新时期企业办公室管理实践思考

马东亮

摘要：现代社会不断发展，企业所面临的经营发展环境也在发生着不断的变化，这对于其内部运营管理工作也就提出了更高的要求。作为企业内部管理工作中的重要组成内容，办公室管理工作其本身的重要性也得到了进一步的突显。

关键词：企业办公室管理  实践  思考

1 概述

对于工程企业来说，其市场竞争环境的不断变化，对其内部管理工作的开展提出了更高的要求。在工程企业办公室管理工作中，很容易由于工作压力过大、工作职能范围复杂等问题，产生一系列的不足。在开展办公室管理工作中，要结合新时期的新形势，从根源处入手，就办公室管理工作的特点与存在的不足进行分析，并且提出新的管理实践思路。

2 企业办公室管理工作的特点

作为企业单位的重要管理与执行部门，办公室是对信息进行传达，沟通员工和为内外提供服务的重要窗口。对工程建设单位来说，其办公室职能与其他企业单位存在一定的区别。企业内部工程管理部门数量和类别较多，特别是基层项目办公室的整体工作量大，并且工作中工程相关工作的任务较多。工程单位其办公室管理工作中，具有一些涉及到工程业务的内容，并且需要办公室工作人员对于工程业务的程序具有一定的了解，对工作人员的工程管理知识也有一定的要求。与一般企业单位不同的是，工程单位中技术人员、施工人员的比例较高。由于整体人员的专业素质水平有限，导致了办公室工作开展过程中很多沟通和交流都具有一定的困难和矛盾。

3 企业办公室管理工作中存在的问题

首先，办公室管理制度需要进一步的完善。对于工程企业来说，其办公室的管理工作相对特殊，如果不具有完善的管理制度，就会造成办公室工作的执行与落实不力。一部分企业中，其办公室制度不够规范，并且相关流程不够清晰与合理，难以保证各项办公室管理制度的有效落实，整体办公室工作的效率相对较低。由于制度上的不足，也造成了相关考核工作落实不善，不同岗位之间的职责划分不够明确，整体管理相对混乱，各项工作任务不能良好的完成。其次，服务能力有限。办公室工作开展过程中，服务的深度与广度都十分有限。对于工程企业来说，办公室管理工作的开展需要在一些具体事务性工作上开展相应的督查与业务管理工作。由于工作环境较为复杂，工作内容较多，导致了服务工作的开展缺乏有效的深度和广度，工作效果难以得到保证。最后，办公室工作人员素质水平不足。很多企业的办公室人员的组织结构不科学，岗位设计不够合理。一部分工作人员自身不具有足够的办公室岗位工作能力，并且开展相关工作中态度不端正，工作效率相对较低。再加上一部分员工自身创新意识不足，难以对办公室工作进行有效地创新与改进，整体思想意识上也存在一定的缺失。由于思想意识、业务能力多方面都存在着问题，导致了工作中失误较多，服务工作不到位，整体工作效率较低。

4 新时期企业办公室管理实践思路

第一，完善办公室管理制度。对于企业来说，办公室工作的开展是为了企业内部正常运转作为服务的。通过对于办公室管理制度进行完善，可以对日常办公室的工作行为进行约束和端正，为办公室工作的开展提供有效的执行效率。对于大型工程单位来说，规范的办公室管理制度，也可以为工程管理部门提供有效地协助，促进工程管理部门各项工作顺利的开展。完善的办公室管理制度，是后续办公室工作开展的关键，也是后续工作的有效保证。第二，提高服务意识和服务能力。对于办公室工作开展中存在的问题，管理者要予以高度的重视，并且打造良好的服务意识。对工作中存在的问题绝不姑息，并且细致地分析工作中失误的原因，针对性地采取相关策略来进行解决，更好地发挥自身的服务小勇。对于服务职能的确定上，要提高服务职能的广度与深度，并且在为领导提供决策服务的同时，充分考虑基层的具体需求，为领导决策的执行奠定良好的执行环境基础。针对于基层员工的具体诉求，办公室人员要严肃分析，并且及时与相关领导进行如实汇报与沟通，构建一个畅通的上下级沟通渠道。另外，管理工作的开展也要突出人性化的特点，以人为本地开展相关办公室工作，真正地将服务意识、态度和能力融合到一体。第三，提高办公室管理人员的综合素质。提高办公室管理人员的综合素质水平，是提高办公室工作开展落实效果的关键。针对于当前工程企业中，办公室管理人员业务能力方面的缺失，加强日常的培养，并且组织丰富多彩的学习交流活动，让办公室工作人员熟悉工程单位的具体业务程序，更好地为相关部门提供服务。在工程项目开展的过程中，可以组织办公室工作人员去施工现场进行实际体验和调研，进而提高办公室工作人员的实战经验，更好地了解企业基层的具体诉求，为员工指明学习方向。在人才的引入上，要引入一些综合素质能力强，并且工程管理经验丰富的人员，不断地为办公室队伍补充新鲜血液。

5 结束语

总而言之，在工程企业开展办公室管理工作的过程中，要对于工作制度和工作程序进行合理的规范，以高度眼光来开展日常办公室管理工作，为企业的长效发展奠定良好的推动作用。在新时期的背景下，工程企业自身要想实现长效发展，提高项目管理水平，就必须要重视办公室管理工作的开展，提高企业内部协调管理能力。

参考文献：

[1]王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业，2013（12）.

[2]刘永亮.解析企业办公室管理的创新与实践[J].办公室业务，2013（07）.

[3]周月萍.新时期企业办公室管理创新思路及方法[J].中外企业家，2013（05）.