高校院系教学秘书工作存在的主要问题及对策

李小云

（怀化学院政法系，湖南怀化418008）

高校院系教学秘书工作存在的主要问题及对策

李小云

（怀化学院政法系，湖南怀化418008）

院系教学秘书工作在高校教学管理体系中具有重要地位和作用。在教学管理实践中，院系教学秘书工作存在诸多问题，如不被重视、重要性认识不够、工作队伍建设落后等。需要从领导、制度、待遇、职业发展、业务素养等方面采取措施，提高院系教学秘书工作的能力和水平。

教学秘书；教学管理；高校

教学质量是高校的生命线，教学管理工作是保障和提高高校教学质量的核心环节之一。高校教学管理系统一般分为学校、院系、教研室三个层次，院系教学管理在高校教学管理系统中居于承上启下的位置，其工作质量的好坏直接影响到高校教学质量。教学秘书是院系教学管理活动的直接实践者、管理者、服务者和信息反馈者，其素质和工作能力直接关联院系的教学管理水平和管理效率，进而影响学校的教学质量。笔者长期担任院系的教学秘书，具有一定的院系教学管理工作经验。在工作实践中，笔者发现院系的教学秘书工作存在一定的问题，尚有较大的改善空间。鉴于此，笔者依据日常的教学管理工作实践经验就加强和改进高校院系教学秘书工作问题提出自己的看法和思考，以就教于各位同仁和大家。

一、正确认识院系教学秘书工作的地位和作用

院系教学秘书在高校教学管理系统中扮演多重角色，既负责院系的教学管理工作、处理院系相关日常事务及协调部门关系，又是院系分管教学工作的领导的参谋与助手，在学校教务处、院系分管领导、教师及学生之间传递和沟通信息。因此，院系教学秘书工作在高校教学管理系统中具有重要地位和作用。具体言之，院系教学秘书工作在教学管理系统中的地位和作用体现在以下几个方面：

1.院系教学秘书的沟通协调作用

院系教学秘书日常工作主要涵盖教学工作的安排与管理、学生成绩和学籍管理、学生日常事务如学分申请手续办理等环节，它是一个不断变化的动态过程，贯穿于学校和院系教学活动全过程。教学秘书工作的这种地位决定了其在教学管理系统中具有其他人无法替代的作用，即沟通和协调作用。教学秘书的沟通和协调作用主要体现在两方面：一是沟通和协调学校教务部门与院系之间的教学工作，如接收和传递教务通知、监督和协调院系及教师完成学校教务部门和院系的教学工作任务，如专业课程教学计划的制订、教师教学任务的安排和管理、学生英语等级考试的报考、计算机及普通话等级证书的发放、教师和学生教材的征订、学生考试工作安排及学生成绩的录入管理、其它的相关教学报表统计等等；二是沟通和协调院系内部的教学工作，如任课老师的调停课、学生选课、毕业论文（设计）工作、学生实习（实践）活动等［1］。在教学管理工作过程中，教学秘书需要面对学校教务部门、教师、学生三类不同对象。教学秩序的稳定和教学管理效率的提高，都要求教学秘书具有较强的沟通和协调能力，能够正确认识和把握不同类型工作对象的特点，对三种工作对象的个性要求做到心中有数，能够统筹兼顾、突出重点进行管理。以院系的排课工作为例，由于老师的要求、学生的需求与学校所能提供的教学资源之间存在较大的不一致性，因此，教学秘书在排课时必然要充分发挥好沟通和协调作用，最大限度地寻找三者利益的共同点，把工作做得让三方面都能欣然接受，都能满意。当然，教学秘书在沟通和协调过程中要注意摆正自己的角色位置，做到不越位不缺位，参与不干预，出谋而不决策，处处以集体利益为重，自觉维护院系领导及院系的形象和声誉。

2.院系教学秘书的助手参谋作用

院系教学秘书不仅要周密细致地做好日常教学工作事务，而且也是院系领导组织教学、管理教学的参与者和助手［2］。教学秘书的助手参谋作用主要体现在，为领导组织和管理教学收集信息、资料和文件，协助处理院系教学中的一些具体事项，甚至要为领导决策提供方案建议。

3.院系教学秘书的服务管理作用

院系教学秘书是教学工作的一线管理者，管理即是服务，提供服务是教学秘书的首要职责。高校的中心工作是教学和科研，院系教学秘书是高校教学管理体系中的重要参与者、执行者，自然，院系教学秘书的中心工作也必须围绕教学和科研展开，为院系和学校的教学和科研工作提供服务。另一方面，院系领导、专任教师、学生是教学和科研的主体，因此，教学秘书的服务对象即是院系领导、专任教师和学生，为其开展教学、科研、学习等提供高质量的服务。

二、当前高校院系教学秘书工作上存在的主要问题

1.学校和院系对院系教学秘书工作的重视度不够

高等学校的根本任务是培养中国特色社会主义事业的合格接班人，教学质量是培养合格接班人的保障。教学质量的提高需要高校中的众多主体协同推进，这些主体包括专任教师、教辅人员以及其他如教学秘书类的行政人员等。专任教师地处教学第一线，是教学质量的关键主体和直接责任者。也正是因为如此，出现了“教学质量的提高与否是专任教师的事情”的观点和认识。这种观点认为，教学质量只是专任教师的事情，与其他工作人员没有关系，尤其是院系教学秘书在教学质量环节中根本发挥不了什么作用。所以，要提高高校教学质量，只要想办法调动专任教师的工作积极性就可以了，其它的主体不用考虑。殊不知，高校教学质量是多个主体共同发挥作用的结果，这些主体构成教学质量体系的整个环节，任何一个环节出现问题，都会严重影响教学质量。院系教学秘书工作在高校教学质量体系中地位关键，作用不容小觑，它承上启下，上对教务处负责，下为院系教师和学生提供服务，也为院系教学领导工作提供信息反馈。如果院系教学秘书工作出现问题，势必会影响院系和学校的整体教学质量。

2.院系教学秘书工作缺乏必要的物质保障

对院系教学秘书工作的重要性认识不够，直接导致院系教学秘书工作实践中出现的一个问题是，院系教学秘书工作的物质条件较为落后，缺乏必要的物质保障。当前，多数高校的教学资源并不是十分充裕，有的高校甚至连专任教师的必要教学工作条件都无法保障，自然不会考虑院系教学秘书工作了。如，院系教学秘书工作的场所简陋、拥挤；工作设备陈旧落后，一些电脑甚至是十几年前的，早就应该淘汰，直接影响到教学秘书工作的速度和效率；多数教学秘书不属于事业单位正式编制内教工，而是属于临时聘用或合同制用工。这种用工身份一方面直接影响了教学秘书的工作积极性，另一方面也决定了教学秘书的工资待遇明显低于事业编制内教工，最终必然影响他们的工作积极性和主动性。

3.院系教学秘书工作队伍建设落后乏力

对院系教学秘书工作的重要性认识不够，导致院系教学秘书工作实践中出现的又一个问题是，院系教学秘书工作队伍的组建和建设严重落后乏力，几乎成为高校建设当中的一个盲区。一是教学秘书的学历低、职称低，工作能力偏弱；二是教学秘书的待遇低，稳定性差；三是教学秘书的专业和业务不对口；四是教学秘书的工作职责不明确，常常身兼多职，影响教学秘书的教学管理和服务工作；五是教学秘书缺乏相应的业务培训，要么是培训的机会很少，要么是培训的质量不达标；六是教学秘书的工作定位低，容易出现心理失衡等现象，影响工作质量；七是教学秘书的个人职业发展路径不清晰，职业发展空间过窄，在行政职务晋升和专业技术职务晋升方面困难较大。总之，院系教学秘书成为高校教学管理中的一个非常重要却又不被重视和关注的群体，严重影响了院系和学校的教学质量的提高。

三、加强系级教学秘书工作的主要措施

1.提高对院系教学秘书工作重要性的认识

院系教学秘书在院系和学校教学管理体系中具有重要的地位和作用，而在教学实践中院系教学秘书工作又存在众多问题，严重影响了教学质量的提高。因此，无论是学校层面还是院系层面，各级领导都应该重视院系教学秘书工作，加强对院系教学秘书工作重要性的认识。要从学校层面进行顶层设计，对院系教学秘书工作通盘考虑，制定相关规制，重视和规范院系教学秘书工作。要重视和理解院系教学秘书，应该给予教学秘书足够的尊重，提高他们的待遇，为他们的职业发展进行规划，鼓励他们安心做好本职工作，提供高质量的教学管理和服务工作。

2.做好院系教学秘书工作的物质保障工作

一是要为院系教学秘书工作提供必要的工作装备。安心舒适的工作环境，良好先进的办公设备，无疑能够提高教学秘书工作的效率和质量。二是要提高院系教学秘书的待遇水平，包括经济待遇和行政待遇。许多高校在院系教学秘书岗位招聘的时候，经常遇到招不到人的情况，原因就是教学秘书工作多、累，待遇低。因此，既要通过规范的人事考评机制提高教学秘书的经济待遇，又要建立合理的教学秘书行政职务晋升机制，给予教学秘书一定的行政职务晋升机会，从而提高其行政待遇。

3.加强院系教学秘书工作队伍建设

教学秘书是院系教学工作的重要主体，加强院系教学秘书工作的队伍建设，实质就是要做好院系教学秘书的队伍建设。要加强教学秘书的队伍建设，除了上面提到的提高教学秘书的经济待遇和行政待遇之外，可以从以下几个方面入手：

第一，明确院系教学秘书工作职责。由于院系教学秘书的工作职责不明确，造成教学秘书的工作量过大、工作范围过广、教学秘书无法专注于教学管理工作。因此，院系可以设立行政秘书，或者结合实际情况可以增加教学秘书名额，从而使得教学秘书从行政事务中解放出来，专心致力于教学管理工作，提高教学管理工作质量。

第二，提升教学秘书的业务素质。应该加大对教学秘书的业务培训，提升他们的业务素养。教学管理职能部门应定期或不定期的开展教学管理业务培训，鼓励教学秘书多参加相关管理研讨会等活动，组织教学秘书开展内部工作经验交流，提供外出学习的机会。通过这些途径，可以提升他们的教学管理工作专业度，增进教学管理工作经验，丰富教学管理工作方式方法，不断提高工作效率和工作质量。

对教学秘书的业务培训内容包括：（1）具有时代特点的教育质量观［3］。高等教育规模的不断扩大与素质教育的深化细化，要求各级教学管理者应具有与时俱进的教育质量观，明确高等教育的最终目的是培养高素质人才，精英人才、复合型人才都包含其中。在这个基础上，深刻了解本校的培养目标，清楚自己从事的工作在全校教学管理中的坐标，这样才能既见树木又见森林，工作思路清晰。（2）扎实的业务素质。一个优秀的教学秘书在高校院系教学单位中的作用是无可估量的，对照教学秘书的工作职责就会发现这句话并不过分。要完成工作职责，教学秘书必须有扎实的业务素质和良好基本功，学习领会学分制，使学生有多种渠道了解学分制的相关政策；熟悉掌握教学工作的内容、程序、方法和步骤，保证工作的准确性与效率；认识教学工作不同内容之间的关系，达到与教务处及其他部门的相互协调和配合。（3）良好的服务意识［4］。教学秘书是教学活动的管理者和执行者，也是教师和学生的朋友、服务者，其工作具有很强的服务性，如果没有良好的服务意识，业务素质就失去了依托，教师教学和学生学习都会受到影响。管理是手段，是过程，服务是内容，是实质，培养高素质人才是所有教学管理部门的共同任务。

第三，提高教学秘书的学历和职称层次。可以通过提质扩面两种途径实现院系教学秘书学历和职称层次的提升：一是从现有存量入手，鼓励现有教学秘书通过在职进修、自学、继续教育等方式提高自身学历层次。为此，学校和院系应该大力支持教学秘书在职攻读硕士学位，为教学秘书提供尽可能多的外出学习和进修机会。二是从增量入手，引进高学历层次的人员担任院系教学秘书［5］。无论哪一种方法，目的都是为了提高教学秘书的知识水平、工作能力和应对问题的能力。

第四，注重院系教学秘书自身的修养。一是要加强文化学习，提高自身的文化素养。与服务对象之间的顺畅沟通和交流，是影响教学管理工作效率和质量的重要因素。高校教师、学生都是高级知识分子，文化水平较高。教学秘书只有通过文化学习，才能增进与他们之间的沟通和交流。二是要保持平和的心态［6］。教学秘书每天在工作中要处理很多琐细的问题，涉及到教学环节的各个方面，还会遇到一些突发事件和情况，有些事情虽然花了很多精力、时间去做，但效果却不理想，甚至不被人理解。因此，教学秘书工作要求教学秘书应该保持良好平和的心态和任劳任怨的精神。

第五，建立科学的院系教学秘书激励机制。开展教学管理评估，奖优罚劣，促进教学管理良性循环。教学管理队伍的建设离不开一套好的激励机制的建立，实行目标绩效管理。教学秘书的工作事务多，作用大，学校及院（系）应采取相应的激励措施，奖优罚劣，以奖为主。在具体的考察过程中，工作完成的优劣、工作量的多少固然是一个方面，对工作的态度、工作水平也应该纳入考评内容。对效率高，责任心强，教师、学生评议打分高的要给予表彰和物质奖励；对工作管理不利，不能胜任甚至造成管理混乱出教学事故的，要教育其改正；对长期不能改正的应及时调离教学秘书岗位。只有奖罚分明才能调动教学秘书的工作热情，发挥他们的主观能动性，开拓进取，大胆创新，建立起一支高水平的教学秘书队伍。我们学校教学秘书的工资待遇是按自身职称来计算的，这种计算办法没有考虑到教学秘书岗位的特殊性与具体工作量，挫伤了教学秘书的工作积极性。笔者认为，应设立岗位责任制，定期进行工作考核，按工作实绩兑现奖惩，加大收入差距，不能吃大锅饭，更不能不看工作成绩，仅凭学历和学位去分配，这样才能形成相互促进、相互竞争的良好氛围。同时，各院系具体情况不一样，教学秘书的工作量、工作强度也不同。各高校可根据本校实际，将教学秘书工作适度量化，根据学生人数等指标进行计算，给予她们一定的调整和补贴，使教学秘书群体获得的报酬与岗位贡献成正比。针对大家共同关心的如职称评定问题，给予相应的政策上的倾斜，这将会大大提高教学管理人员的工作积极性。

［1］唐阳华.关于加强高校教学秘书队伍建设的几点思考［J］.湖南科技大学学报，2008（7）.

［2］徐东.教学秘书在高校教学管理中的作用及素质要求［J］.山西财经大学学报（高等教育版），2005（3）.

［3］仇战宏.浅谈高校院系教学秘书队伍的现状与建设［J］.陕西师范大学学报（哲学社会科学版），2007－09（36）.

［4］王诚怡.关于做好高校教学秘书工作的几点思考［J］.黑龙江高教研究，2004（3）.

［5］张晓梅，赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨［J］.教育与职业，2007（18）.

［6］李丹.关于院系教学秘书工作定位的探讨［J］.信息与电脑，2011（11）.

Main Problems in theWork of Teaching Secretaries in Colleges and Universities and Solutions

LIXiao-yun
（Department of Political Science and Law，Huaihua University，Huaihua，Hunan 418008）

The work of teaching secretaries plays an important role in teaching management system of colleges and universities. However，itmeets with a lot of problems in practice，such as drawing a little attention and getting not enough understanding，the developmentofwork team lagging behind and so on.So it is urgent to improve the level of the teaching secretary's ability and level from leadership，system，treatment，occupation development，service quality and so on.

teaching secretaries；teachingmanagement；colleges and universities

G647

A

1671－9743（2015）04－0123－03

2015－01－21

李小云，1969年生，女，湖南邵阳人，研究方向：档案管理。