见图3)，并利用几个月的时间不断完善，最后将经费支出项目分为三大类:试验相关费用、差旅费用和劳务费用，其中试验相关费用包括试剂、药品等实验相关费用。具有特色的经费支出项目明细的建立，对医院经费报销模块及其他经费管理模块的推进具有巨大的基奠意义。利用信息化管理的平台，在加强科研经费的监督管理的前提下，同样有效促进科研经费管理的科学化、透明化［5］。

图3 原始科研经费报销审批单

3.3 增加了科研项目管理与经费管理之间的联系

传统的经费管理方式由于项目负责人、科研管理部门与财务部门之间网络机制不健全，缺乏合理的沟通协调，科研立项后，某些项目负责人缺乏严格按照科技三项经费预算支出经费项目的意识，科研管理部门不跟踪经费使用效益，财务部门只进行核算，从而使部分科研经费未发挥其应有的价值。科研经费信息化管理就是要培养科研人员合理支出科研经费的意识，加强科研经费使用过程中的监管力度，掌握经费的使用动态情况。在科研经费管理平台上，每一笔经费都是依托于具体的科研项目而存在，便于项目负责人依据项目起止时间与进展程度合理安排经费支出。

3.4 提高了经费使用的效益

科研人员通过信息平台可以随时查询项目经费使用和结余情况、科研管理部门依据任务合同书和经费管理办法，通过系统规范了项目经费的支出范围和比例，大大减少了项目负责人对经费使用的盲目性，促进科研经费管理的透明化、科学化，最大程度发挥了科研经费的使用效益和效率。

3.5 建立科研经费预警机制

科研经费预警机制是指按照国家、省、市科技主管部门对科研经费使用管理办法要求，对受资助项目支出科目(包括研究经费、国际合作与交流经费、劳务费和管理费等)按照一定比例设限，经费使用只能在此范围内开支，当超过此支出范围时系统将自动结束其报销操作。建立此预警机制的必要性在于科研管理人员难以掌握科研经费各预算科目使用情况，而劳务费与管理费一直是项目经费难于控制的部分。通过系统直接限定费用的支出，可以有效避免此项费用的超支问题。保障经费按项目预算支出，为课题顺利结题奠定基础［8］。

3.6 工作展望

科研经费的管理必须依托于科研项目，科研经费管理只是科研项目管理的一个组成部分。盛京医院下一步将完善科研项目管理模块建设，最终建成以项目管理为中心的经费管理。

［1］ 张斌，程立新，侯峰，等.内蒙古医学院的科研管理信息系统的设计与实现［Z］.中华医学会第12次全国医学科学研究管理学学术年会，成都，2010.

［2］ 周增桓，袁凯瑜，赵醒村.实用医学科研管理学教程［M］.广州:高等教育出版社，2006:116.

［3］ 翁振群，李晖，陈湘川.医院科研经费管理中存在的问题及对策［Z］.中华医学会第十三次全国医学科学研究管理学学术会议.海口，2012.

［4］ 刘彬.医院科研经费管理存在的问题及对策［Z］.中华医学会第12次全国医学科学研究管理学学术年会，成都，2010.

［5］ 梁公文，王丹蕾，王兵，等.医院科研经费精细化管理策略的探讨［Z］.中华医学会第12次全国医学科学研究管理学学术年会，成都，2010.

［6］ 吴锦艺，张志坚，罗彩琴，等.综合性医院科研管理信息化建设探讨［J］.福建医科大学学报，2013，14(3):27 －30.

［7］ 顾国青.医院科研经费管理的实践［J］.卫生经济研究，2013(6):45－46.

［8］ 李庆虹，李进，许文涛，等.基于工作流概念的科研经费信息化管理［J］.解放军医院管理杂志，2011，18(3):232 －233.