医院文书档案管理现状及对策

简小东

摘 要：医院文书档案是主要包括医院的基建资料、党建工作、管理制度、财务费用等资料，是医院重要的史料，是医院发展变化的见证。医院文书档案管理工作的主要工作职责是负责医院文书档案的记录、收集、编辑、归档、存储、借阅以及销毁等。医院文书档案管理是医院加强规范管理的基础工作，能为医院的制度化、流程化、规范化提供依据。医院文书档案管理能力是医院综合实力的重要组成部分，标志着一个医院的现代化水平。本文从医院文书档案管理的重要性入手，分析了医院文书档案管理的现状，提出了解决有关问题的措施和方法。

关键词：医院；文书档案管理；制度；规范

1 加强医院文书档案管理的重要性

加强医院文书档案管理是档案自身属性的本质要求。档案是指国家机构，社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，或组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。从档案的存储介质上可以分为纸质档案和电子档案，从档案存在的形态上可以分为声音、照片、文字、影像等等，档案具有自然性、客观性，能够真实地反映事件发生当时的环境、情境，是查阅事件既往事实的真凭实据。医院文书档案是医院建设发展过程中形成的，真实地记录了医院的发展轨迹，反映了医院在加强基础设施建设、加强财务管理、人力资源管理、加强业务素质提升等方面所走过的道路，对于总结成功经验，吸取教训，不断推动医院的健康长久稳定发展具有重要的指导作用。

2 医院文书档案管理的现状

1、思想意识上对文书档案管理不够重视。在很多医院领导的思想意识中普遍存在“重业务、轻管理”的问题，特别是基础的文书档案管理工作的重视程度不够，认为文书档案管理不能直接产生经济效益，短时期内对医院的管理也起不了多大的提升作用。甚至，有人认为文书档案管理工作是综合办公室的事情，没什么太大的价值和意义，在档案的记录和归档中存在抵触情绪。由于思想意识上的轻视，导致基础的文书档案资料不健全，文书档案保管不妥善，借阅和登记工作流于形式，文书档案的利用率被大大降低，失去了存在的价值。

2、文书档案管理人员综合素质有待提高。由于思想意识上没有真正重视文书档案管理，因此，一般医院也就不太重视文书档案管理人员的培训和培养。很多文书档案管理人员并不是专业学习和从事文书档案管理专业的，而是从行政管理、人力资源管理、计算机管理等不同专业和岗位调整过来的。他们缺乏专业的知识和能力，导致了文书档案管理工作的不标准、不规范。医院将大部分的培训经费和精力都投给了医护人员的专业技术培训培养，所以，文书档案管理人员的后续学习充电的机会被大大削减，岗位的胜任度不能适应医院的快速发展。

3、文书档案管理的制度不健全或执行不严格。很多医院制定了完善的医院管理制度，但制度制定的出发点和落脚点，主要是针对医院的日常管理，如考勤管理制度、报销制度、医护人员守则等。对于医院基建档案、财务收支数据、会议记录纪要、各类采购合同等方面都未全面覆盖，制度死角普遍存在。由于文书档案管理相关制度的不完善，文书档案收集、整理、归档等缺乏制度依据和保障，导致文书档案的缺失率居高不下。部分医院对档案管理有完善的制度流程，然而，在资料归档、档案借阅等过程中，未严格执行制度，导致文书档案丢失、遗失、损毁等现象时有发生，文书档案管理工作的完整性遭到破坏。

4、文书档案管理的资金保障不够。部分医院的文书档案管理室资金投入不够，未严格按国家强制标准装修，消防设施设备不达标，文书档案的保管环境存在安全隐患，防火、防水、防盗工作还存在很多薄弱环节。此外，很多医院文书档案保管仍然沿用过去的技术和设备，电子化的办公平台未充分利用，信息化步伐缓慢，一定程度上影响了文书档案的收集、编辑、归档、查阅的效率，制约了文书档案管理工作的现代化。

3 加强医院文书档案管理的对策

1、领导干部要切实重视医院文书档案管理工作。领导重视是加强文书档案管理的重要条件，是组织保障。只有领导从思想意识上高度重视了，才能加大档案管理的人力、物力、财力的投入，才能加强日常管理，推动此项工作更高效的发展。医院领导要带头加强与档案管理有关的法律法规的学习，定期组织普法培训和普法宣传活动，增强全体干部特别是医院一把手的法制意识、文书档案管理意识，使得全体干部职工都能真正认识到文书档案管理的重要意义。档案管理工作绝不仅仅是档案管理部门的事情，与各部门都息息相关，特别是在档案资料的前期收集和后期查阅阶段。因此，领导重视、全员参与是保证医院文书档案管理工作顺利推进的必要条件。

2、提升文书档案管理人员的综合素质。文书档案管理人员的业务水平和综合素质直接决定着此项工作的质量，因此，提高文书档案管理人员的综合素质是加强文书档案管理的重要措施。首先要引进专业的档案管理人员，让专业的人去影响和帮助非专业的人员提升工作技巧和方法，积极推动档案管理的专业化。其次，要加强文书档案管理人员的培训。采用“走出去”的方式，让医院内部的人员到兄弟单位学习先进经验，参加专业培训提升专业素养；采取“请进来”，让专家、教授，有丰富经验的实干家走进医院现场教学，以身示范，提高文书档案管理人员的实战技能。

3、实行绩效考核，将医院文书档案管理与经济收入挂钩，加强文书档案管理人员的绩效管理。实行绩效考核，不仅能够增强医院文书档案管理人员的工作责任心和责任感，确保本职工作保质保量完成，而且能够调动档案管理人员的积极性，创新档案管理的方式和方法，使档案管理与日常管理更好衔接，建立起一个完善的管理体系。

4、建立健全医院文书档案管理制度和流程。首先，建立档案管理的岗位责任制。明确档案管理的组织架构，指定档案管理的专门人员，明确相关岗位的工作职责及承担的义务责任，增强档案管理人员的责任意识、服务意识和管理意识。其次，要根据医院建设发展需要，实现制度建设全覆盖，不留制度死角，切实增强制度的可操作性和可行性，让制度成为文书档案管理的宝剑利器，而不是花瓶摆设。

5、改善医院文书档案管理的硬件和软件设施。及时更新医院文书档案管理硬件和软件设施。定期对医院文书档案存放场所的硬件设施设备进行检查，实现对存放环境的实时监测，确保档案存放地点的消防安全；升级办公管理系统软件，方便管理人员及时、快速处理大量数据，优化工作要素，提高工作效率。做好医院文书档案管理，要注重创新创造。开发多种检索工具，改变传统的纸质检索，提高调档的效率，以便用户能及时查到所需的信息；定期对档案进行更新维护，确保档案资料的真实性和可靠性，让死档变成活档，提高建档和存档的质量；要从档案管理的角度研究，提出医院文书档案管理的建设性意见和建议，不断提升医院文书档案管理水平。

总之，医院文书档案管理是医院管理的重要组成部分，但长期以来，由于各种原因导致医院文书档案管理粗放，不成系统。只有抓住医院文书档案管理的核心要素，采取针对性的改进措施，不断提高医院文书档案管理的水平，才能实现真正意义上的医院文书档案管理工作的制度化、规范化、现代化。