高校办公自动化现状及建设探讨

办公自动化是利用计算机、通信、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务活动物化于人以外的各种现代化的办公设备中，最大限度地提高办公效率和质量，改善办公环境和条件，缩短办公周期，并利用科学的管理方法，借助于各种先进技术，辅助决策，提高管理和决策的科学化水平，以实现办公活动的科学化、自动化。办公自动化的出现，改变了传统的办公模式，引发了办公室工作的一场革命。

1高校办公自动化建设的意义

随着科学技术和社会经济的发展，特别是随着计算机、网络通讯、多媒体等技术的不断发展和广泛应用，办公自动化已成为政府机关、企事业单位日常管理工作不可或缺的条件。高校是教育、科技创新的基地，具有得天独厚的人才资源优势和物资保障条件。在高校全面推进办公自动化，实现管理现代化和决策科学化，势在必行。

（"1"）办公自动化是高校自身建设、发展的必然要求。当前，我国高等教育快速发展，高校的办学规模日益扩大，高校办公工作的新情况、新问题不断出现。如何保障管理信息的公开与畅通、管理关系的协调与统一，已成为高校管理者必须着手解决的主要问题。

（"2"）办公自动化是高校提高工作效率、强化科学管理的重要手。办公自动化系统的建立，能创造一个集成化、多功能的工作环境，提供集成处理、发布信息的工作平台，从而满足不同人员处理不同事务的需要，提高信息传递的效率和可靠性。

2高校办公自动化建设的现状

2.1"高校办公自动化的优势

近年来，因特网、校园网和其他局域网的普及应用为高校积累了一定的网络信息资源。随着计算机技术和网络技术的迅猛发展，网络条件日趋成熟，办公自动化的内涵也在不断延伸，其优势表现如下：

第一，异地化办公成为可能。

第二，提高办公效率，降低办公成本。

第三，改进高校办公人员的观念与素质。

第四，保证高校内部信息共享，实现协同办公。

2.2"高校办公自动化面临的问题

办公自动化系统的应用和推行，综合体现了人、硬件、信息资源三者的关系，提升了管理水平和工作效率，但在具体的推广应用中仍遇到以下制约因素。

（"1"）观念转变的问题。信息技术的不断发展和办公条件的逐步优化，使得在网上收集信息和交流信息的人员越来越多，办公自动化系统的推行，其应用范围从原个人使用计算机操作逐步扩展到全校范围内各部门的普遍使用。首先要求各部门领导和文秘人员改变对公文的传统认识，要破除对公文物理介质的习惯心理，建立数字化的新概念，只有这样，才能顺利地推进办公自动化进程。

（"2"）人员素质的问题。办公自动化系统的应用和推行，对人员素质要求极为关键。特别是对行政管理人员的知识结构和业务素质提出了新的要求。如果行政管理人员沉湎于传统办公系统，未能及时更新自身的知识结构，没有学习计算机应用知识、网络知识，不能掌握先进的通信工具和先进的管理方法，就不能很好地适应信息时代高校管理的需要。

（"3"）软件适应性的问题。办公自动化系统的开发或购买要充分考虑适应本单位的具体情况，要考虑便于软件的维护和升级。对上级来文的处理问题，系统中的设置未必与文件扫描上网程序一致，也造成一定的难度。诸如此类的不一致，也将给办公自动化系统的应用和推行带来了不适应性。

（"4"）传统办公系统与办公自动化系统的衔接、过渡的问题。由于办公自动化系统还没有国家统一的标准，电子文档的法律效力还未得到公认，还未形成有效的规章制度。所以，搞好传统办公系统和办公自动化系统的衔接，逐步用办公自动化系统取代传统办公系统，这是今后努力的方向。

3加强高校办公自动化建设的对策

3.1"更新观念，提高认识

首先，我们必须充分认识高校办公自动化建设的价值、地位、作用和意义，同时充分认识高校办公信息化建设的重要性和必要性。办公自动化建设的好坏是衡量高校现代管理水平高低的重要标尺之一。确立“三个意识”，即发展意识、创新意识、效益意识，建立和实行档案信息一体化管理机制，真正使信息资源在为“三服务”，即为政府部门服务、为经济建设服务、为人民群众服务的过程中取得实绩、实效。

3.2"改善管理环境，解决衔接问题

电子文件从形成到归档再到开发利用，中间有很多环节，如果一个环节的职责不清，制度不严，考虑不周，就可能造成电子文件原始性丧失。因此，要建立一套科学、合格、严密的管理制度，要职责分明，权限设置一定要明确到具体人员（或岗位）上。学校行政部门应加强电子文件和电子档案的管理，有利于现代化管理与办公自动化的接轨，既能为学校各部门提供有效服务，又能抓住机遇，利用办公自动化平台推进办公信息化的进程，从而大大减轻管理人员的劳动强度，简化工作程序，提高工作效率和质量。

3.3"加强人员培训，提高整体素质

首先，提高领导干部的档案意识。领导干部是实现办公信息化的桥梁，为此，高校应配备有强烈责任心、前瞻性的

领导干部，以适应办公信息化建设的需要。其次，加强计算机专业人才的配备。在高校应为办公部门配备计算机专业人员。办公部门负责对他们进行办公业务的培训，使他们了解学校管理工作、行政工作的程序及管理业务，这样才能更好地完成办公信息化建设。第三，加强在职办公管理人员的培训。提高在职人员的计算机和网络知识的应用水平，有针对性地对他们进行培训，采取有力措施，保证培训的效果。

4"结论

办公自动化化建设是高等学校建设的重要部分，是一项基础性、长期性和经常性的工作，其建设和应用不仅是提高学校管理效率的重要途径，而且是章显学校办学水平的标志之一，是实现校园信息化的必然结果。我们要顺应形势要求，坚持“以需求为导向，以应用促发展”，有计划、分步骤地实施和带动学校的信息化工作，全面提高学校的管理水平。

（作者单位：建东职业技术学院）