信息化时代电子档案和纸质档案长期并存

1、电子文件与纸质文件的比较

1. 1 电子信息的传递速率极快

现代社会，信息的传递速率可能给人类的生活和工作带来重大影响，尤其是在人们有对于异地文件信息的需求时。电子文件，因其使用互联网传递的特性，故而在信息传递速率上和纸质文件相比有着极为巨大的优势。即使是在全世界范围内的传递，电子文件的传递也是通过分秒来计算其效率。而纸质文件，在传递时却需要耗费很大的人力物力，而且所需时间还需根据距离的长短来计算，少则以小时计算，多则以天计算。

1.2 电子信息具有高密度性

面对如今世界上海量的信息，人们必须寻求一种能够实现海量信息高密度存储的方法。这时，电子文件就有了用武之地。在用电子文件存储信息时，不仅其存储介质能够高密度的容纳信息，而且还能通过计算机技术对信息进行压缩，进一步提高信息的存储密度。而纸质文件，其存储密度仅仅是电子文件的千百万分之一。

1 . 3 电子信息具有便捷性和共享性

文件是否能够实现便捷使用，会在很大程度上影响到办公效率的高低。在文件信息的便捷性上，电子文件完胜纸质文件，尤其是面对种类繁多，信息量巨大的文件信息时。电子文件，不仅能将海量的信息容于其中，还能通过科学的技术手段，将各种信息形式，如图片、声音等纸质文件无法表现的形式，全部结合在一起。于此同时，电子文件只需要一次输入，便能够实现方便快捷的多次输出，能够实现多人同时使用，而不受时间、空间的约束。这种优势，不仅方便了人们对文件进行查看查找，更方便了人们对文件档案的管理。在这方面，纸质文件处于绝对的下风。

1. 4 电子信息有很强的依赖性

电子文件对外界条件具有很强的依赖性。电子文件的形成，需要相关的技术基础以及高科技的设备，否则便无法形成。同时，其使用和维护，在任何情况下都需要这些计算机技术的支撑以及相关设备的支持。而纸质文件，一经产生，便不再需要其他外界条件的支持，只需要用户稍加爱护，便能轻松的使用。

1. 5 电子信息的稳定性不够高

当前，由于相关技术条件还不够完善和成熟，故而受到这方面的限制，电子文件在对信息数据的保护上还缺乏绝对性。在某些情况下，电子文件的原始性和真实性都能不够科学。例如，电子文件可以被人为轻易的修改，从而造成原始性和真实性受到损害。另外，电子文件由于依附于计算机技术，故而其容易受到相关计算机病毒的侵扰，从而导致电子文件的可靠性降低。相比之下，纸质文件在承载信息的稳定方面仍有着巨大的优势。

2、电子档案无法彻底取代纸质档案

经过诸多方面的对比和分析，不难发现，虽然电子档案在很多方面有着绝对的优势，为人类的生活和工作带来了巨大的积极影响，但其也有着难以避免的弊端，故而无法彻底取代纸质档案的存在。二者各具优势，且其优势又无法相互替代。

2.1 电子文件依赖性强， 缺乏稳定性

电子文件在无外界技术条件的有利支持下，其可读性急剧降低，数据信息的稳定性难以保证。这一突出劣势，正好与档案存储需要具备的可靠性、稳定性相悖而行。如果完全抛弃纸质文件，仅仅采用电子文件作为档案保存的唯一形式，一旦电子文件缺乏必要的支持，将为档案的保存造成巨大的损失。

2 .2 纸质文件信息传递滞后， 形式复杂繁琐

纸质文件产生需要经过多道繁琐复杂的程序，人们在对相关文件信息进行检索时需要耗费大量时间，且其存储信息的密度很小，传递信息的速度又明显滞后于时代的发展。故而，也与信息时代的人类生活和工作带来了巨大的不便。因此，如果仅仅用纸质文件作为档案存储的唯一形式，必将严重降低人们生活和工作的效率。

3、电子档案与纸质档案应该科学并存

3.1 对电子档案与纸质档案采取同步归档

由于目前电子文件具有一些在技术手段上无法完善的劣势，故而对于存储有相同信息的电子档案和纸质档案同时归档，接受统一管理。如此一来，既能有效解决文件信息的传递和查看问题，又能有效解决档案的可靠性、严谨性，实现二者相辅相成、相互补充的有利局面。

3.2 在档案管理中为二者建立密切联系

在档案的日常管理中，相关人员应该对视情况对部分需要永久保存且对人们生活和工作有着重要影响和意义的部分进行电子扫描，将其转化为电子文件，以供人们便捷查阅；同样，对珍贵的电子档案，应在将其科学保存的同时转化一套纸质档案，以避免日后出现由于不稳地造成的档案损坏。

3.3强档案管理人员的职业素质

长期以来，档案人员一直习惯于从事以纸质为存储介质的传统管理方式，如今面对现代化技术催生出的电子档案，档案工作者要适应时代的要求，随时地对自身的知识进行充实、调整，使自己的专业素质及时地改进与提高，适应档案管理现代化的发展。

3.4档案保管设施的改进与调整

无论是纸质档案还是电子档案，都需要具备相应的保管条件和设施来维护其完整与安全性。纸质档案是以“件”作为最小保管单位的，由于其存储信息量小，形成的案卷较多，因此会随着时间的推移档案日益增多，从而给库房增添压力。而电子档案所采用的存储介质主要是磁盘、磁带和光盘，目前主要以光盘为主，由于光盘信息存储量大，存放空间小，不仅减轻了库房压力，而且节省了大量档案管理成本。

结语：由于现代社会计算机的广泛普及，计算机技术被广泛应用于生活和工作中的各个层面上。于是，办公实现了自动化，管理实现了智能化、档案实现了电子化。如今，不论是在生活还是工作中，人们越来越依赖于电子技术的发展。

（作者单位：黑龙江省黑河市嫩江县卫生局）