实验教学示范中心仪器管理信息系统的设计与实现

羊海棠, 彭采宇, 王园朝, 陈国建, 费婷虹, 宋艳江

(1. 杭州师范大学 材料与化学化工学院, 化学实验教学示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州师范大学 钱江学院, 浙江 杭州 310036)

实验教学示范中心仪器管理信息系统的设计与实现

羊海棠1, 彭采宇2, 王园朝1, 陈国建1, 费婷虹1, 宋艳江1

(1. 杭州师范大学 材料与化学化工学院, 化学实验教学示范中心, 浙江 杭州 310036；2. 杭州师范大学 钱江学院, 浙江 杭州 310036)

梳理了仪器管理的信息流程,结合实验中心网站建设,探索仪器管理的新方法。设计了适用于校院二级管理的理工科实验教学示范中心的仪器管理信息系统,通过申购、计划报批、招标采购、入库、领用和库存管理等多个模块,实现对仪器自始至终的全程信息管理,使过程信息实时更新并相互反馈,达到对仪器精确、有效的管理。

仪器管理信息系统； 系统设计； 全程管理； 管理效率

1 实验教学示范中心的仪器管理

在国家、省市有关部门的部署下,实验教学示范中心的建设已成为高校建设的重要内容。实验教学示范中心为学生提供了实践平台,有利于学生充分发挥自主性和能动性,培养科学研究能力和创新思维[1-6]。

实验教学示范中心拥有大量的实验仪器,一般将仪器分为高值大型精密仪器和通用教学仪器,如何管理好这众多的实验仪器成为实验教学示范中心十分重要的工作。高水平的仪器管理信息是保证实验教学的有序开展和提升实验教学水平的重要基础[1,6-7]。对于大型精密实验仪器的监控和信息的管理,已有很好的管理办法[8-10]；而对于通用实验教学仪器,一些学校的管理则较弱,仍然由各实验岗位自建仪器账目,由管理部门进行汇总。这种管理方式虽能基本建立起实验仪器的信息,但因为常规实验教学仪器量大面广,依然存在着下述缺点。

(1) 管理效率低,实验员工作量大。教学仪器的管理是一项具体、细致而又复杂的工作[1],虽然当前实验仪器的管理都会借助计算机进行,但主要是使用Excel等办公软件进行登记和统计,管理效率仍然不高,对每台仪器的进出信息进行登记往往会力不从心。

(2) 易出现账物不相符的情况。由于管理效率低、工作量大,容易出现账物不相符的情况。另外,由于入库仪器的登记信息往往来自申报表,容易出现仪器规格参数填写不完全、与实际参数不符等情况。

(3) 缺乏信息反馈。各实验岗位申报多种仪器后,在校院二级管理的多次审批中往往会对数量、参数等进行更改,而这种审批的信息却无法及时、准确地反馈到对应的申报岗位。

(4) 没有与仪器的采购计划管理、招投标管理相关联。招标过程中更改过的仪器参数无有效反馈,使实际购入的仪器无法满足采购人的特殊需求,甚至于出现采购到位后尚不清楚该仪器是哪个岗位申报的情况。

(5) 仪器在使用过程中无法追溯到厂家、采购代理商的信息,不利于维修保障。

借鉴大型仪器的管理方式,搭建起通用教学仪器管理网络信息化平台,将成为实验教学示范中心提升仪器管理效率的首选[2,7,11-12]。笔者认为应当遵循以下原则解决通用教学仪器管理信息化的问题:

(1) 仪器从计划、采购到报废的全程信息跟踪[7]；

(2) 仪器申购和招标过程中的信息要有互动、有反馈；

(3) 能有效遵从校院二级管理的模式；

(4) 借助计算机和互联网,实现信息公开和及时更新[11-12]。

杭州师范大学化学实验教学示范中心对仪器管理信息系统进行综合设计,结合实验教学示范中心网站的建设,充分考虑当前校院二级管理的特点,构建了从仪器申购、计划报批、仪器招标采购、仪器入库和仪器管理的一体化综合仪器管理信息系统。该系统可通过杭州师范大学材料与化学化工学院化学实验中心网站进行访问(网址:http://cyzx.hznu.edu.cn)。

2 仪器管理信息系统设计

笔者认为,实验仪器管理信息系统涉及仪器的采购计划、招投标采购、使用管理乃至仪器报废的全过程,且存在明显的互动过程,因此必须进行综合设计、理顺管理关系。本中心开发的仪器管理信息系统包含仪器申购、计划报批、招标采购信息、入库、领用和库存管理等多个模块,通过图1所示的流程实现对仪器信息自始至终的全程管理,注重把握信息的多元化反馈和管理的多层次特性。

图1 仪器管理信息流程示意图

3 仪器管理信息系统功能设计与实现

3.1 仪器从计划、采购到报废的全程信息跟踪

仪器管理信息系统通过申购管理、计划报批、招标采购信息(见图2)、入库管理、领用管理、调拨管理、报废管理和库存管理等8个模块,实现对仪器从采购计划到报废的全程管理。

在仪器的计划和采购过程中,仪器信息是多元化并且是在变化的。

首先,该过程中包含了初始的调研信息、上报的审批清单(“导出”功能)、招标参数信息、中标信息、维修保养信息、保管人信息、领用信息、调拨信息、报废信息及库存信息(见图3)等多元化的信息。

图2 招标采购信息管理模块

其次,各仪器信息会有一些变化。例如“调研信息”在实验教学示范中心进行汇总审批后,信息会有所变化；“上报清单”在学校批复后也需进行删增；“招标参数”会有一定的补充与更新；“采购参数”也有确认和修改的情况。因此,实验教学示范中心的管理者依据各实验岗位的调研信息对申购仪器进行批复,并可在直接修改仪器单价、数量等信息后通过,或者驳回到原申报岗位修改后重新提交。

图3 库存仪器管理模块

3.2 仪器申购和招标信息应当有互动、有反馈

系统对不同的用户进行身份认证,对于申购过程和招标采购过程实施全程跟踪,提示相应的管理员对仪器信息进行更新,同时该信息会自动反馈到申购者处。申购者的申购信息可以实时显示,一旦审核有了结果,系统就会实时反馈至各申购者,极大地提升了审批的透明度,从而避免在不同时期、通过不同经费渠道重复申购仪器的事情发生。又例如系统可输出采购申请汇总表和审核通过汇总表,在汇总表中清晰标注出申购人信息(见图4),可有效避免仪器到位后与岗位的脱节现象,做到有史可溯、有档可查,并可作为各实验岗位后续申购的审批依据。

图4 采购申请界面

3.3 能有效加强校院的二级管理

实验教学示范中心在依托于二级学院的同时,还隶属于校实验室与设备管理处管理。在仪器申购管理模块中,根据资金计划和统一布局,对各实验岗位上报的采购信息进行批复汇总后,还需将汇总表上报学校实验室与设备管理处进行审批。在此环节的实际工作中,仪器的有关信息很可能会发生多项变动,甚至仪器购置经费总额都会发生变化,而这种变化需要学院能在短时间内做出确认。这在以往的人工管理中存在较大的随意性,有可能导致仪器到位后与原申购情况不相符。因此,在中心级的申购管理基础上,再通过“计划报批”模块实现对校级管理过程中信息变化的跟踪,实时更新相关信息。

具体实现校院二级管理的实施流程为:申购管理模块汇总各实验岗位的申报之后进行汇总,由实验教学示范中心进行审核,根据中心库存情况、经费状况和申报者的申购依据进行教学仪器采购的筛选和删、增,然后汇总并输出到计划报批模块,形成上报学校的申购清单。如果学校审核后,拟采购仪器的种类和数量等信息发生变动,则由管理员在系统的计划报批模块进行更新,再将数据发送至招标采购模块,由各实验岗位提供经批复后仪器的招标参数,汇总提交。

3.4 借助互联网实现信息的公开和更新

通过互联网,不但可以监控教学仪器管理的整个流程,而且还可以对所有的仪器信息进行统计管理,对仪器使用过程中的调拨和借用进行跟踪。可以在实验教学示范中心的网站上设置“年度采购”功能,借助互联网实现信息公开和及时更新,便于仪器管理及后续的申购。

仪器管理信息系统具有对仪器信息的搜索功能、统计功能和导出功能(见图5),实现实验仪器的信息化管理。例如可以进行特定仪器的搜索、对某一专业所对应仪器的输出、对各类经费购入的仪器进行统计、对各年度仪器信息进行统计等。以我校材料与化学化工学院攀登工程专项经费购入仪器的信息为例,只需在仪器管理模块中选择相应的经费名称进行检索,即可得到和导出该专项经费购置仪器的信息,还可根据需要输出报表(如图5中的标引框所示)。

图5 以攀登工程专项经费所购仪器信息导出示例

4 结束语

通过系统化设计,按清晰的管理思路建立了一体化、适用于实验教学示范中心的仪器管理信息系统。该系统通过8个管理模块实现对仪器从提出购置计划、审批、采购直到报废的全程管理。通过信息通道设计,实现仪器申购和招标过程中的信息互动反馈；通过审核机制的设计,有效遵从了校院的二级管理；借助计算机和互联网,在网站上将上述管理系统与大型仪器平台进行有效整合,实现了实验教学示范中心对仪器的高效、开放与智能化管理。

References)

[1] 宋刘斌,肖忠良,曾世澜.论地方高校实验教学示范中心建设[J].实验科学与技术,2013,11(3):116-118.

[2] 王佳,侯其考,孙欢.国家级实验教学示范中心建设的探索与实践[J].实验室科学,2013,16(5):155-157.

[3] 李姝璇.三级实验教学示范中心体系建设的应用与研究[J].实验技术与管理,2013,30(6):96-98.

[4] 邓克俭,陈栋华,伍明,等.基于化学实验中心建设大学生创新创业基地的探索[J].大学化学,2013,28(2):22-24.

[5] 杨志强.强化实验教学示范中心建设 促进创新人才培养[J].实验室研究与探索,2013,32(12):130-132.

[6] 王森.实验教学示范中心资源共享机制的研究与实践[J].实验技术与管理,2013,30(1):134-136.

[7] 王杰,刘晓鸿,冯璐,等.实验教学示范中心建设实践与体会[J].实验技术与管理,2011,28(3):311-316.

[8] 卢斌,董书大.高校大精仪器信息管理系统的开发与应用[J].实验室研究与探索,2013,32(12):247-250.

[9] 熊庆,陈华,李梦龙,等.构建实验室大型仪器网络预约平台[J].实验科学与技术,2010,8(3):187-189.

[10] 彭绍春,张继霞,史天贵.大型贵重仪器设备开放共享平台的建设与管理[J].实验技术与管理,2014,31(3):210-213.

[11] 王晓岗,朱仲良,张荣华.凝练“特色模块”,建设化学实验教学中心[J].实验技术与管理,2011,28(7):119-121.

[12] 杨坪,石振明,唐益群,等.实验教学示范中心网络环境特色模块建设与网络化管理[J].教育教学论坛,2013(3):238-239.

Design of instruments management information system for experimental teaching demonstration center

Yang Haitang1, Peng Caiyu2, Wang Yuanchao1, Chen Guojian1, Fei Tinghong1, Song Yanjiang1

(1. College of Materials Chemistry and Chemical Engineering,Demonstration Center of Chemical Experimental Teaching, Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China; 2.Qianjiang College,Hangzhou Normal University,Hangzhou 310036,China)

The present situation in the management of instruments information in teaching center of experiments was considered.The management process of instruments information was organized logically.The novel way for instruments management information was explored through proper design combined with the construction of the network Website of experiment center.An instruments information management system,which fits for the demonstration center of science and engineering experimental teaching that is co-managed by colleges and university,was designed by Hangzhou Normal University.This system consists of the following modules:applications flow,plans & decision,bid information,instructions confirmation,applying and receiving service,instruments inventory management,and so on.A global process management from “beginning” to “end” of all instruments was well-designed and well-supervised,aiming at maintaining and ensuring updated information for any instruments.The system would improve the accuracy,visibility and efficiency of instruments management for the science and engineering experiments.

instruments information management system; system design; global process management; management efficiency

2014- 12- 07

杭州师范大学“本科创一流”攀登工程项目

羊海棠(1980—),男,浙江磐安,博士,讲师,主要研究方向为高分子复合材料结构与性能、实验教学管理.

E-mail：yhaitang@126.com

G482

A

1002-4956(2015)7- 0148- 04