浅谈信息技术在学校档案管理中的应用

1.学校档案管理系统的特点

随着计算机技术在我国学校中的广泛应用，学校的档案管理也逐步在计算机技术的发展下得到普及，高科技水平也正在影响着学校档案管理的各个方面。针对于学校档案管理在应用中的几个问题，笔者总结出以下几个特点：

（1）档案管理系统处理的信息量较大，有着大存储量和查阅方便的特点。随着现代化计算机管理系统对档案管理所起到的作用来看，电脑文字处理和灵活的表格更能够对档案管理进行明细的分类，并能够对档案的管理起到一个更方便可视的效果，更能够方便阅读者的重复阅读和使用。

（2）学校档案管理工作管理需要高素质的专业人员担任。作为档案管理人员来说，对于档案管理工作必须有一份热情，并且热爱档案管理这份工作，将档案管理工作当成一份事业来做，应熟练掌握档案管理中的工作内容，只有这样才能胜任档案管理中的各项工作。从目前我国的学校的普遍情况来看，档案管理人员目前普遍存在的问题是专业性不足，知识结构长久得不到更新，更多的是兼职的情况。在高科技发展的浪潮下，是信息技术大爆炸的时代，档案管理也应不断创新，跟上社会发展的步伐，作为学校应对档案管理工作引起足够的重视，不断提高档案管理人员的业务素质，调整档案管理人员的知识结构，进一步提高档案管理人员的从业专业性。

（3）档案管理方式的改进特点：作为现代化的档案管理方式，应不断对档案管理进行完善和改进，应根据不断革新的计算机信息技术逐步使用到档案管理中去，将计算机作为档案管理的信息工具和载体，作为档案管理中的媒介，以科学的方式进行档案的归档和报关。

2.科学化档案管理系统在学校档案管理工作中的意义

科学化的档案管理系统目前在我国的学校管理中有些还停留在纸质上，在这样的基础上已经不能够适应科学技术水平的发展，而且这种管理方式还会浪费较多的人力成本和财力，在信息化时代，计算机档案管理系统必然要替代这种传统的管理方式，因此，对于学校档案管理来说意义重大。首先，主要表现在对学生档案的管理和学校师生的档案日常管理，这些管理工作具有较大的工作量和存储空间，尤其是对往届学生的档案管理来说更是需要巨大的精力。因此计算机档案管理系统对我国学校的档案管理来说具有重要的意义；然后，档案管理人员的投入。传统的档案管理人员可能需要多人对档案进行规整和调取，如果采取计算机档案管理方式，一到两名管理人员就可以实现日常的档案管理工作，能够减少人力，并节约档案管理成本；最后，对于学校而言，现代化的档案管理系统能够加速学校师生对档案的调取查阅速度，大大增加了学校的工作效率。

3.实现学校档案管理的办法

3.1提高档案管理的标准化和规范化水平

目前，档案信息自动化系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这些都严重影响了系统整体水平的提高。笔者认为对这一问题取得共识是系统建设思想上的一次飞跃，它使我们的观察视野从计算机系统扩大到整个档案信息管理。这一认识上的转变给我们的启示是：档案信息自动化的内涵包括档案工作的各个方面和各个环节，其中首要的是档案业务要规范，档案标准要建立健全和真正实施。档案标准和规范本身也是一个系统工程，要推进档案自动化建设，必须抓好档案标准化、规范化，掌握好两者相辅相成、互相促进的辩证关系。

3.2做好学校的办公自动化建设

微机应用，网络管理，是知识经济时代的档案管理标志。利用微机进行文书档案的管理，其优点是：

（1）以“件”为单位的立卷方法，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，便于随时剔除无保存价值文件的优势。如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作时效。

（2）微机管理一是有利于遗漏文件的补漏增缺。二是保持文件的历史原貌。三是利用档案资料方便，检索简便，准确率高。随机存档后，文件插入就十分方便了，可随时修改一下档案目录便及时解决遗漏问题，实现文书档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

4.作为学校档案管理工作者应具备良好的职业素质

一个档案工作人员必备的素质结构，应是其具有的政治素质、业务素质和智力、能力素质的最佳综合表现。档案工作者应是知识面的“广”与“博”的多面手。有较好的基础知识、较高的专业知识及广泛的相关学科知识素养。学习档案先进单位的档案管理工作、知识及发展情况，以便开阔视野、增长知识，从而做到厚积而薄发，努力提高自己档案业务水平。

结束语：

综上所述，计算机时代的档案管理工作和管理模式对于档案管理人员也提出了更高的要求，这是将传统的工作模式向理念化的现代管理模式转变的过程，当现代化的档案管理模式为人们提供服务时，会更好的发挥管理价值，使档案管理工作能够发挥出应有的经济效益和社会效益，为学校师生创造出一个高效的档案提取和阅读的环境，让档案管理信息化的价值发挥达到最大化。

（作者单位：黑龙江生态工程职业学院）