Office数据修复浅谈

【摘 要】Office办公已成为日常工作和学习的主要工具。但由于各种原因会造成office办公文件受损而无法正常打开。这时就需用各种方法去恢复和修复文件，否则造成数据损失。

【关键词】Office数据；恢复；修复；Word文档；Excel工作簿；Access文件；PowerPoint文件；OfficeFIX修复

Office办公软件很大程度上取代了纸和笔，成为日常工作和学习的主要工具。但由于误操作、病毒破坏、系统故障、停电等原因，就可能造成office办公文件受到损坏，导致无法正常打开。如果遇到文档丢失或者损坏的情况，可使用如下方法对office文件修复。

一、恢复与修复Word文档

最常用的Word在使用中常会遇到一些意外情况，如文档显示不正常、数据丢失等，恢复无法正常显示及修复损坏的Word文档，具有一定现实意义。

1.自动恢复尚未保存的修改

word提供了“自动恢复”功能，可帮助找回程序因遇到问题并停止响应时还未保存的信息。当不得已在没保存编辑文档就重新启动电脑后，word将打开“文档恢复”任务窗格。该任务窗格可打开文件、查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较或预览。

2.“打开并修复”文件

在Word中，点击“文件→打开”菜单命令（Office2007则点击Office按钮，选择“打开”项），在出现对话框的“查找范围”列表中，点击包含要打开的文件的位置。在文件夹列表中，打开包含文件的文件夹，然后选择要恢复的文件，点击“打开”按钮旁边的箭头，选择“打开并修复”命令即可。

3.从任意文件中恢复文本

Word提供了一个“从任意文件中恢复文本”的文件转换器，可以用来从任意文件中提取文字。在Word中，点击“工具→选项”菜单命令（Office2007，则点击Office按钮，选择“word选项”按钮），在出现的对话框中点击“常规”选项卡（Office2007，则点击“高级”选项卡，点击“常规”），选中“打开时确认转换”选项，点击“确定”按钮。

点击“文件→打开”菜单命令，在出现对话框的“文件类型”框中，选择“从任意文件中恢复文本”选项。

打开需要的文件，系统会弹出“转换文件”对话框，选择需要的文件格式。若要从受损Word文档中恢复文字，就选择“纯文本”选项，点击“确定”按钮，此时，仅恢复文档中的普通文字，原文档中的图片对象将丢失，页眉页脚等非文本信息变为普通文字。

4.禁止自动宏的运行

如果Word文档中包含有错误的自动宏代码，当试图打开时，其中的自动宏由于错误不能正常运行，引发不能打开文档的错误。此时，按住Shift键，然后再双击打开需要的Word文档，则可阻止自动宏的运行，正常打开文档。

二、恢复与修复Excel工作簿

Excel应用广泛，可包含255个工作表，每个工作表中可以包含大量的数据，如果打开一个Excel工作簿，却发现内容混乱，无法继续编辑、打印，则可如下操作。

自动修复Excel工作簿：Excel提供了“自动恢复”功能，可帮助找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息。如果是突然断电导致文件受损，可以重新启动电脑并运行Excel，这样Excel会自动弹出“文档恢复”任务窗格，并在该窗口中列出了程序发生意外原因时Excel已自动恢复的所有文件，可以选择需要保留的文件，并点击指定文件名旁的箭头，再按下面的步骤来操作文件：

需要重新编辑受损的文件，可以直接点击“打开”命令来编辑；需要保存受损文件，可以点击“另存为”命令，在出现的对话框中输入文件的具体名称，在默认状态下，Excel将文件保存在以前的文件夹中。需要查看文件受损修复的信息，可以直接点击“显示修复”命令。

完成对所有要保留的文件相关操作后，点击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”按钮即可。Excel在默认状态下是不会启用自动修复功能的，因此希望Excel在发生意外情况下能自动恢复文件，还必须按照下面的步骤来打开自动恢复功能：

在Excel中，点击“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中点击“保存”选项卡，然后取消“禁用自动恢复”选项，选中“保存自动恢复信息，每隔x分钟”选项，并输入指定Excel程序保存自动恢复文件的频率即可。

三、利用OfficeFIX修复Office办公文件

OfficeFIX是一款优秀的Microsoft Office修复工具，它包括WordFIX、ExceIFIX和AccessFIX。可以修复的文件类型包括Word、Excel和Access文档。

1.修复Word文件

WordFIX是针对各种版本Word而设计的修复工具，能从损坏或丢失数据的Word文件中恢复文本、目录、基本格式以及表格数据。而且，该软件在修复文件过程中不会破坏原文件。

启动WordFIX，点击“Start”按钮，在出现的对话框中点击“Select file”按钮，选择需要修复的文件。在“Recovery mode”栏中选择要修复的模式。WordFIX提供有3种模式供选择：Recover MS Word data，Recover text data和Extract images from the file。直接使用默认模式即可，点击“Recover”按钮开始修复。

修复完毕后，点击“Go to save”按钮，在出现对话框的“Name and path for the recovered file”栏中显示的是修复后文件所保存的路径及文件名。在“Output file format”栏中可以选择需要保存的文件格式，设置完毕，点击“Save”按钮。点击“Open”按钮，打开修复后的文件，在这里可以查看修复后的效果如何。

2.修复Excel工作簿

ExcelFIX能够修复损坏的Excel工作簿，使用方法与WordFIX类似，只是在对文件进行修复后，会比WordflX多一个“view”按钮。点击该按钮，可以对恢复后的文件进行直观的预览。

3.修复Access文件

AccessFIX可以修复由于各种原因无法正常打开的Access文件，使用方法与上述两款软件相似。

4.修复PowerPoint文件

OfficeFIX没有修复PowerPoint文件的功能，要想修复损坏的演示文稿，还需要使用PowerPointRecovery工具软件。

启动后，点击"File→Recovery"菜单命令，在出现的对话框中找到需要修复的文件，点击“Recover”按钮即开始修复。修复完毕后，程序将自动弹出文件保存对话框，其默认文件名是“演示文稿”。

参考文献：

[1]刘健忠，张铁军.随身查.Office办公高手应用技巧.人民邮电出版社.2010

[2]尚武，卞诚君.OFFICE2007应用技巧1000招.机械工业出版社.2010

[3]工作过程导向新理念丛书.常用办公软件应用——Office 2007中文版.清华大学出版社.2010

[4]陈静，张爽.Office 2007办公软件应用教程：工作任务汇编.化学工业出版社.2010

作者简介：

徐莅（1964.3～），籍贯：上海，学历：本科，职位：大学老师，研究方向：计算机教学。