办公自动化在文秘档案工作中的应用

张虞

（黑龙江省科学院，哈尔滨150001）

办公自动化在文秘档案工作中的应用

张虞

（黑龙江省科学院，哈尔滨150001）

随着办公自动化的兴起和不断发展，办公自动化的应用在文档工作中占据着越来越重要的位置，它不仅提高了办公效率和水平，而且在准确性、系统性、完整性方面满足了文秘人员的需求，解决了社会变化带来的各种办公问题。

办公自动化；文秘档案工作；应用

办公自动化的应用与文秘人员的工作日趋紧密结合，因此了解和把握办公自动化应用的意义，熟练操作各类办公自动化软硬件，充实和加强对办公自动化的学习，将会对岗位工作大有裨益。

1　办公自动化的意义

办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。在办公中采用的计算机技术、信息技术、通信技术等手段，均可归于办公自动化的领域。在行政机关中，办公自动化又称为电子政务，企业一般称为OA。通过实现办公自动化，或者办公数字化，可以优化现有的办公组织结构，调整管理机制，解放人力，实现人与计算机的合作办公模式，并增加协同办公能力，最后实现提高决策效果和提高工作质量的目的。

办公自动化是一种综合性、实用性的技术，它出现在20世纪70年代中期的发达国家。它主要以信息处理技术为主，利用计算机对办公数据进行迅速的处理和储存，再通过网络或者通信技术实现各类办公资料的传输和发布，以达到快速处理数据和共享办公资料的目的。

2　秘书办公自动化应用

秘书工作是对知识体系、信息体系要求较高的领域，传统秘书工作正在融入新的时代发展变化中，向以计算机技术为核心的信息技术靠拢，向办公自动化应用靠拢，对秘书人员知识结构、能力水平和工作模式上都提出了新的要求，如以信息处理、电子化办公设备的使用为基础的现代办公自动化操作。

第一，对于秘书人员来说，需要不断学习和培养自己对计算机的文字、图片、邮件、视频会议、投影设备、音视频设备等基本计算机软件和会议设备的熟练掌握和使用能力，工作中需要进行处理的数据种类繁多，传统的处理方式费时费力，并且不能保证准确率，掌握和运用办公自动化系统进行数据处理和整理，不仅能够保证所进行工作的高效，更能保证准确性，以适应工作岗位的需要。

第二，在信息时代甚至是工业4.0时代的背景下，还要对信息获取、网络媒体、网络资源、时势动态等方面要保持敏感性，办公自动化不可避免地要接触网络，但在借助网络和信息的同时，要认识到它的双面性，提高警惕性，对所处理信息和数据要注意辨别和保护。

第三，在具备基本业务素质的基础上，要不断加强自身的创造力。信息和知识的更新速度越来越快，各类电子产品、软硬件的更新速度更是十分惊人，培养获取新知识和新技术的能力和主动意识，不断扩充信息资源和创新思维，才不会被时代和社会所淘汰。

3　文书档案办公自动化应用

随着办公自动化的不断发展，办公自动化的应用逐渐深入到文书档案领域，并不断方便和促进档案工作的发展。对提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，满足档案工作的要求起到了巨大的推动作用。

第一，提高档案管理安全性。传统纸质档案管理存在许多无法避免的缺陷，对存储空间、存储条件的要求较高，而且移动搬运、整理和查阅都会对传统纸质档案产生伤害，有些甚至是无法弥补的。而办公自动化则在档案管理的安全性上提供了更为合理和可靠的保障，把传统纸质档案转变为电子数据存储，作为对纸质档案的补充，对存储空间和存储条件的要求不高，安全性反之提高。

第二，方便文书档案管理。传统档案工作以纸质档案为主，因此在管理和使用中较为不便，一些年代久远的档案资料管理起来更为困难，在传统纸质档案借阅中，需要对目录进行人工查找，时间和准确度都不能保证。办公自动化能够在文件印制过程中实现电子存储，为之后的加工、整理、检索、查阅、销毁等系列程序提供了方便，极大方便了档案管理。

第三，促进文书人员结构的变化。传统档案管理工作程序多，需要手工操作，对文书的要求高，而文书人员一般较少，因此工作较为繁重。实现档案办公自动化后，对人员数量要求相对降低，但对文书人员办公自动化的学习和应用技能的要求在不断提高，从手工操作到办公自动化的操作，要求档案管理人员由数量型向质量型转变。

第四，促进档案管理水平的提升。数字化档案管理系统的广泛应用减少了文书对纸质档案的依赖程度，在档案的存储、查找、调阅、资料交流、数据分析、责任划分、科学研究等方面提供了更广阔的可能。文书面对的不再是陈旧的纸质载体，在摆脱复杂低效的同时，会不断改进工作中遇到的问题，发现问题，解决问题，这将对档案管理水平的提升起到巨大的推动作用。

总之，办公自动化在文秘档案工作中已经成为不可或缺的工具和手段，并以自身的特点和优势为文秘档案工作提供有效的辅助，提供便捷和高效。随着发展，相信办公自动化与文秘档案工作的不断融合将会促进二者的共同进步。

［1］郑德庆.办公自动化技术［M］.广州：暨南大学出版社，2003．

［2］曾和.办公自动化综合应用［M］.北京：北京邮电大学出版社，2004．

［3］何青.秘书学理论实践与方法［M］.北京：中国文史出版社，2004．

［4］张宁红.浅谈文书档案管理的办公自动化应用［J］.黑龙江档案，2011，（01）：186.

Application of Office Automation in Secretarial Archives Work

ZHANG Yu
(Heilongjiang Academy of Sciences,Harbin 150001,China)

With the rise and development of office automation,the application of office automation in document work occupies a more and more important position.It not only improves the office efficiency and level,and in accuracy,system and ways to meet the demand for Secretarial Personnel,tosolve the social changes brought by various office problems.

Office automation;Secretarial archives work;Application

C931.46

B

1674-8646（2015）09-0078-02

2015-05-24