独立学院秘书工作面临的挑战及解决策略

李菲菲

摘 要：近年来，随着我国对全民教育的重视程度与日递增，使得独立学院这一“特殊”高等院校的发展愈演愈烈，在此过程中，独立学院的办学体制不断深化、行政机构不断完备，成为我国施行高等教育的重要机构。但从本质上来讲，独立学院的某些部门岗位依旧不及公办高校，秘书职位就是众多劣势岗位的一种，造成这种问题的原因也是多种多样。鉴于此种情况，独立学院应在秘书工作上投入更多的关注度，不惧秘书工作所面临的挑战，反而发力去找寻应对挑战的实质性解决策略，从而提升独立学院整体形象层次。

关键词：独立学院；秘书工作；成因分析；应对策略

所谓“独立学院”，是我国境内现存的一种“特殊”高等院校，其与公办高等院校存有较大差别。2008年中华人民共和国教育部颁布了《独立学院设置与管理办法》这一公开性文件，其中明确界定了独立学院的概念，即：独立学院指的是实施本科以上学历教育的普通高等学校与国家机构以外的社会组织或者个人合作，利用非国家财政性经费举办的实施本科学历教育的高等学校。由此可知，独立学院并非国家出资兴办的高等院校，而是由普通本科高校（申请者）与社会力量（合作者）合作举办的进行本科层次教育的高等教育机构。从某种层面上来讲，独立学院是高等教育大众化现象所催生出的新事物，是教育体制中相对特殊的一种新机制。公办高校中存在各类秘书岗位，因此独立学院也应依据实况建设一支高效秘书队伍，从而辅助独立学院完成一定的管理工作。

一、独立学院秘书工作的内容、作用及新要求

（一）内容。一般来说，秘书多在独立学院办公室中办公，以学院的核心工作与常规管理工作为中心，从而展现参与、谋划、协调的工作职能，在这个机构中工作的秘书人员，其主要任务就是负责起草文稿、处理公文、收集信息、调查研究以及协调关系等等。从独立学院秘书工作的内容角度出发，可以将秘书工作分为常规性与非常规性两种，常规性工作就包括起草文稿、处理公文、收集信息、调查研究等事务内容，非常规性工作就涵盖了人员接待、突发事件应急处理和临时性工作内容等。

（二）作用。独立学院秘书职位的工作作用主要有四种，一是协助学院领导完成日常工作内容，在必要时可以提出建设性的参考意见；二是能够有效统筹学院中的各项事宜，毕竟学院工作设计的内容多样部门繁多，有时候一件事情可能需要多个部门共同联合解决，此时就需要秘书出面进行协调；三是能够快速反馈最新信息，一些重大事宜的决策往往需要分阶段进行，此时便需要秘书做好信息、精神的传达工作，确保信息流通及时、高效；四是代表和展现了独立学院校领导形象，这是因为秘书工作的工作性质所决定的，因此他们可能会代表一个学院的形象去传达某些决策结果，而校领导的形象也和秘书的言行举止紧密相连。

（三）新要求。随着独立学院的机构体制愈来愈完善，学院内部的管理事务任务量也逐渐增多，学院办公室从单一走向了综合，从侧重行政办公走向了满足教学需求的服务型机构，种种变化均说明了一个问题，那就是独立学院的成长与发展愈来愈迅猛，要求办公室以及秘书工作者也尽快转型，从而满足服务需要。基于此种情况，秘书工作者应该审时度势，从方方面面提高自己的工作能力，善于联系学院发展实况为校领导提出更好的建设性意见，善于变通、灵活应变、提升自我，这便是新时期对独立学院秘书工作提出的新要求。

二、现下独立学院秘书工作面临的具体挑战

（一）工作定位模糊不清。独立学院与国家出资建设的公办高校不尽相同，他们缺乏雄厚有力的资金支持，因此一直秉持“精兵简政”的思想，将行政职能与文秘职能二者压缩，尽可能让少数的秘书工作者承担多量的工作任务，从而精简学院的经济开销。这样做的话，虽然在一定程度上减少了学院经济开销，但是却导致秘书对自己的工作定位模糊不清，表现在日常工作中就是，秘书常常是做了大量的工作，但其工作的意义和价值并未得到赞赏与认可，长此以往的话，必然会影响秘书工作的积极性与热情。

（二）任务量大且较繁杂。由于独立学院秘书工作者“一岗多职”工作属性，导致他们个人除了完成自己本质范畴内的工作内容以外，还需要承担学院内其它一些管理工作，无形中增大了他们的工作任务量。除此之外，秘书工作涉及的部门机构、工作范围较为广阔，除了服务好校领导、教师和学生三个主要对象以外，他们还需要和其它部门机构或者独立学院进行交涉，因而他们的工作内容自然就显得比较繁杂。但尽管如此，不少人还是认为秘书的工作能力低、工作简单且程序化，因而在晋升机会面前经常处于劣势地位。

（三）缺失专项进修机制。最初建设独立学院时，也是依照公办高校的教学机制、教学模式所建设完成的，将教育视为整个学院的主心骨，所以针对老师设置了专项培训、深入进修等机制，旨在提高老师的教学水准。然而对于学院秘书来说，却不曾有这样的待遇，他们根本没有机会去学习、培训和进修，所以自身的工作能力和个人素养一直得不到大幅提升，归其根本，还是缺少针对秘书培训的专项进修机制，这一系列的忽视与不看重，导致秘书在工作能力提高的路途上渐行渐远，自身的业务素质也远远滞后于现代工作需要。

（四）在职人员素质偏低。据有关调查显示，入职于独立学院的秘书人员大多都是一些本科毕业生，这些刚毕业的学生并没有太多的工作经验，缺乏一定的专业素养，对待工作的态度和心态也有失偏颇，所以在实际工作中常常表现出力不从心的样子，造成他们难以应付任务量大且繁杂的独立学院秘书工作。上文也已提及到，新时期对独立学院的秘书工作提出了更加严格的新要求，在此情况下，独立学院一定要采取一些行之有效的策略手段，努力提升在职秘书人员的综合素质，全力满足整个独立学院的工作需求。

三、应对独立学院秘书工作挑战的有效策略

（一）善于学习，提升业务综合素质。独立学院所说与公办高校存在较大差别，但其归属于高等教育范畴的性质却未曾改变，单凭这一点，就说明独立学院的领导和在职员工的文化层次定然处在较高水平，这也间接说明独立学院的秘书人员应具有较高的文化素质和工作能力。要想成为一名合格的独立学院秘书工作者，那么就应该具备“四素质、七意识”，“四素质”分别是：较强的纪律性、敢于创新踏实肯干的精神、扎实的专业知识素养、过硬的秘书工作技能；“七意识”指的是全局意识、奉献意识、超前意识、效率意识、服务意识、求学意识以及形象意识。这就要求秘书人员善于学习、不断提升业务综合素质，从而积极有效的参与到秘书工作中来。

（二）找准定位，严格遵守工作职责。独立学院秘书的工作区域大多时间都待在办公室，而办公室又是整个学院的综合办事机构，因此秘书一定要“在其位谋其事”，完成自己的两大职责——办事与参谋。秘书在校领导或者系主任的领导下，积极参与起草文稿、处理公文、收集信息等工作，尽量将自己的工作目标与领导目标调整一致，辅助领导完成各项工作事宜。但应该注意的是，目标一致并不代表权力范畴也处于同一层次，毕竟领导与秘书之间的关系是一种主从关系，因此秘书一定要把握好工作的尺度与自己的职员范围，找准自己的定位，切不可有任何越位、越权的举动，力求做到思想到位、服务到位。毕竟工作环境中出现的秘书越权的现象不在少数，所以务必要找准定位，严格遵守工作职责，以免出现“吃力不讨好”的现象。

（三）协调辅助，展现秘书工作功用。不论是独立学院中的高级秘书还是初级秘书，他们的工作都必须善于“走出去”，只有协调好了部门之间的关系，秘书的工作才能进行的顺风顺水，也才有机会去展现秘书工作的独具功用。那么如何才能做好这一点呢？首先，秘书人员要强化自身的服务意识，待人接物举止得体、落落大方；其次，善于寻找机会和学院其它部门的秘书认识联系，互相交流工作经验，做到取长补短、互帮互助；再者，秘书应善待学校其他工作人员，树立良好且平易近人的工作形象，尊重每一位认真工作的同事；最后，秘书人员应善于调整自己的心态，及时的调压、缓压，多多进行自我鼓励，时常保持温润的情绪，对工作必然是有益无害的。

（四）遵守规章，维护学院机密信息。独立学院秘书人员除了做到以上三条内容以外，还应严格遵守学校所制定的规则制度，从学院的根本利益出发，维护好学院的机密信息，这不仅是秘书人员的本职所在，也是一个合法公民应该尽到的义务，学院的机要秘书一定要切实遵守这一条内容，自觉维护学院的利益。在日常的工作活动中，对于一些机密性文件，秘书一定要确保文件的流通、收发、保存符合学院的规章，严格按照规章、纪律办事，从根源上维护机密。与此同时，秘书人员也应约束好自己行为举止，凸显自己工作的专业性、纪律性，竭力避免外谈机要文件，谨防学院的机密信息不胫而走。

（五）强化管理，创建必要培训机制。要想行之有效的应对好独立学院秘书工作的挑战，除了强化秘书人员自身以外，独立学院也应该强化自身管理，创建出符合秘书人员的培训机制，从各方面增强在职秘书人员的工作能力，帮助他们达到“四素质、七意识”的综合目标。这就要求独立学院领导应正确对待学院内的每一类工作岗位，将秘书专项培训纳入到师资力量培养的机制中去，可以开展类似座谈会、专家讲座、经验交流会、外出进修等培训活动，加强对秘书人员的再教育，有组织、有纪律、有目的的培训秘书人员的专业工作技能，让他们在以后的工作中可以充分实现自我价值，并辅助提高整个独立学院的层次水平。

四、结束语

总的来说，搞好独立学院秘书工作是一件十分紧要的任务，它不仅关系到独立学院自身的进步和发展，而且影响着我国整个高等教育和全民教育的深入，所以独立学院务必要加强秘书工作的管理，创建必要的培训机制，努力提升秘书工作人员的综合素质，从而提高整个学院的教学质量。与此同时，秘书人员也要不断学习、不断提升自我，善于学习、找准定位、遵守规章，做好一些协调辅助工作，为独立学院的茁壮成长贡献自己的一份力量。

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