后现代科技档案知识资源管理体系的构建

朱青梅

（宿迁学院综合档案室，江苏宿迁，223800）

以现代科学技术为核心的知识经济在多媒体语境下，更多元地凸显了知识信息的生产、存储与使用对经济发展的作用。可以说“新常态”下经济新的增长点的挖掘，社会文明化程度的提高都必须扎根于技术进步，而知识是其中必不可少的一方面。那么有效地对知识进行管理已然成为我们档案人所追踪的热点问题［1］。科技类档案蕴含着丰富的政治、经济、文化知识信息，这些知识信息是改善与提高经济效益的有效手段，也是科学研究的重要资料，还可以成为提高工作效率的手段，处理法律事务的证据［2］。泛在多元化的后现代生活与工作情境凸显了实施科技档案知识管理，实现科技档案知识管理的流程定型是客观使然。由此，我们首先需要界定后现代科技档案知识资源管理基本内容；其次要思考梳理科技档案知识管理体系的构建要素与作用。

1 后现代科技档案知识资源管理的内容

后现代科技档案知识管理内容的界定与知识和知识经济是密切联系在一起的。我们把理论与实践二维描摹的世界界定为知识，知识所探讨的客观世界既包括自然世界也包括社会学所指称的人类社会。知识的着眼点是客观事实、具体信息、科学描摹和通过教育与实践而获得的技能。当然知识的习得和内化涉及诸多复杂的心理过程，主要有：感觉，交流，推导。知识同样可以被看成是影响人类智慧的最为客观的内在要素。哲学层面上，我们称之为知识论，历史上也有诸多科学家对知识进行界定。柏拉图对知识的界定有一个经典的论述：任何一个所谓知识点的叙述或者陈述都必须满足知识要素的三个前提条件：一是要被验证过的；二是正确的，即一定的准确性；三是要为众人或者个别人所崇信。所以说概而言之，科技知识就是通过学习、实践或探索所获得的认识、经验或能力。知识信息管理是各层次的企业、事业单位实现知识共享的新途径：即把显性知识与隐性知识进行科学柔合，从而使科技知识信息更具集约化，这也是利用集体的智慧来有效提高企事业单位适应“经济新常态”的创新能力［3］。科技知识的集约化管理通常包括四个维度的内容：一是集约化知识库本体的建立；二是知识库本体内部成员的有效知识交流；三是知识至上的内部循环生态；四是知识等同资产的协作化管理。因此我们探讨对知识的管理就是在研究知识的利用，知识管理是将组织可得到的各种来源的信息转化为知识，并将知识与人联系起来的过程［4］。

那么科技知识信息化管理就是指对科技档案知识内容进行搜集、识别、保存、分享的过程。科技档案知识管理，通俗地讲，就是利用基于云计算的科技档案管理技术来对知识信息载体进行基于效益的程序化管理。知识信息载体的管理要通过统一规范的操控标准设定，对集约化的科技知识信息进行有效的循环管理，来构建完整的知识信息循环体系，注重科技知识档案处理的全程信息化。全程信息化涵盖：大数据搜集信息化、移交接收信息化、归档信息化、存储管理信息化、借阅利用信息化和编研发布信息化等，同时逐步将业务管理模式转换为知识服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以知识服务为模型的系统平台之上［4］。科技档案资源体系、科技档案利用体系和科技档案安全体系三者之间相互联系，相互依存，其共同的基础是科技档案所蕴含的知识单元，科技知识单元之间的相互联结或耦合，组成了科技档案资源体系，形成了用户需要的纷繁多样的科技档案知识内容，也是科技档案安全体系构建的基础。

2 科技档案知识资源管理的体系构建

2.1 科技档案知识资源管理体系是科技档案管理程序的直接映射

科技档案鉴定、科技档案登记和编码、科技档案保存和科技档案利用可以直接映射到知识信息集约化管理的主要步骤上，这些主要步骤体现了系列化的知识信息管理和利用及其加工过程，这个过程架构了科技档案的知识管理体系。对科技档案信息进行筛选和辨别的过程是科技档案鉴定的基本要素。伴随着社会进步，特别是我国“一带一路”的发展方略的提出，无论是经济还是文化都会产生数以亿计的各类科技知识信息，但是这些海量的科技档案记录的保存价值是有限的。科技档案鉴定的任务就是要把那些具有保存价值，可以重复利用的加以收集整理并保存。所以，科技档案知识管理的首要任务就是对科技知识信息档案进行评估和筛选，并确定保密等级［5］。而对已筛选的科技知识信息档案进行加工的过程就是科技档案登记和编码。科技知识信息在大数据环境下的存储方式是多元化的，自有其管理与利用的不便之处。因此，在科技档案知识登记和编码中，把科技档案信息翻转为可检索、可注解、可分析、可利用的大数据时，就需要依据分类和著录的需求来设定为各个行业所认可的信息标准。避免简单地依赖内容主题和载体形式草率地进行登记与编码，特别是在编码前要依据科技知识内容的特定属性，获取相关的主题作为关键词，从而使不同的知识信息之间保持有效的维度链接，使得多维度共享机制成为可能。

在科技档案知识库系统中进行科技档案的有效多元存储本身就是实现知识信息保存的有效形式。大数据技术的普及是知识管理电子化、网络化的一个先决条件。具体操控知识信息存储的工具为基于行业和任务需求而开发的各种档案管理系统，在这类系统的运行中，要防止档案知识信息的意外受损，就必须要做好档案的备份工作。档案知识信息的使用和服务用户的过程就是档案利用的过程。科技档案知识管理体系是科技档案管理程序的直接映射，其有效整合的内容是科技档案资源体系、科技档案利用体系和档案安全体系的三位合一，这一做法也可以扭转重保存轻利用行业倾向，克服资料存储化、历史边缘化的行业弊端。特定的绩效评估也是科技档案利用实际效果的标尺。甚至在一定程度上，这些绩效评估成为科技档案知识信息鉴别、登记和编码、存贮的参照点。

2.2 科技档案知识资源管理体系的基本要素

（1）科技档案知识的表征

科技档案知识信息的表征是指实现科技档案知识管理途径的二元化——编码与存储［7］。换而言之就是指科技档案信息在系统和组织内的架构与再认的方式。科技档案知识信息的高效利用是科技档案知识管理的最终目的。所以在科技档案管理信息系统内部，它的表征途径与构建渠道都应该以符合用户的客观认知习惯为先决条件，同时也匹配于用户的记忆形式。现代大脑神经研究告诉我们：分阶递进序列的存储是大脑神经元操控信息的主要方式，大部分知识的应用和转换都依赖于神经元的相互辐射和彼此联结，特别是在大脑有知识需要的驱动时，神经元就得以被激发，源源不断地产生脑电波来激活知识信息。因而，在我们对科技档案知识信息集约化编码的步骤中，首先要来解构科技档案知识信息本体，使之成为不同的表征单位，再将这些知识表征单位注册到科技档案管理系统内部，构成同位一体的科技档案信息网络。我们可以借助大数据手段来实现科技档案信息的离散式表征，也可以在不同的网络节点和表征结构上对科技档案信息进行利用与存储的二维转换。管理系统也可以在用户利用科技知识信息的同时，对科技信息进行分布式的再加工再处理，进而提高科技知识信息的利用有效性和输出精确性。除此之外，也可以利用云计算来实现档案知识信息的“双套制”云备份管理，从而保证在特定节点的数据丢失状况下，科技档案管理系统仍然能够实现正常运转。

（2）科技档案知识的共享

依据一定的标准将离散的科技档案数据集合在一起，对其进行分布式表征，为科技档案知识共享奠定了基础。但是共享必须要有层级化的知识信息源的挖掘。差别化的科技知识信息决定了构建科技知识库的方式与渠道的差异性［5］。比如，电子技术类档案只需要科研单位建设；而诸如建筑类档案、基础设施类档案则是由各级建设部门与施工单位统领保存。但是若论及特色档案知识库，则是隶属于科技档案馆，其建设也是由该科技档案馆独自进行。如何整合各具特色的行业科技档案，以“知识管理”为媒介把现行的科技档案资源进行有效利用是贯彻习近平总书记“创新是社会进步的灵魂”精神之更好体现。

（3）科技档案资源的集成

在科技档案知识管理过程中，要实现不同科技档案信息的可链接性，必须遵循分布式档案表征的原理和方法，这也是科技档案知识信息共享的基础。经济新常态下的发展和社会文明的进步使得大众对于知识信息的需要呈现出复杂多变的趋势。基于载体形态和信息属性进行管理的传统管理模式与现代科技知识信息管理的需求存在着巨大的冲突，即有损于科技档案的管理，也影响科技档案的使用。然而通过一定资源集成的科技档案能够有效地规避知识信息集约化管理的此类障碍。载体差异化、内容差异化、功能差异化的科技档案信息有机整合的途径就是对信息进行分布表征，再集约化管理。信息技术和网络技术的支撑是科技档案资源集成管理的基石。在实践中，我们也发现科技档案资源管理系统的多样性决定了系统类型差异化的状况下彼此兼容的困难性。其实科技档案知识信息的一站式服务就是要在实践上规避“信息孤岛”现象。

（4）科技档案全宗的科学界定

全宗是指由个人、组织或独立机关在参与社会活动过程中所形成的系列档案，它的基本涵义体现在：一是全宗为系统化的整体；二是基于特定的社会活动；三是架构在一定的社会行业系统之上。一个全宗的科技档案是在特定的历史阶段由一定的行业活动所积累下来的有传承价值的科技知识信息，它的构成要素为：形成过程的历史性；组成体系的有机性；记录的完整性。它依据特定的来源单位所形成的分门别类的科技知识信息，其记录方式、载体以及文种形式都是多元的。档案馆对科技知识信息进行整理分类、编目和日常管理的基本操作单位就是全宗。尤其是在其分类、传阅与存储中，同一全宗的材料必须保持完整性不分散，不同全宗的知识信息档案也不得杂混于一起,即所谓的全宗不可分散性，操控的基本依据就是根据来源组建全宗来保持全宗的独立性和完整性。全宗理论客观体现了科技档案间的联系性，为科技档案知识的整理和分类提供了合理的客观的依据［7］。但是科技档案知识的分布式表征虽然实现了科技档案的资源集成和功能集成，可是也有无序化科技档案整理体系存在的风险。所以根据科技档案知识信息的来源进行科学的归属并做出标记，进而进行细化的登记和编码才可以确保全宗的完整性。

2.3 科技档案知识资源管理体系的作用

（1）构拟了全新的科技档案管理理念

对知识对象加工，从而实现知识的创造和增值是知识管理的本质。构建科技档案知识化信息化集约化管理体系能够加快科技知识信息的加工速度和利用效率，全新的科技档案管理理念克服了传统的“存为主用为辅”的弊端，确立了以提高利用效率为核心的科技档案体系建设。科学发展观的核心是以人为本，以用户需求为中心是实施科技档案知识管理各个流程的必备理念。原因有五：一是科技档案知识管理的流程应该与人们的知识建构的心理过程协同一致；二是要能够满足并实现用户检索科技档案信息和获取信息的一站式服务；三是使用嵌入式技术和分布式数据技术并根据用户的需要来引导整个界面的设计；四是贯彻用户的参与和互动原则；五是注重用户的情感体验。

（2）实现了科技档案信息个性化服务

能够满足用户个体信息需求的服务是个性化的信息服务。个性化信息服务要求满足三方面内容：一是用户锁定大数据的来源范围；二是用户可以自己设定信息源的取样方式；三是预测所获取信息的表现形式。更高层级的服务就是完全基于用户需求，甚至考虑用户个性及其使用习惯来推送其可能需求的信息［8］。根据科技知识单元进行组合，形成不同的科技档案知识主题表征从而使得科技档案信息有序组织。科技档案用户可根据个体的知识需求来驾驭集约化的知识信息，并从中获得自己所需要的科技知识信息［9］。大数据和云计算的普及应用为科技知识用户提供了更大空间，尤其是用户可依据自己现有的知识体系和认知理念来搜集、补充、更正并扩充科技知识信息源的有关内容。提供方和使用方的有效双向互动不仅可以促进知识信息源的丰富，还可以让用户通过体验式的参与建立起有效的主体感受，同时信息系统能够依据用户的认知习惯、专业背景以及过往的信息提取痕迹，帮助档案管理人员通过RSS技术进行个性化科技档案信息服务推介，极大地创新了传统科技档案数据的存在方式和加工方式。

3 结语

知识经济的发展使得科技档案知识管理成大势所趋，知识信息的集约化管理也是提高科技档案效率的可行办法。我们在注重知识信息产权的前提下，在保证科技档案知识信息全宗完整性的原则下，科学地构拟全新的科技档案管理理念，实现科技档案信息个性化服务，将科技档案知识信息拆解为独立的科技知识信息单位，以大数据的形式存储于集约化的系统内部，有效共享和使用科技档案知识信息，这也是我们科技档案人在云计算条件下理性思考与前行的方向。

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