物资管理制度设计问题探讨

吴笑非++吴礼户

一、外购物资管理制度设计依据

（一）采购内部控制要求

根据2008年6月28日，我国财政部、证监会、审计署、银监会联合发布了《企业内部控制基本控制规范》，其中规定了采购业务和存货管理的内部控制要求。企业在设计物资管理制度时，应结合企业管理实际，落实采购业务和存货管理内部控制要求[1]。

（二）采购与供应链管理要求

从供应链管理角度出发，在设计物资管理制度时，物资管理制度应与企业的销售、生产管理有机衔接，采购的品种、数量、质量及时机应与满足供应链节拍要求，不断加强整个供应链的灵敏性，做到快速响应最终客户需求，同时又能控制供应过程中的库存处于合理水平[2]。

供应链是一条增值链，企业应从总供应链角度来考虑成本降低的机会。在设计物资管理制度时，以产品生命周期成本最低为目标，将企业成本管理要求分解到供应商管理、物料实际消耗、废料回收利用以及产品质量功能配置、目标成本、物料标准化等方面

二、制度设计的原则、目标、内容组成

（一）制度设计原则

1、因地制宜原则

企业所处的外部环境，从事的行业及自身的发展阶段、规模大小，决定没有一种制度设计符合所有企业。每个企业应根据自身管理实际，设计一套适合企业发展的物资管理制度。比如不相容岗位分设，规模大的企业的采购申请、审批、执行可以是三个独立的部门分别负责，也可以是申请和审批一个部门负责，执行是另一个部门负责；对于规模更小的企业，只需做到三个岗位分别负责即可。

2、成本效益原则

从成本角度看，控制措施越严密、控制点越多，需投入的控制成本比如人力成本、管理费用、效率的降低等就越多。从效益原则出发，企业是以利润最大化为目标，物资管理需为企业的利润目标服务，及时供应、降低成本、加快周转、贡献收益。两相权衡，物资管理制度设计，力争以最合理的成本投入取得最大的效益。避免控制点过大，内部手续复杂，不能满足市场快速变化的需要，同时避免制度漏洞，防止舞弊行为给企业造成损失。

（二）制度设计的目标

对于企业来说，采购是获取外部资源的途径，是生产的准备阶段。采购的质量、成本、速度直接影响企业后续的生产、销售以及最终利润。物资管理制度设计的目标应包括确保采购、入库、保管、发放等物资管理行为规范，符合内控及其它法律法规等相关要求；确保企业能及时获取外部资源，避免断供或积压；确保物资质量安全符合要求，价格合理，整个采购成本较低；确保物资管理在内、外部各环节运行通畅和高效，加快物资周转，控制库存水平；确保物资存货帐、实相符，保管得当。不同规模、不同类型的企业制度设计的目标排序可能不同，对于同一企业在不同的发展阶段，制度设计的目标排序也会不同。企业需根据各自的实际情况做出决策。管理合规、透明，防止舞弊应是制度设计关注的重点。

（三）制度组成

物资管理制度由一组或一系列的制度组成。从制度的层次来说，可分为顶层制度和底层制度。顶层制度是从企业宏观层面对物资管理组织机构与职责的分配，主要规定每个部门的定位和主要负责的职责以及部门之间的配合协调关系；底层制度则是对专门业务管理的流程性规定或程序性要求。在底层制度下还可设计更具操作性的作业文件或指导书。从控制角度来说，还可将物资管理制度分为业务执行层面的制度和监督考核制度、满意度评价制度。通过监督考核和满意度评价，确保物资管理符合企业设定的目标要求。

三、制度设计建议

（一）提升物资管理部门在组织结构中的地位

企业应提升物资管理部门在组织结构中的地位。物资管理部门的汇报对象反应了其在企业组织结构中的地位[3]。采购物资的总价值、行业类型及其它因素决定了高层管理者对物资管理部门的重视程度。采购与企业战略的关系越来紧密。采购活动要与企业战略保持一致，将企业目标转换为量化的采购目标。企业可以通过制度设计，将企业的战略目标分解到物资管理部门，通过目标牵引和绩效考核，促使物资管理围绕企业战略展开、为战略实施提供资源支持，另一方面采购成本费用的降低为企业创造了利润来源。

（二）关注低值易耗品和大宗物资的采购控制

根据80/20原则，低值易耗品采购数量占据了采购物资的80%以上，实际采购金额却较占比较小，大宗物资的采购金额占据了采购物资的80%以上，实际项数却较小。针对这两类物资，企业应设计不同的管理制度。低值易耗品可实行按目录采购、按总金额控制，减少流程和投入。大宗物资采购应重点关注其任务来源、价格、采购批量、时间节点等环节，减少库存积压风险，获得合理价格，加快物资周转。

参考文献：

[1]企业内部控制基本规范及配套指引.企业内部控制编审委员会.立信会计出版社

[2]采购管理.梁军，王金云.电子工业出版社

[3]采购与供应链管理.王旭东，刘旭敏，熊哲 译.电子工业出版社