商务英语信函中的语用策略探析

李海粉

摘要：随着全球化的迅速发展，英语作为世界语言的功用不断加强，因为各国企业的对外贸易活动日趋频繁，使得商务英语信函在双方的往来沟通中扮演着重要角色。这就要求交际双方不但应该做到语言表达流畅，熟识相关业务知识、法律制度以及文化因素，更应了解并积极运用英语语用策略，以求顺利完成交际的目的。一封成功的商务信函不仅要向对方传递必要的信息，而且能够从长远合作角度考虑，维持良好的合作关系；因此，研究语用策略在商务英语信函中的使用具有重要的现实意义。

关键词：商务英语；信函；语用策略；探析

一、商务信函中的语用原则

（一）合作原则。在会话活动中为保证会话的顺利进行，谈话双方都必须遵守一项基本原则，即合作原则。合作原则包括四条准则：1.数的准则。11D ear S irs：We were pleased to receive your letter of May 1，1999 and thank you for your interest in our women.s leather shoes.As you know，prices for leather are now on the increase and there is considerable demand for leather shoes at home.Our output falls short of the demand。这是一封报价函。全文围绕报盘的主题，对女式皮鞋的数量、价格、规格、支付方式、装运时间等方面做了完整、明确的规定，无累赘之词，读者一目了然，达到现时目的要求的详尽程度。2.质的准则。质量准则要求不要说自己缺乏足够证据的话，不说你认为虚假的话。在商务信函中，交际者应使用具体的，特别的词来代替笼统的、模棱两可的词。要遵守量的准则，措词上应力求准确无误，真实自然。3.关联准则。关联准则规定说话要切题，关联准则是交际中最重要最关键的准则。Sperber和W ilson认为话语的关联性越大，要求作的推理越少，交际的效率就越高。反之，关联性越小，要求作的推理越多，交际的效率也就越低。涉外商务人员要力争做到明确交际意图，回信必须与来信相关联，以便继续交际，直至达到目的。4.方式准则。避免晦涩的语言。在现代英语商务信函中，避免用陈词滥调，否则会让对方感到观念上过于守旧，无创新意识。避免歧义，如一份信函中有歧义，会使读者很费力地去琢磨，或造成误解，影响效率。文章要有逻辑性，叙述有条理，围绕主题，由主到次层层展开，层次分明，这是写作的基本要求。

（二）礼貌原则。Brow n和Lev inson认为，人们言谈中的言语行为都是一些威胁面子的行为，即人在言语交际过程中，他们的话语总是使对方或自己的面子受损，人们为保全自己的面子，即使错在己方也会竭力否认，或找借口把责任归咎于他人，他们在保全自己面子的同时又损害了别人的面子，这是面子论。Leech 在面子论的基础上，效法的合作原则提出另一条语用原则，即礼貌原则简称PP。合作原则是规定性的，礼貌原则是解释性的。它既援救了合作原则，又能保住双方的面子，解释了说话人有意违反合作原则来含蓄地表达自己的真意，是出于礼貌的考虑使话语得体。此项原则对外贸信函英语具有特别重要的意义。因为人人都有面子，若在信函中不给对方面子，本来可以成交的买卖也会失去。礼貌原则包含以下准则：策略准则、慷慨准则、赞誉准则、谦逊准则、赞同准则、数量准则。

二、商务英语信函中的语用策略

（一）合作原则在商务英语函电中的运用。首先，准确和完整是合作原则要求下的质的准则。信函的内容应当正确，有事实依据，词汇和句法使用应当准确无误。商务信函中常常涉及到交易的金额、数量、时间、地点、产品的参数、贸易双方的责任和义务等等商务活动中的重要信息，如果在书写中出现偏差，违背语用原则下质的准则，就会给贸易双方的合作带来影响，甚至造成交易失败。例如：Our company provides advice and help to这句话中的help就过于口语化，在正式的商务信函中使用就不准确，而应该使用assistance这样正式有法律效力的词汇替代。其次，简要也就是合作原则下量的准则，该说的说，不该说的不要赘述。信函所包含的内容应与交际所需要的信息量相符，用最少的文字对事情进行表述。商务活动的目的是交易双方希望尽快的达成共识，实现交易，因此用过多的文字去描述与交易无关的事情，既无助于交易的达成，又浪费双方的时间。遵循量的准则，商务英语信函书写者一定要做到行文简明扼要，用最简单明了的词汇和语句阐述己方的意见或观点，保证商务信息被快速的传递，提高工作效率。在商务英语信函中大量使用那些国际通用、约定俗成的缩略词，既言简意赅又表达准确，例如：CIF（成本加保险加运费）、L/ C（信用证）、WPA（水渍险）等。第三，具体符合语用学下的方式准则，商务英语信函的内容要清楚、鲜明，使收信方能正确理解发信方的具体要求和想法。因此写作者应避免使用容易产生歧义的词汇，或内容含糊不清的语句，给交际双方的沟通带来不必要的困难和麻烦，影响合作的顺利进行。

（二）礼貌原则在商务英語函电中的运用。商务信函作为商务沟通的方式之一，负载着三个重要使命，即：使参与方之间完全互相理解；引出所需要的回应；同时建立良好企业形象及合作关系。要达到良好的沟通，这三者之间互相制约，缺一不可。在商务信函的书写中有一个公认的7C原则，即：周到、礼貌、清楚、简明、具体、正确、完整。其中有两个原则，即周到和礼貌涉及到礼貌策略的使用。根据Brown和Levinson的面子说，从商务书信的书写人角度来说，他应该尽量避免伤及收信人的积极面子和消极面子，就是说应采取积极面子策略和消极面子策略来维护收信人的面子。

劝说信的目的通常是写信人打算通过此信说服收信人做某件他尚未考虑的事或可能给他造成不便的事。因此从本质上来说，劝说信属于“请求”这类言语行为，它内在侵犯了交际者的消极面子。因此在书写时，应采取归纳式，即先以中性或积极的表达开头来作为缓冲，然后解释拒绝的原因，在解释清楚之后再提出拒绝，并且最好为对方提出建设性的建议或替代方法，最后以积极的语言书写结尾。下面是一种特殊的信函――买方要求卖方折价的信。之所以说其特殊，是因为它具备拒绝信和劝说信的双重特点，买方不同意卖方的报价，可视为拒绝；买方要求卖方折价，可视为劝说。因此，这类书信中，写信人应该灵活运用各种礼貌策略，以达到有效、得体的沟通。

Dear Sirs

We write to thank you 1for your quotation of 20th March and the samples of the LTZ Trimming Edge Cutters you enclosed.After carefully examined the samples you mailed，we feel quite satisfied 2 with the quality of your goods and the way in which you have handled our inquiry.It would be profitable for both of our two sides 3if a long-term business relationship could be established.

However，our marketing research reveals that the prices you quoted appear to be on the high side even for the tools of this quality because goods of similar quality are being sold at the prevailing levels，three percent lower than your present ones.Some of our clients feel worried that accepting such an offer would only leave them with a small margin of profit on their sales.

May we suggest 4 that you could 5perhaps 6make some allowance，say，two percent off your quoted prices？ We feel confident 7that the revised ones would help introduce your products into our local markets.And you could 8 also rely on a large volume of orders from us if our customers see increasing benefits from their deals.

Please9 kindly inform us of your decision as soon as possible because we need your information to work out our import schedule by the end of this month.Yours faithfully

该函件的前三个自然段从内容上来看为拒绝信，威胁到了收信人的积极面子。因此写信人运用了一些积极礼貌策略，然后在谈及对方产品的质量和对方处理询价的方式上表达对他们的认可与肯定，并且用了both of our two sides 来突出他的“聚焦合作”的意愿，使函件读者产生“互惠”的共鸣感，这样双方有了共同利益基础和共同语言。在使用了这些积极礼貌策略之后，写信人再提出对方报价略显偏高，收信人就不会感到太唐突，挽救了他的积极面子。

在第四自然段中，写信人向收信人提出了折价的请求。这时，收信人的消极面子收到了威胁，因此，写信人使用了一些消极礼貌策略。以上这些策略的使用，从最大程度上减小了对收信人的强加，充分给予他行动的自由，满足了他的消极面子。

【参考文献】

[1]王兴懿.商务英语应用文大全[M].北京：机械工业出版社，2004

[2]黄文伟.谈谈商务英语书信中行文的礼貌[J].上海科技翻譯，1996（01）

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