高校工会档案管理理念嬗变与创新对策

张小明

（齐鲁师范学院 工会，山东 济南 250200）

高等学校作为人才培养的摇篮，是传承文化、科技创新、服务社会的基地。高校工会作为高校重要的政治组织和群体团体，在服务学校改革和发展中具有重要的、其他组织不可代替的重要作用。高校工会工作是一个复杂的系统工程，工会档案管理工作是其中重要的一项内容。做好高等学校工会工作，就不能忽视工会档案管理水平的提高，从而实现高校档案管理工作的规范化、科学化和制度化。

一、高校工会档案管理理念嬗变的基本特质

所谓高校工会档案，是指高校工会组织记述履行职能情况和反映工作活动，以纸质、磁质、光盘、其他介质形式存在的历史资源和重要信息载体。其发展有着自己的一个嬗变过程。

（一）思维理念的嬗变——以人为本

上世纪八十年代中后期，为了适应高等学校改革需要以及工会工作发展需要，我国许多高校工会相继确立了专职或兼职档案工作人员，在工会内部建立了自己的档案。但这个期间，建立工会档案的思路只是简单地为工作留下资料、文档，档案查询表现为单向性或唯上性，突出表现为“对上不对下、对内不对外”的传统狭隘档案服务理念。而现代信息技术对工会档案管理产生了全面而深刻影响，新时期，高校工会档案工作者必须与时俱进，努力打破自我封闭、自我循环、唯上唯内的传统思维，树立以人为本的档案管理理念，一切为了教职工，一切依靠教职工，使教职工能够了解学校工会的工作内容，掌握相关的基本信息，维护自己的合法权利，从而促进学校管理的人性化。

（二）技术理念的嬗变——智能存储

从技术角度讲，传统管理手段的档案管理主要基于手工整理、编目，其主要做法就是抄抄写写、剪剪贴贴、装装订订，是一种传统的纸质小作坊式工作模式。而当前却是一种计算机管理时代。在这一时代，电子信息技术改变了传统管理的人工操作模式，建档方式注重手段的信息化、智能化，基本的技术手段逐渐向智能式的存储方式转变，并且形成的档案越来越表现为虚拟的数字化形式，以计算机等电子设备储存为主。

（三）管理理念的嬗变——服务先行

高校工会档案既是对高校工会工作进行记录、存储，随时能够查阅的重要历史资源，同时又是全方位维护教职工合法权益的信息服务平台。一方面，传统工会档案管理一直停留于纸质档案的分类、归档和保管，档案基本处于被动利用状态，另一方面，档案的保护管理主要是在防霉、防蛀、防遗失等方面下工夫。而新时期，工会档案管理必须立足于高校工会档案资源的开发利用，逐渐摒弃长期以来形成的以纸制文件为基础建立传统档案的管理思维和管理原则，充分利用工会自身档案和学校、社会档案资源，注重为教职工服务，主要包括保管服务、信息服务、指导服务等，做到建设大档案，实现大服务。

（四）安全理念的嬗变——风险可控

高校工会档案由于其管理者主要以兼职为主，在做好常规档案管理的基础上，大多数人并不注重有可能产生的风险。而工会档案作为直接记述和反映工会工作，体现工会组织发展历史轨迹的信息资源，其风险控制到了应引起高度重视的时期。在做好档案信息应收尽收基础上，必须强化安全意识，加强权限管理，做到风险可控，主要包括建立严格的内部控制制度和授权操作制度，在发生灾难性事故时利用已备份数据及时恢复数据；加强管理人员防范意识，定期进行安全宣传和安全检查。

二、高校工会档案管理创新的必要性

创新是人类活动的一种普遍现象，高校工会档案管理亦然。面对高校工会档案管理理念的嬗变，在现代信息技术条件下，工会档案工作者必须认真探究高校工会档案管理创新的必要性，以实现由于理念嬗变给档案工作者提出的新要求。

（一）高校工会档案管理创新是高等教育事业发展的必然趋势

当前，中国的高等教育发展迅速，正由教育大国向教育强国转变，大学数量和接受高等教育的人数达到前所未有的高度，并且，高等教育的发展由注重数量增长转向提高质量、注重内涵建设发展，与世界高等教育强国的差距进一步缩小。我们知道，高校工会组织是学校党委领导下的群众组织，是学校党委联系群众的桥梁和纽带，本身具有广泛的群众性和社会性，在学校管理与建设中的作用越来越突出。面对高等教育和高校工会工作的巨大变化，高校工会档案工作必须进一步强化为学校中心工作服务的意识，把信息资源开发和利用作为高校工会的重要工作来抓，使工会档案在高等教育发展中起到积极的作用。但不可否认，高校工会档案管理工作还问题多多。例如，对高校内部档案管理工作重要性认识不足，投入不够；在档案的归档上，表现为文件材料散乱、管理手段落后、电子化程度不高，等等。适应新形势，高校工会必须更好地发挥档案作用，更新理念，跟上时代发展的步伐。

（二）高校工会档案管理创新是信息化大数据时代的迫切需要

随着计算机和网络技术的迅速普及和发展，信息资源纷纷以各种类型数据的方式呈现出爆炸性的增长态势，数据已变成经济、社会和教育发展的重要基础。信息化大数据时代带给了我们太多的机遇，工会档案信息资源从封闭走向开放，成为工会工作各个环节共享的公共财富。档案工作者必须主动适应时代发展，实现工作创新。这里的创新，既包括思想创新，也包括管理创新；既包括能力创新，也包括服务创新。高校工会档案工作必须顺应这一趋势，做到工作发展与创新保持同步，实现档案资源的社会共享，提升综合服务能力，真正体现和提升高校工会档案资源的利用价值。

（三）高校工会档案管理创新是“以人为本”思想的内在要求

现代管理理论认为：人是一切管理活动中最重要、最活跃的因素，管理实践发展的重要趋势之一就是强调激发人的积极性，挖掘人的潜在能量。以人为本，把人的因素放在首位，实际上抓住了现代管理的要害。工会档案在工会组织自身形象和价值观建设中，具有传承功能、凝聚功能和激励功能。新时期，高校工会档案管理的宗旨是以人为本，能为教职工提供快捷、准确的档案信息服务，满足教职工信息需求，实现其传承、凝聚和激励功能。这里，以人为本中的“人”，包括两个方面，就主体的档案工作者来说，高校工会档案管理创新，既要注重档案人员业务能力、创新能力的培养和提高，又要建立激励机制，为工作者创造一切学习机会，激发内在潜力；就客体的档案用户来说，要从教职工的需求、动机出发，最大限度地满足教职工和工会工作的需求。唯有如此，高校档案工作才能真正成为一个为学校进而为整个社会服务的信息中心。

三、高校工会档案管理的创新对策

实践证明，高校工会档案管理创新是工会工作发展的需要，也是提高整个高等教育事业档案管理水平的最有效途径。那么高校工会档案管理的创新对策主要表现在哪几个方面呢？

（一）强化工会档案工作思维创新，为高校中心工作的开展提供保障

高校工会档案工作者一要主动适应时代要求，找准工会档案工作的发展方向，解放思想，强化创新意识，倡导创新精神，营造创新氛围，使工会档案管理工作逐渐向知识化、信息化、高效化转变。二要改变工会档案资源结构单一、服务被动的局面，强化服务功能，把档案工作注重实体利用转化成注重档案内容的开发利用。三要以以人为本理念开展档案服务工作创新和服务创新，与学校、社会形成合力，以扩大社会影响力和服务能力。通过工会档案工作的思维创新，进一步提高档案管理质量和水平，更好地为学校中心工作和广大教职工服务。

（二）强化工会档案工作制度创新，实现高校工会档案工作规范化

档案工作制度化，是实现工会档案管理的保证。目前，高校工会档案管理制度不健全，工作不规范，许多高校尚未形成健全的档案管理制度。对此，高校工会应做到以下几点：首先，高校工会档案管理创新是一项长久的可持续发展工程，需要建立健全各项规章制度，以克服和防止工作的随意性和盲目性。其次，在做好标准化、规范化工作基础上，对收集内容、收集程序、收集方式等作出明确规定，以引导档案工作者执行既定的目标和任务，防止不作为和乱作为。再次，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题，及时解决。

（三）强化工会档案工作管理创新，促进高校工会档案工作健康发展

信息资源从封闭走向开放，是工会档案工作的重要发展方向，必须强化管理创新。在管理模式上，变分散式管理为集中式管理，占据工会工作数据链中心，变剪贴、装订的传统“小作坊”式管理为现代信息化模式，以适应飞速发展的信息化技术挑战。在管理内容上，过去工会档案工作者存在重保管轻利用的情况，导致工会档案长期处于封闭和半封闭状态。创新档案管理工作，就要满足教职工对档案信息的需求，将重点放在档案资源的开发利用上。这也是档案资源价值实现的根本所在。在管理主体上，变档案人员兼职过多、素质不高、难以胜任档案工作的现状，强化人才意识，加强档案工作队伍建设，不断增强内部运行机制的生机与活力，从而为新时期工会档案信息化发展奠定坚实的人才基础。

（四）强化工会档案工作技术创新，加强高校工会档案信息化建设

工会档案管理是一门具有很强专业性的工作。强化工会档案工作技术创新，主要是加强工会档案的信息化管理，在充分发挥现有信息化设施基础上，建立起电子文件管理与信息化融合发展机制，为工会档案工作开展提供信息化保障。主要表现在以下几点：第一，创新工会档案信息管理平台。做到下联基层、上接学校、外挂社会，将工会档案的收集、整理、保管、开发和利用作为一项系统工程来抓，尤其与相关部门和基层工会形成局域网络，建立便捷的档案管理途径。第二，加大对工会档案硬软件设施的投入，及时配备档案现代化所必有的设备，如计算机、扫描仪、打印机、数码相机、摄像机、刻录机、复印机、传真机等等；同时，注重软件运用，开发或购买共享共用的电子档案管理系统。第三，强化校内外网络建设与运行管理。加快档案信息化设施建设，特别应注重加强标准和规范管理，建设数字化档案室，并建设跨部门的档案信息资源共享平台。第四，把工会档案信息资源的开发利用作为一项重要工作来抓，健全服务机制，从提供单一纸质档案服务走向提供纸质、电子、音像等多元服务，实现资源共享，让工会档案能够更准确、快捷地为工会组织提供优质服务。第五，强化忧患思维，提升安全意识。建立严格的内部控制、认证和授权操作制度，通过技术创新，切实保证档案实体和档案信息资源的安全，从而使工会档案达到高效运行、安全可靠的效果。

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