浅析档案管理创新服务

张颀

摘要：在现代化科学技术迅猛发展的时期，档案管理建立创新服务是现代科学和档案工作发展的必然结果，档案管理工作也跟随着时代的步伐，通过寻找科学和成功的管理规律和经验，利用更多更有价值档案信息资源有效地为档案工作发展提供高质量、高水平的服务。实现档案工作科学化，现代化、规范化，有力地把档案工作推向更高层次，社会和科技的发展进步对档案工作管理手段和管理方式提出了更高的要求。

关键词：浅析;档案管理;创新;服务

目前我国档案管理过程中存在一些弊端，传统的管理模式已经不能适应社会发展的需求，因此档案管理工作的创新日显紧迫，要求档案主管部门在管理手段和管理方式上区别于传统的档案管理，改变人工整理档案的局限性，对目前的档案管理提出了新的要求，逐步实现档案管理现代化、信息化、人性化的服务。

一、档案管理机制创新的原因

（一）档案管理体制创新必然要求运行机制的创新。

因为非专业化的档案管理方式，在一定程度上有着功能较单一、工作保守、水平较低等方面的问题，不能提供有效的档案管理服务，所以应该改革档案管理模式，首先要整合档案信息资源，由分散变为集中的保管，档案资源需要集约化管理，档案部门行政归属要实行一家主管，要集中统一管理，就需要有相应的一套运行机制。为了能够适应改革的发展和实际工作的需求，就需要筑起新的档案工作的运行机制，以达到预想的要求。

（二）创新档案管理运行机制是档案管理模式改革的实际需要。

各单位需根据自身实际情况制订改革实施方案。档案工作的方方面面都与当地的相关部门档案管理模式的改革有关，如何依法强化资源管理、打破所有制的限制、整合分散的档案资源等都需要体制和机制的创新，最终会带动档案事业的全面发展。

二、档案管理机制的创新

（一）管理观念的创新。

首先，一定要提高领导的意识和责任，在人力、财力、物力等方面的投入给予大力的支持。领导的重视程度与档案管理水平有一定的关系，加强领导的检查和监督，充分参与到档案管理工作当中。档案管理部门的工作人员要负起责任，利用现代化的科学技术手段进行档案建设和管理。档案管理工作人员要加强各类档案的记录和整理，及时记录与归档。要积极组织全员进行参与，要加强各部门的协调和配合。在进行档案管理时，特别是收集和整理工作，更需要借助其它部门的协助，这样才能收集更多的资料信息，有效地提高工作效率，科学地促进档案管理工作，使其更合理、高效。

（二）建设以人为本激励机制。

制定激励机制时，要使其符合一定的工作需求，诱发人的行为动机，来实现调动积极性的目地。相关领导与管理人员要遵循“以人为本”的原则，关心与关注工作人员的思想、生活、工作等，尽可能维护工作人员的亲身利益，真正为工作人员解决一些实际问题。在档案部门的内部，树立良好的工作风气，尊重知识、尊重人才、鼓励创新，调动工作人员的积极性和工作热情。之外，在档案管理中适当的引入情感激励、竞争激励、强化激励等方式，比如，技术比武、竞争上岗、强化培训等，以此来促进和调动相关工作人员工作的积极性，保证档案管理工作的全面开展，促进档案事业的可持续性发展。

（三）建立规章制度，全面开展档案管理。

进行档案管理，必须建立严格的规章制度，制定立卷归档制度，保证有价值文件与相关材料的保存，不出现遗失、破损。在进行立卷时，要保证书面材料的规范，正确排序，明确目录与页码，明确对保管期限的划分，保证案卷装订的整齐、美观。制定档案移交制度，不断健全档案的移交手续与程序，要保证移交目录的准确，且进行相应的核对，签字确认，责任到人;制定档案的鉴定制度，设立鉴定小组，对档案保管年限和等级进行相应的鉴定，对鉴定后需要销毁的档案，要办理相应的批准手续;要制定档案保管制度，安排专门人员进行管理，保证档案的完整性与科学性;建立档案保密制度，不能随意扩大档案的应用范围，保证档案管理人员不会泄漏档案信息;建立档案借阅制度，借阅有一定的权限，超权限的要领导批示才能进行档案借阅手续的办理。

（四）强化档案部门文化建设。

在档案部门文化建设的过程中，要加强档案部门特色文化、价值观和精神的培养，树立正确的荣辱观，建立积极、向上、健康的档案管理部门形象，制定具有部门特性的目标与发展策略，建立档案管理工作人员参与决策的机制，建立轻松、和谐的工作环境，让工作人员增进彼此的关系，进行良好的沟通与交流，加强对档案管理工作人员的培训与教育，不断提高工作人员的专业知识水平与业务技能，促进档案管理工作的全面落实，建立档案管理长效机制，促进档案工作的持续性发展。

（五）规范操作，开展标准化管理。

要对档案进行科学的鉴别与分类，保证档案资料信息的准确性和真实性性，剔除没有价值、重复的信息。在开展档案管理工作时，要加强档案的合理分类，严格按照档案类型分别开展相应的管理工作，规范每一处环节的操作，进行标准化的档案管理工作;在建立档案时，采用统一的纸张，进行统一装订，保证外观的统一等，保证档案形式符合相应规范标准的要求，规范每类档案的收集范围与命名原则，要进行科学的分类，并进行相应的命名。保证编制统一，就是根据案卷排列的顺序进行统一的编排，比如，根据年度、项目、月份等进行案卷的编排。在分析档案内容的时候，要保证其检索符号的统一、规范，保证名称的统一。在档案管理工作中，只有加强对操作的规范，才可以保证相关工作的标准化完成，进而实现档案管理机制的完善与创新。

（六）充分利用现代化的科学技术，合理的整合信息资源。

档案部门建立完善的基础设施，充分发挥档案系统的作用，提供高效的服务功能，要求档案部门改变传统的手工操作，利用現代化的办公系统和档案系统链接，快速传递利用者所需要的档案信息。要做到优质的信息服务，要明确电子文件归档的时间、范围和内容，建立许多软件都能接受的信息存储、交换和查找条件，建立信息资源数据库，有效的对档案信息进行快速归档，方便档案信息快速检索。建立区域网络，鼓励各部门，按规定形式的电子文件上报材料，如录音、录像、照片等，通过网页制作，开展档案信息站点，建立有特色的数据库档案，突出馆藏的特点，通过互联网络，使档案利用服务的速度由“慢”变“快”，范围由“小”变“大”，层次由“浅”变“深”，使档案信息资源提供更好的服务。

深化档案管理服务，创新发展档案管理，在社会发展中起着巨大的作用。每一份档案记录着一个单位的历史和成长经历，是历史的重要考证。随着科学技术的发展，为了更好地做好信息服务，档案管理部门需制定合理的、标准化的管理模式，目的就是为了提高档案保管和利用效率，更方便服务大众，服务社会各种行业，这也是做好档案管理工作实质性的要求，更是为社会的发展奠定坚实的基础。

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