高校特殊学生群体档案建立与管理研究

刘富江，于　洋，丁立华

（大连海洋大学 经济管理学院，辽宁 大连 116023）

高校特殊学生群体档案建立与管理研究

刘富江，于洋，丁立华

（大连海洋大学 经济管理学院，辽宁 大连 116023）

目前，我国高校特殊学生群体的档案建设、管理等方面还存在或多或少的问题，解决这些问题应从建立原则和策略、完善特殊学生群体档案管理制度、建立集中管理和动态管理体制以及建立信息化网络平台等方面入手，建立完善的、实用的特殊学生群体档案管理机制，充分发挥特殊学生档案在高校教育管理中的作用。

高校；特殊学生群体档案；管理机制

随着高校招生规模的不断扩大、高校教育管理体制改革的不断深入，高等教育大众化趋势越发明显。以及社会经济的快速发展，给大学生所处的社会环境、家庭环境及其个人的成长环境，带来了大量的多元化思潮和价值观念的影响和冲击。在此形式下，学生遇到的学习、生活和就业等问题变得更加复杂，在多重的压力下致使部分学生成为了“特殊学生群体”。就高校而言，在日常教育和管理中，比较难处理或具有一定挑战性的问题大多来之于特殊学生群体。［1］这部分学生也成为了高校教学和教育管理事业中所面临的困难和挑战，进而成为高校学生教育管理工作的重中之重。建立特殊学生档案，可以相对全面地记录特殊学生群体的成长历程，有助于高校对特殊学生群体分门别类，有针对性的做好预防、教育和管理工作。

1　特殊学生群体的界定

群体是相对个人而言的，是指在共同目标和行为规范下协同活动的，具有某种共同社会心理特征的人的共同体。本文所讨论的特殊学生群体，是一个与大学生普通群体比较而言的相对概念，即自身情况或者家庭环境具有特殊性，不同于一般学生的群体。根据不同的特征，笔者将特殊学生群体分为学业困难、经济困难、心理困惑、生理缺陷、单亲或孤儿、行为违纪、学生骨干及其他等八大类。

2　特殊学生群体档案建立的现状

2.1档案建立工作难度大

特殊学生群体的相关信息和特征存在相对较大的差异，有些信息和特征属于学生的个人和家庭的隐私，有些是在学生的学习生活过程中表现出来的，甚至有些是需要专业部门诊断或鉴定后才能确定的。获取相关信息和特征的渠道相对局限，特殊学生群体对档案建立工作的重要性和必要性缺乏了解，导致档案建立工作的难度加大。

2.2缺乏相对完整的档案建立和管理机制

特殊学生群体档案建立工作，应该是从学生入学开始到毕业结束，需要学生本人、家长、老师和学校4方共同配合的工作，但是目前在大部分高校内这样的沟通协调机制尚未健全。各学校对特殊学生群体的分类和教育管理各不相同，甚至对建立特殊学生群体档案的工作不重视，更没有一套完整、严密、科学的档案建立机制和管理机制。

2.3档案服务性不强造成资源浪费

特殊学生群体档案是为学生、教师和高校的学生管理工作服务的，它能帮助教师全面、准确、及时的了解到特殊学生群体的相关信息和特征，进而使教师和学校的管理部门能够在教育教学工作中做到有的放矢。这些档案不能束之高阁，应该充分挖掘其中的作用，做好高校特殊学生群体的教育管理工作和突发事件的预防工作。

3　特殊学生群体档案建立的原则

3.1服务性原则

特殊学生群体档案，是针对特殊学生群体进行教育管理的必要环节和手段，是教师和相关部门了解学生的窗口，是学校教育管理工作中的重要依据。建立的目的是服务于学生的成长成才，服务于学生的学业管理和学生的政治思想管理，服务于教师对学生的教学和管理部门的教育管理，预防突发事件的发生。它应该是学生在校成长发展的记录册，应该在学生的常态管理中发挥积极作用。

3.2保密性原则

特殊学生群体档案不同于一般的学生档案，因为其中有些涉及学生个人乃至家庭成员的隐私，因此在利用过程中，对于不同的用户开放的程度和内容应根据实际情况而定。一方面，要加强对各个使用环节的保密性教育和控制；另一方面，要注意电子文档的安全和保密。

3.3系统性原则

特殊学生档案要有一定的全面性和系统性，要全面系统地确定整理好档案的内容，确保档案内容的充实和记录的连续，这样才有可能进行长期系统地追踪研究，才能更好地关注学生发展变化的过程，探寻其中的规律。

3.4教育性原则

建立特殊学生群体档案，要有利于特殊学生群体的健康成长和发展，要有利于提高学校的教育教学质量，要有利于实现学校教育的目标。特殊学生群体的形成原因是多方面的，有主观方面的，也有客观方面的，它们相互联系、相互影响。教育者应结合档案信息开展有针对性的教育帮扶，帮助特殊性学生群体摆脱困难、战胜困难。因此，在档案管理中要遵循客观事实、记录准确，不能戴有色眼镜去看待特殊学生群体。

3.5动态性原则

特殊学生群体也是一个发展变化的群体，也是一个动态的群体，档案的管理也要有一定的动态性。所以，特殊学生档案建设应动态管理，及时收集整理学生的相关信息，持续跟踪记录，及时掌握学生的发展动态，建立定期和不定期更新档案内容的制度，使之处于一种动态状态，确保档案内容的及时和准确。

4　特殊学生群体档案建立策略

4.1根据不同细分群体建立档案

特殊学生群体细分，是根据特殊学生群体特征熟悉划分的学生集合，具体的群体细分可以根据具体工作的需要进行。有分析认为，高校特殊学生群体主要有7种类型：①思想活跃型；②行为偏激型；③经济特困型；④生理缺陷型；⑤心理障碍型；⑥学习困难型；⑦优秀骨干及其他类型［2］。也有人将其分为学习困难型、家庭贫困型、心里困惑型和其他类型［3］。鉴于不同类型的特殊学生群体存在较大差异，因此需要建立相对完善的特殊学生群体细分模型，在对特殊学生群体进行合理区分的基础上，对不同类型的特殊学生群体，采取不一样的数据分析、教育管理及帮扶办法。

4.2根据不同细分群体的特征采取差异化方式建立档案

差异化建立档案有利于学校管理者在开展工作时 “因材施教”，能够有针对性地开展相关的管理和帮扶工作。这里的“因材施教”，主要是指在特殊学生群体的档案建立过程中，高校管理者要针对不同类型的特殊学生群体，实施不同的档案建立和管理办法，从而能够最好地帮扶特殊学生群体摆脱困难，顺利成长成才。例如，为学习困难的学生安排辅导或者“一对一”帮扶，为家庭经济困难的学生联系或提供勤工俭学，为心理障碍的学生进行心理辅导等。为不同类型的特殊学生群体实施有差异的帮扶活动，真正实现对特殊学生群体的帮扶。

4.3建立多渠道协同沟通机制

特殊学生群体档案建立工作中多渠道协同沟通主要体现在，搜集和补充学生的信息及如何搜集学生信息等方面，需要学生辅导员、任课教师、班导师、家长等多个方面实现互通。在信息搜集和补充完整后，要实现各方面的共同分析、共享结果，通过有效地沟通，掌握和把控学生的状态，及时做出相关帮扶方案并开展相关工作。同时，还应建立信息交流反馈机制，针对学生的发展状况进行信息交流，协同做好后续相关工作。

5　特殊学生群体档案管理建议

5.1完善特殊学生群体档案管理制度

重视特殊学生档案是学生成长的记录册，是学校开展相关工作的重要事实依据。学校相关部门或者学生工作者，应该重视档案建设和利用的重要性，可以通过建立相关的规定和细则的方式，来提高相关人员的档案意识，重视和挖掘特殊学生群体档案的珍贵价值。正如我国著名档案学家吴宝康教授所说的，“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，实现档案的自身价值”［4］。再就是应该安排专人负责特殊学生档案的管理，并以科学的态度、严谨的作风、专业化的手段对待。管理者不仅要掌握传统档案的管理知识，更需努力学习管理计算机操作、数据输入、数据库管理、网络管理等基本技能。

5.2建立集中管理和动态管理机制

大学生是一个成长和发展的群体，特殊学生群体和学生本人也是不断成长和发展的。这就要求特殊学生档案的管理部门，要不断地优化档案的更新机制和创新机制。坚持档案的集中管理，并将特殊学生群体档案的建立和管理，与其他教育教学环节相结合，特别是要融入到常态的教育教学管理过程中，并要把持续充实档案做为学校学生管理工作的日常工作。持续跟踪、及时掌握特殊学生的发展规律和特点，为更新特殊学生档案内容提供第一手资料，使特殊学生群体档案始终处于动态的发展中。［5］

5.3建立信息化网络平台

选择合适的档案管理系统，实现特殊学生群体档案建设工作的计算机化管理。网络具有覆盖面广、传输信息快、交流方便等特点，可以扩大特殊学生群体档案系统的应用范围。通过系统网站，可以为特殊学生群体提供心理咨询、疑惑解答等相关指导和帮助，还可以邀请相关专家组织网络视频讲座等，为大批学生同时服务，避免了人员不足和时间紧张等状况的发生。学生家长、辅导员、班导师等可以通过系统网站，对学生的相关情况进行了解和沟通，利于教师因材施教，也利于家长了解自己的孩子，促进家庭和学校的沟通及教育合力的形成。

特殊学生群体的教育管理是一个漫长的过程，特殊学生群体档案的建立、管理以及利用，更是一项系统性的工程。研究者需要不断地探索和研究，以便能够建立合理实用的特殊学生群体档案，形成规范有效的管理机制，充分发挥特殊学生群体档案的作用，助理学生的自我成长。

主要参考文献

［1］胡惠敏，王建军.从“案例研究”到“问题研究”［J］.上海师范大学学报：教育版，2000（29）：111－115.

［2］季承勇.如何加强特殊学生的教育［J］.教育园地，2006（8）：31.

［3］朱继国.新形势下大学生特殊群体思想政治教育探析［J］.教育研究，2011（5）：268－271.

［4］冯惠玲.档案管理概要［M］.北京：中国劳动出版社，1990.

［5］焦阳.大学生心理档案管理机制研究［J］.哈尔滨学院学报，2009（12）：136－138.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.09.114

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2015-03-02