企业档案数字化的探索与实践

张 宇

（大庆油田矿区服务事业部档案室，黑龙江 大庆 163462）

伴随着世界科学技术的迅猛发展，计算机的使用及网络架设及普及，我们迎来了数字时代、信息时代、大数据时代。作为企业管理基础工作之一的档案管理，“三尺兰台一摞纸”的管理方式已经明显落后于时代发展的需要。所以，如何推进档案数字化建设工作成为各级档案管理部门的共识。

一、企业档案数字化的意义

（一）提高效率

企业档案管理的最终目的是为了利用。在过去的档案利用中，首先档案人员要根据档案利用者提供的材料依据，在数据库中查找相关材料的档号，然后再根据档号去库房翻阅实体档案。如果档案利用者在提供材料名称和存档年份不明确的情况下，则需要档案人员去档案库房一件一件进行排查，像这样在大量存储档案的库房去查询某年某月某事的情况，档案管理者工作量是非常大的。而通过档案数字化后，档案人员在电脑中可以直接调取数字化档案进行查找，省去大量去库房查找的时间，并且可以直接向利用者提供数字化档案，使档案利用效率大幅提升。

（二）降低成本

企业在发展过程中，必须要走低成本战略。而档案数字化后，一方面可以大幅减少档案利用过程中的办公成本，另一方面由于查询和利用效率的大幅提升，也可以极大地降低人工成本。

（三）安全保障

当档案数字化工作完成后，相当于在为基础档案做了一个备份。由于存储科技的发展，数字化档案不会受到光、电、水等环境因素影响，还有过去经常利用的档案，因反复翻阅使档案纸张破损，影响档案价值，以及借阅出去的实体档案遗失。数字化档案在网络中广泛存在和应用，相当于为基础档案加上了双保险。

二、企业档案数字化的建立

（一）基础档案摸底排查工作

企业档案数字化首先要对馆藏档案进行整理归类，包括档案的类型、载体形态和状态、数量、信息利用等情况进行一个完整的、具体的统计分析。

（二）购置数字化所需物品

在实现档案数字化过程中，必须要购置相应的仪器、设备及科学合理的网络构架。如今在大庆油田机构设置中，均将信息和档案两个管理部门合二为一，也为档案数字化工作的开展提供了依据。

（三）循序渐进科学谋划

1.拆分整理。档案数字化扫描前，首先应对档案库房提取的档案进行认真梳理，在确定扫描范围的过程中要注意保持全宗、案卷等档案的完整性。在确保不损坏档案实体的前提下，可对装订过的纸质档案进行逐页拆分、去除金属物，对没有编页或编页不规范的档案重新编排好页码，编页不应压盖档案内容和原编页号。对破损严重、无法直接进行扫描以及褶皱不平的档案，应先进行技术修复，以免在扫描过程中出现卡纸、扫描不清等问题。

2.注重质量。一是要对漏扫、扫错、重复扫描等问题高度关注。在本单位档案数字化过程中，主要表现为两个方面：一种是正反面都有档案内容的情况，正面有页码，而反面没有页码，这样容易出现问题；另外还有一种是有的文件在不同地方存了两处或一份文件存了两份，这样极易出现重复扫描的问题。二是要在扫描的过程中保护好基础档案。由于要对原有基础档案进行撤架、拆封、编号、标记、扫描等工作，如不注意，将对原始档案产生破坏。同时，要对历史悠久的纸质档案高度关注，由于纸张脆弱，容易造成损坏，应避免或减少对档案实体的破坏，最大程度地维持档案的原貌。三是要加强后期校对。特别是对图像、图纸等，由于扫描过程中可能出现倾斜度、清晰度的偏差，造成在档案利用过程中给人以误导。

3.还原。在档案数字化工作完成后，要立即将原有基础档案进行整理还原。在此过程中，要注意档案盒内排序、档案入库位置、档案装订顺序、分类等问题，保证出库档案能够还原到出库前的状态。特别是如果数字化过程中有外包情况时，更要加大控制外包风险因素管理，以保障档案数字化的高效、有序开展。

三、企业档案数字化应注意的问题

1.制定计划。企业档案数字化建设必须纳入企业信息化建设总体框架内。只有将档案数字化建设纳入到单位的总体规划中，制订计划，分阶段实施，逐步解决企业档案管理的难题，档案的信息化建设才能前进。如：确定档案数字化的范围；计划本年完成馆（室）藏档案多少卷/件，完成多少页；档案数字化预算和数字化人员、项目工期等详细的计划。

2.专人专责。在档案数字化工作过程中，档案部门应指派专职档案业务人员全程参与档案数字化加工的流程管理。档案数字化人员应具有高度的责任心，对扫描加工设备操作的熟练程度、对档案业务相关知识的掌握都是对加工质量的保障。

3.规范流程。制定合理的数字化工作流程是保证档案数字化质量的关键。数字化加工负责人应全面掌握各加工环节的状态，对数字化加工环节全过程进行严格管理。数字化人员在档案数字化过程中要填写《档案出入库交接单》，档案交接人员应严格核对档案目录与档案实体是否一致，详细检查档案实体状况并办理出入库手续。档案数字化加工的程序较多，一般流程大致可分为：提卷、检查、整理、扫描、图像处理、扫描数据质检、修改、二次质检、装订（装盒）、还档、备份等。必须把握各环节之间的有效衔接，确保不出现文件丢失等问题。

4.要突出生产经营管理的中心地位。企业的中心工作是生产经营管理，所以在档案利用时，要优先考虑这方面的问题。在数字化的过程中，应该把握避繁就简、突出重点的原则，对涉及关联较大的如生产计划、设备购置、安全环保、财务、基建图纸等方面的档案进行优先处理。

5.特别注重企业组织沿革资料的保护。在我国国有企业改革的历史进程中，国有企业不可避免地进行多次改革，企业功能、名称、机构等多次发生变化。变革所带来的人员变动等因素，一旦发生失误，将很难进行弥补。

6.与相关部门结合，确定档案内容的准确性，避免重复劳动。在档案收取过程中，受各方面因素影响，一些档案内容的准确性值得商榷，档案数字化工作，既是管理效率提升的有效手段，也应该成为提高档案管理水平的一次契机。因此，在数字化过程中，档案工作人员不能仅仅去当操作员，更应该成为一名合格的校对员。在此过程中，积极与相关部门加强沟通，取得支持，使档案数字化工作顺利开展。

7.要遵循循序渐进的原则。多年的基础档案，要完全实现数字化工作，是一项巨大的工程，档案工作人员特别是档案管理者，在实施过程中要有理性、有计划，要有“功不在我任”的胸怀，一切以提升档案管理水平为总目标，使数字化工作得到稳步推进。