基于生命周期管理的合同追踪管理系统研究

高洁

【摘 要】合同是组织与组织间所订协议的法律表现形式，是现代商业社会中最重要的商务文件，企业合同管理水平与企业核心竞争力息息相关。本文分析了西安烟草合同管理现状，提出了基于生命周期管理的合同追踪管理系统建设思路，并就技术路线及实施方案进行了探讨，对企业合同管理系统建设具有一定的借鉴意义。

【关键词】生命周期管理；合同管理；合同管理系统

0 引言

随着全球经济一体化的不断加速，全球企业在提升管理和防范风险方面都在不断进取。作为迅速崛起的世界第二大经济体，调整结构并保增长，使中国企业无一例外地面临巨大压力。他们在商务过程中不仅要以更快的速度来处理更大量的合同，还需要保证对合同周期内所有环节的监管和控制力度不变[1]。

合同是组织与组织间所订协议的法律表现形式，是现代商业社会中最重要的商务文件，体现着相关方对于合作在法律和道德意义上的双重承诺。合同是商业关系的完整表达，包含对方信息、标的信息、财务信息、权利义务信息和违约责任信息等等，在双方的慎重谈判下得以敲定并具有长期法律效力。企业的大多数战略决策与成本节约策略都反映在与合作伙伴所签订的合同当中。随着全球经济的发展、法律法规要求不断增加和商业关系的日趋复杂化，合同的复杂程度也达到了前所未有的高度[2]。

1 合同追踪管理系统研究的必要性

目前，西安烟草合同管理仍采用手工方式，由于涉及的部门众多，需要管理的合同要素也各不相同，因此造成信息不集中，实时性不强，导致各部门协作，业务流程组建，监控制度执行方面效率不高，费时费力等问题，具体表现在如下方面：

1.1 文档管理困难

传统纸质合同与电子版合同共存，对于不同的人员阅读参考合同时，存在查找不方便的问题。尤其是决策层需要了解合同文本时需要耗费很多时间。

1.2 进度控制困难

由于合同数目多，参与人员多，合同进度的控制基本靠手工和普通word、excel管理已很难满足企业发展需要，并且当决策层想全局或全程了解合同情况时存在很大障碍。财务人员的付款依据也与进度密切相关，但同样存在障碍。

1.3 信息汇总困难

采用手工或EXCEL管理时，由于不同部门的数据格式不统一，采集也不能够及时继续，汇总工作需要耗费大量时间且存在偏差。对于决策时间有一定的影响。

1.4 缺少动态响应机制

缺少对合同进度、结款等关键节点的提醒，不能准确地预测近期可能的收支项目，不能帮助企业进行财务规划，掌控现金流，更好地发挥资金运作。

合同追踪管理系统可以为企业管理带来如下价值：

1）规范合同基础数据管理。

2）提高合同管理效率。

3）实现标合同的准化管理和个性化管理的有机结合。

4）为决策层提供准确及时的信息。

2 基于生命周期管理的合同追踪管理系统建设

合同管理是企业经营管理的重要制度之一，是企业对以自身为当事人的合同，依法进行签订、履行、变更、解除等一系列行为的总称，对于合理推进项目进度、严格控制投资成本、改善企业经营管理、实行经济承包有着重要意义。本项目在对西安烟草现有合同管理业务流程梳理和优化的基础上，设计并开发一套西安烟草合同追踪管理信息系统，解决目前手工方式合同管理中的文档管理、进度控制、信息汇总及预警机制等方面存在的困难，实现规范的合同基础数据管理、提高合同管理效率、标准化与个性化相结合、为领导决策提供准确及时信息的目的。

系统着眼于“合同全生命周期管理”，注重合同的起草-审批-盖章-归档流程的合规控制、预算-计划-实际的资金管控、项目和合同的进度控制、业务品类和合同标的管理统计分析等，支持按项目进行核算。系统将实现对业务对象（如项目、合同、进度、资金等）的多角度多维度的管理和统计分析功能，并针对业务执行关键点（如审批、收付款和进度等）进行预警提醒，实现对操作权限的合理细致划分及合同的按计划实施。

系统将包括以下主要功能：

合同起草：提供合同示范文本库，起草人选择对应的合同范本，填写合同要素。

合同审批：根据企业的业务流程自定义软件中合同审批流程，保存所有的审批意见，帮助评审人员参考，最后打印出合同审批单。

合同文件：管理所有与合同有关的文件，包括合同原稿、变更文件、附图等内容，将通用格式的电子版文档可以直接导入系统中。

结决算管理：解决企业的合同资金管理，为合同细化了何时应该结决算账款，无论是对收款还是付款均有重要意义，可以及时安排资金调度及收回款项，既保证按时守信，又合理充分利用资金，降低执行风险。

进度控制：明确记录合同进度，并与计划情况进行对比，方便决策层随时了解合同动态执行的情况，到底完成到何种程度，完成的百分比是多少，方便决策层调整进度，安排下一步的工作。

商品管理：采用合同商品清单、询价、报价表单管理对应标的物型号、规格等明细，可以按商品类型、交货期等信息统计合同商品数量和金额，为企业市场策略、财务规划、招投标管理等提供依据。

合同变更：记录合同变更的原因、影响，并将变更依据作为附件导入系统，从而兼顾了变更过程管理的严谨和自动性，关联结果，有据可查，权责明晰。

预警系统：系统自动扫描并对所有快到期的结款、审批、收货、验收、付款等关键节点或事项进行预警，帮助用户提前做好财务规划和分析决策。

报表：从不同角度对系统数据进行统计分析，辅助经营决策，多样化的统计方式，自定义统计条件，并将统计结果输出图形。

3 技术关键及技术路线

3.1 系统设计阶段是开发管理信息系统的关键环节之一，因此它的工作质量直接影响到新系统的稳定性、可靠性、精确性和运行费用的高低。所以，整个系统设计过程的各项工作都必须按照科学的方法和原则进行。本系统将采用先进的设计原则：严格遵循《国家烟草专卖局关于烟草行业“十一五”期间信息化建设整体规划》提出的“统一规划、统一模式、统一标准、统一流程、统一平台、统一形象标识”原则，避免重复建设、信息孤岛等现象；

3.2 使用的服务框架：本系统拟采用MVC模式，即：模型（Model），视图（View）和控制Controller），基于MVC框架，可以使得web系统实现智能分工。其中View层用于与用户的交互，使用JSP+CSS+javascript实现，这样处理可以使得界面具有较高的美观性；Controller层来分派用户的请求并选择恰当的视图以用于显示，同时解释用户的输入并将它们映射为模型层可执行的操作，使用的是Servlet+DAO+PO实现，其中，Servlet是请求中转站，DAO是封装好的方法程序，PO是定义类。Servlet控制算法流程，调用DAO中方法，将最终数据保存入PO中，返回给浏览器。

3.3 先进的应用软件构架：系统拟采用B/S架构，维护和升级方式简单，成本低，遵从SOA（Service-Oriented Architecture）标准。SOA是一种粗粒度、松耦合服务架构，服务之间通过简单、精确定义接口进行通讯，不涉及底层编程接口和通讯模型，它将帮助企业系统架构者以更迅速、更可靠、更具重用性架构整个业务系统，较之以往，以SOA架构的系统能够更加从容地面对业务的急剧变化。

3.4 数据挖掘技术：数据挖掘技术是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的实际应用数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在有用的信息和知识的过程。拟对合同关键节点数据通过信息关联分析与共享、人工经验知识分享与机器自动学习相接的方式，实现合同预警、辅助经营决策。

4 项目实施方案

该项目的实施可分为以下几个阶段：

4.1 流程梳理及需求分析

对全市系统现行合同管理业务流程进行调研及梳理，并对相关业务部门进行详细的需求征集，确定本系统所要实现的主要功能并对其进行分析。

4.2 系统设计实现

根据需求分析的概念模型，进行系统平台的详细设计。本系统将采用J2EE和SQL SEVER为系统的界面设计和数据库平台，依次对系统的平台框架、总体功能和关键要素进行设计实现。

4.3 系统调试及试运行

系统设计完成之后，在选定业务部门内进行试运行。针对系统运行的效果和业务部门的反馈信息进行系统的调试和改进。

4.4 系统验收及应用推广

在系统调试完成之后，进行系统的应用和推广工作。

5 结语

通过西安烟草合同追踪管理系统的开发与应用，将完善西安烟草合同管理，解决目前手工方式管理合同在文档管理、进度控制、信息汇总及预警机制等方面存在的困难。可以将西安烟草合同管理信息化与合同管理标准化进行充分融合，从而提升企业合同管理水平，提升企业核心竞争力。

[责任编辑：曹明明]