高校离退休教职工档案信息化建设存在的问题及应对策略

晁卫华

（河南大学 离退休工作处，河南 开封 475001）

“全国档案事业发展‘十二五’规划”已明确重要任务，即加快档案信息化建设。对高校离退休人员来说，档案信息化是信息时代档案发展的重要选择，也是保障高校离退休人员权益的一种客观体现。

1 高校离退休教职工档案信息化建设的必要性

1.1 高校离退休教职工档案信息化是时代发展的要求

高校离退休教职工档案是高校档案的一部分，也是服务管理高校离退休人员的重要依据，“全国档案事业发展‘十二五’规划”明确要求，高校档案部门要积极做好档案信息化的建设。随着老龄化进程的加快，高校离退休教职工队伍日益壮大，推进高校离退休教职工档案信息化建设，是信息时代更好服务高校离退休人员的重要选择。

1.2 高校离退休教职工档案信息化建设可以提高档案信息资源利用能力

随着信息技术的快速发展，电子政务已经在政府办公、信息交换等方面逐渐成为了主要的操作模式。档案信息资源的开发主要是运用现代信息技术手段，目的主要是提高利用率，实现效益最大化。高校离退休教职工档案信息化建设是适应信息化建设要求，推动管理走向科学化、规范化，将使各业务部门在信息独立、分散的基础上，实现资源共享。

1.3 高校离退休教职工档案信息化为社会化管理服务做好信息储备

“中国老龄事业发展‘十二五’规划”明确提出“做好离退休人员管理服务工作，充分利用社区资源面向全体老年人开展服务，切实把为离退休老年人服务工作纳入社区服务范围。”无疑为高校离退休人员社会化管理指明了方向。建立数字化、信息化和网络化的离退休人员档案，将有助于家庭、单位、社区相结合的管理和服务模式的信息融合,是实现离退休档案社会化管理的方向和必然趋势。

2 高校离退休教职工档案信息化建设中存在的问题

2.1 离退休教职工档案管理工作重视不够

多数高校对离退休工作重视不够，认为离退休工作不是学校的重点工作，因此在软、硬件投入及经费支持等方面不能受到足够的重视。更有人存在偏见，错误认为离退休教职工不能给单位直接创造经济效益了，档案管理也就无足轻重，以至于离退休教职工档案的收集、整理及管理开发等工作困难重重，故相关部门确实应引起足够的的重视。

2.2 “多头”管理影响了离退休教职工档案管理质量

离退休教职工的工资待遇档案、任职档案、房产档案、在职及退休后档案，都分别记录、保存在不同的部门，这种“多头”管理的现象在现实工作中较为普遍,显然与档案新规要求实行集中统一、归口管理的管理体制[1]不相符，且易造成档案不完整,工作需要部门间配合时，也易出现互相推诿,影响工作开展。

2.3 技术手段滞后造成离退休教职工档案共享受限

由于对离退休人员的档案重视不够，“多头”管理存在档案不完整现象，部分还在针对档案的分类整理、快速检索、开发与利用等方面运用现代化技术手段较落后[2]。且很多高校离退休人员信息管理系统无法融入学校整体自动化系统之中，各业务部门之间协作效率低下，造成档案资源不能共享。因此，运用现代信息技术手段挖潜离退休人员档案价值亟待提高，以便更好发挥离退休人员继续为社会服务的作用。

3 加强高校离退休教职工档案信息化建设的对策

3.1 提高档案信息化意识，强化信息观念

高校离退休教职工档案信息化建设质量，是衡量离退休服务管理工作重视程度的依据，故须高度重视高校离退休教职工档案的价值。在提高认识的基础上，强化信息观念，用服务观念指导高校离退休人员档案信息化建设。

3.2 健全离退休教职工档案管理工作机制

一方面，要明确全校相关部门及人员的工作职责，建立相关部门间协调配合机制；另一方面，规范离退休人员档案业务流程，健全和完善档案管理制度，完善档案查阅、利用等相关制度，使高校离退休档案管理工作有章可依。

3.2 强化高校离退休教职工档案标准

高校档案部门应根据国内外档案标准及发展趋势，制定出高校和社会以及高校内部合理、规范、统一的具体操作办法，建立一套能够胜任高校离退休人员档案信息化工作的档案管理数据系统，这样可以在数据的获取与资源共享过程中少走弯路。

[1]人力资源社会保障部.关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知（人力资源社会保障部〔2014〕90号）[Z].2014.

[2]鲁玲.高校离退休人员档案管理刍议[J].档案管理,2010(2).