检验检疫部门如何做好档案管理保密工作

□文/曹丹

检验检疫部门如何做好档案管理保密工作

□文/曹丹

（常州出入境检验检疫局江苏·常州）

档案无论是作为一种有价值的历史记录还是作为具有完整记录作用的固化信息，都是具有重要意义的社会信息资源。本文从检验检疫部门档案管理保密工作的重要性入手，通过对档案管理面临的困难和挑战深入的思考和总结，分析检验检疫部门档案管理保密工作的问题及难点，并提出初步设想。

检验检疫；档案管理；保密工作

收录日期：2015年3月4日

检验检疫部门作为涉外行政执法部门，系统内的各类档案已成为了一种重要的社会信息资源，为地方政府部门、国内广大进出口企业提供了相关政策、产品质量情况、国外商品预警风险、市场导向等重要的参考依据，但在实现信息共享的同时也存在着被窃密的风险，因此，如何做好检验检疫部门档案管理的保密工作显得尤为重要。本文通过实践对检验检疫部门档案管理保密工作所面临的困难和挑战进行了深入思考和总结，并对检验检疫部门如何做好档案管理的保密工作提出了初步的设想。

一、检验检疫部门档案管理保密工作的重要性

近几年来，随着世界格局多极化的发展，国与国之间综合国力的竞争日益激烈，针对我国的各种窃密活动日趋复杂。西方敌对势力在继续对我实行“西化”、“分化”战略和“循序渐进和平演变”图谋的同时，运用各种手段，加紧了窃取我政治、经济、军事、外交、科技方面秘密的活动，尤其是以经济、科技为重点的窃密活动越来越猖獗，检验检疫部门作为涉外行政执法机构，承担着对出入境人员、交通运输工具及所载货物进行检验、检疫、鉴定、认证和监督管理的职责，各类档案涉及到国内外企业、外贸情况、政策导向等多方面信息，因此检验检疫部门档案管理的保密工作显得尤为重要。

二、检验检疫部门档案管理保密工作的难点

（一）对于档案管理保密工作的思想重视度不够，无法做到提前防控。近年来，随着网络的飞速发展，当前各类资讯比较发达，很多从事档案管理工作同志存在“天下太平、资讯发达、无密可保”，“情况复杂、科技先进、有密难保”，“档案都是以前的信息，用不着保密”等思想，容易因为疏忽而造成泄密。例如涉密文件和业务文件的管理，有些涉密文件未能按照相关规定进行归档，很容易被窃密；有些业务文件借阅后未能及时归档也很容易造成泄密。

（二）对于档案管理保密工作的软硬件配备不够，无法做到应对自如。由于档案管理工作是一项系统的、复杂的管理性工作，档案管理人员大都没有经过专门的保密工作培训，缺乏保密工作的敏感性，平时为了应付各类文件收发、传阅、归档等日常工作，常常忽视了档案的保密工作。而随着信息化系统的引入，档案管理人员就更加“有心无力”，窃密手段防不胜防，因此要做好档案管理中的保密工作要从软硬件两方面入手。

（三）对于档案管理保密工作的部门联动性不够，无法及时堵塞漏洞。档案管理的保密工作不是档案管理人员一个人的事情，全局各部门都要加强联动。例如检验检疫部门的业务档案，在企业办理报检过程中需要在各部门、各科室之间流转，很容易造成企业信息的泄密或者国外客户资料的泄密，一旦被有心之人抓住，很有可能给企业造成不必要的损失，因此在这过程中每个部门都要做好保密工作，一旦泄密，各部门联动排查，才能及时堵塞漏洞。

三、检验检疫部门档案管理保密工作建议

（一）加强档案管理保密工作的组织领导，增强人员的保密意识。

档案管理保密工作事关党和国家的安全和利益，因此从业人员思想重视程度的高低直接影响着保密工作的成效。针对当前检验检疫部门档案管理人员保密观念淡薄这一情况：一是加大保密工作宣传力度，将保密培训作为新进人员上岗培训必修课；二是要求档案管理从业人员签订保密责任书，一旦发生泄密行为将追究其责任；三是通过定期举办涉密人员培训、典型事例分析等形式提高档案管理人员自身素质和保密意识，从而增强保密工作责任心。

（二）配备档案管理保密工作的软硬设施，提高保密工作的有效性。随着计算机网络的不断发展，利用计算机网络处理文件，查阅档案已经成为了检验检疫部门档案管理的一种快捷的方式，但因此也带来了更高的泄密风险。针对这一情况，需要在加强人员保密意识的培训以外，进一步加强档案管理的硬件设施，一是要添置、更新保密工作需要的设备，做好保密监管系统安装工作；二是要定期开展档案管理保密工作及网络与信息安全大检查；三是在档案管理计算机出现故障时，做好备份处理，在确实需要进行外出维修时，需档案管理人员和计算机管理人员同时参与。

（三）完善档案管理保密工作相关制度，确保部门之间的联动性。保密法律、法规和规章是检验检疫部门档案管理保密工作不可缺少的依据和保障，检验检疫部门档案管理保密工作要在加强软硬件的基础上，一方面要根据保密法则与规章建立与检验检疫部门实际相结合的完善的规章制度；另一方面要严格抓制度的落实，在实际工作中，要定期检查制度执行情况，通过会议、培训等方式宣传各项保密制度，并发现问题及时提出整改措施，确保档案管理保密制度得到有效的落实。

［1］冯惠玲，张辑哲.档案学概论［M］.中国人民大学出版社，2006.5.1.

［2］青平，蒋若莘.信息安全保密问题与应对［M］.金城出版社，2013.5.1.

［3］胡进军.加强信息化条件下的保密工作［J］.中国石化，2011.5.

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