知识管理背景下企业档案管理模式

刘晓红，夏春阳

（皖西学院，安徽六安237012）

知识管理背景下企业档案管理模式

刘晓红，夏春阳

（皖西学院，安徽六安237012）

知识管理伴随知识经济发展趋势要求应运而生。同样，企业档案管理工作也需要知识管理模式下对信息技术专业知识等的科学运用，即强调对信息化有关专业知识进行积累、组织、创新应用在企业档案管理工作中来。基于此，本文主要以知识管理作为阐述背景，企业档案管理作为探讨视角，谈及了企业档案管理在知识管理模式下的目前工作现状问题，并与之提出了知识管理背景下的企业档案现状管理模式，包括转变观念、强化软硬件建设、以及落实责任主体等工作途径，以供参考。

知识管理；企业；信息；档案管理

目前企业档案应用多以电子信息档案信息化资源为主，属于企业信息资源与企业文化资产的重要组成部分。传统的档案管理重视基本的工作管理流程，对档案建立、存储、传递、调用等工作流程监管特别重视。而知识管理背景应用下的档案管理更为重视档案价值的提升，强调通过对信息技术知识的运用形成档案管理工作质量的转化，实现档案价值的升值，以为企业在激烈市场竞争中的投资研发、生产经营、管理运作等阶段提供保障服务。

一、企业档案知识管理模式具备的重要现实意义体现

基于知识管理在于体现知识内涵与价值，那么在该模式下的档案管理工作也同样需要注重引进知识管理观点及应用创新方法，强调在利用现代信息技术手段的基础之上，凸显以信息资源为重心，逐渐体现信息档案用户的个性化需求服务，使档案管理工作具备价值价值内涵与个性服务特性，更适用于企业在各个经营运作阶段发挥出个性化服务的竞争优势。

（一）内涵价值的体现

知识管理档案工作模式需要充分运用到信息化知识技术，即通过信息技术作为媒介实现档案信息资源的积累、组织评价、应用传递、创新管理等过程，以确保档案信息具备知识管理模式下的内涵价值，为企业竞争及发展提供重要参考价值。此外，在服务效能工作方面，它也强调依托于信息化与智能化服务，以用户体验为重心，主动提供专业化、需求性服务，从而有效结合用户个性化需求完成必要的知识跟踪，有效提高档案知识管理水平。

（二）档案管理与知识管理间的密切关系体现

首先，档案管理直接作用对象为信息、文件等的文本应用资源，而知识管理集中体现在知识技术含量的价值体现。在当前知识经济为背景的档案知识管理模式下，档案本身就很大程度上具备一定显性知识技术含量，二者在档案管理工作融合、嵌套的过程中本身也具有管理对象重叠的特性。其次，档案管理的服务意义也体现在便于需求用户能够及时应用，体现其应用价值。而知识管理本身在于体现知识技术含量，目的是通过知识管理这种模式提高价值作用的转化，用以提升企业在投资市场中的核心竞争力。由此可见，不论是档案管理工作单独区分开来，亦或是知识管理模式作用下的档案管理的工作重心都以知识服务为目的，强调档案信息能够满足用户的诸多应用体验需求，只不过两者的定向服务范畴及工作模式有一定差别，这是传统档案管理工作并不具备的优势特性。再者，知识管理下的档案管理需要完成知识的积累、组织评价、创新应用等工作程序的体现，所以对于诸多管理档案对象要完成必要的信息资源收集、甄选加工、组织评价、智能化管理等。基于此，这就需要通过信息化技术的PC端网络化平台来实现档案知识管理的智能化与网络化特性体现，使之更利于企业对档案资源的科学运用。

二、企业档案知识管理模式的迫切需求

知识管理背景之下的企业档案管理工作如果区分开来，前者强调档案对象的传统直观管理，后者强调利用技术手段实现知识管理。而档案管理工作的主要技术手段体现在信息化技术的科学运用，所以知识管理模式下的档案管理实现融合、嵌套之际，就必须一方面体现其知识内涵与价值，另一方面能够体现档案管理的个性化服务需求特性。比如，以下几方面问题就印证了档案管理应用知识管理模式的迫切需求。

（一）传统档案管理面对诸多困境挑战

企业档案管理工作在时代技术不断迅猛发展的今天，已经面临各种困境问题。其中，一方面源于档案工作不受企业组织机构重视，其工作管理日益承受企业本身的缘化威胁，特别是信息化建设规模较大的一些企业机构，更为注重工作效率与资源重组，面临档案工作人员剪裁的危机；另一方面，智能化、信息化的技术进程建设工作加快，许多电子文件海量涌现，传统档案管理承受应接不暇的管理压力。

由此可见，新时期下企业档案管理作业需要满足企业在各职能信息资源整合、开发运用、决策分析等方面的诉求，以为企业在生产研发、经营管理、售后服务等阶段提供增值保证，更为重在体现档案信息的知识价值与内涵。但当前档案管理工作历史表现先是经历了手工、纸质管理阶段，后是实现了其与计算机信息化融合的过渡阶段，使档案管理作业更具便利与先进特性，但随信息化、网络化技术手段的不断发展，面对海量涌现的电子文件也确实显得疲惫乏力，难以体现档案管理与用户之间的个性化需求。

正是基于此，信息化档案管理工作遭遇新的瓶颈或是平台期，极为需要注入新的管理方案与应用理念为档案管理工作寻求新的突破契机。而知识管理模式的应用理念及内涵、价值体现恰好能够满足企业档案管理工作的个性化服务需求，通过知识技能的转化加工，为档案文件处理提供了便利，也为企业争得了竞争优势。

（二）知识管理与档案管理二者具备共性合作基础

基于有关文献的著文表明，事实上目前国内企业知识管理也面临着较多困境难题。一方面主要问题源于实践方面较少，国内企业在该领域工作开展多停留在“四不像”的浅表层面上，实践经验基础较为浅薄，且执行管理手段不够彻底。而档案管理与知识管理理念的融合、嵌套，使二者的共性合作基础大幅提升，具备前景广泛的合作空间。这是因为档案管理工作理念早已根植各行各业企业组织机构，虽然有些企业不予重视，但不得不承认其在业界有着广泛的认可度，而这也恰好为知识管理工作提供了切入的契机，企业知识管理建设工作完全可以凭借档案管理的完成理论与实践经验予以深入融合，使得企业档案管理工作中的大量文件能够得到持续的资源开发与有效整合，顺应知识经济时代发展要求而同步与知识管理做出更新，保证了信息资源的整合与集成，便于企业应用在各个发展阶段及项目运营的决策之中。

（三）知识管理与档案管理工作二者之间相辅相成

企业档案管理事实上不少企业及有关组织管理者都认为是对文件信息形态的记录与保管。虽然，直观意义上这种观念没有问题，但是这种“重保管”、“轻利用”的理念却根深蒂固，难以体现出档案信息资源的创造价值。而为了体现这一创造价值，知识管理与其融合却能极大的激发其被限制的诸多优势，比如文件档案的后续开发，都脱离不开知识管理的信息知识更新，对文件的精细化加工，以及信息化资源的采集、开发、整合等等。另外，档案管理本身也客观强调对企业各项组织管理活动的过程、成果记录，不论是行政档案，还是科学技术档案、经济档案等，都需要细化分类及专业内容。为此，这就需要某些档案分类专业的知识沉淀、积累与更新。此外，究其文件本身属性也属于便于知识传播、交流共享的一个重要文化资源媒介，所以知识管理模式与档案工作之间二者相辅相成，能够有效保障档案原始性及信息价值的同时，还能利于档案信息资源的知识产权价值实现，便于指导企业同步完成知识管理建设工作。

三、基于知识管理背景的档案管理模式建设途径探讨

知识管理档案管理作业模式需要二者在工作模式上实现有效融合、嵌套，那么将知识管理理念应用于档案管理工作中来，就必须注重知识管理建设工作的实践要求，并要强调企业各级人员对于档案管理工作的传统观念转变，善于利用知识管理观念武装自己，强调科学应用信息技术手段等途径在其相关管理制度体系下实现传统档案管理到知识管理模式的作业模式转变。

（一）转变传统档案认识

基于传统档案在实践管理工作中要求能够和图书、情报、材料资源等划清必要界限，以充分体现档案本身的独立凭证及有关参考价值。不过，当前社会时代发展伴随各产业技术的不断涌现，社会环境已然较之过去发生了天翻地覆的革新变化，即所谓的信息与知识经济下的诸多科技及其专业知识大量涌现。因此，如果档案管理工作仍然强调边缘化、桎梏性的工作模式，则很可能难以树立档案管理工作在当前知识经济时代的重心地位。然而，知识管理模式下的档案管理却将重心对准档案信息资源加工的同时，更注重用户对于档案信息的个性化需求，以及知识内涵、价值的深层次体现，以着重强调其实体管理模式向信息管理模式的精细化过渡。因此，只有改变过去传统档案管理的工作观念认知，才能进一步确保二者之间的有效融合及创新应用。

（二）同步保证档案管理质量与服务需求

知识管理应用理念可以说是知识经济发展的信息技术应用产物，它脱离不开高新的计算机信息技术，以及通信、网络技术专业等。因此，处在该模式下的档案管理应进一步对海量、分散的文件信息进行精细化加工，为此这就需要利用知识管理信息化技术下的一些元数据、大数据、数据库、搜索引擎、信息代理、资源推送、信息安全技术、文本挖掘等技术予以充分支撑。此外，为促进知识管理模式下的档案管理工作得利开展，确保增值服务的个性化需求体现，也应当提供与之配套的硬件、软件设施等，以保证档案管理质量及用户服务需求同步体现。

（三）明确必要责任主体

知识管理模式下档案管理各项工作流程的组织进行必须依托于大量的信息化产业技术予以充分支撑。不过，随着信息技术的快速发展与不断更新，企业在积极引进这些信息技术时，也难免不能保证有关工作人员对其专业知识的高度理解与掌握。如此一来，在信息化建设职能相关单位部门与档案管理工作部门就会存在知识管理建设的责任主体落实上的分歧。为此，对于企业两个部门单位应能进一步明确与认知到一个事实，就是首先要明白现代信息技术只是二者工作模式的一个辅助、服务手段，并不能将其作为确认责任主体的关键依据。其次，企业要将档案管理单位看作成为信息资源或网络部等职能单位的一个专业化部门，即档案管理部门本身具备成熟的管理工作理念与应用方法，需要征得企业的高度重视。那么，在文件、信息资源管理方面，应能强调档案管理为主，其他部门予以协调与辅助，以进一步发挥其整合信息资源的优势。

四、结语

知识管理应用理念下的档案管理工作模式是信息化技术发展的时代产物，也是企业适应当前市场竞争要求而客观应运而生的一种档案管理工作模式。为此，二者的实践工作进行融合、嵌套，则有利于企业在文件、文档等信息资源的开放、整合方面体现出更多的知识管理优势，更利于体现档案管理工作的重心地位，为其工作开展注入新鲜活力，所以企业要对其工作开展予以充分支持与高度重视，以此才能促进企业掌握信息资源整合的竞争优势。

[1]秦伟强.浅析知识管理背景下的企业档案管理模式[J].现代商业, 2013，（3）.

[2]徐平,苏爱明.浅议知识管理背景下的企业档案管理[J].科技情报开发与经济，2010，（22）.

[3]刘桂莲.浅谈企业档案管理与知识管理[J].青年科学（教师版），2013，（6）.

[4]颜静远.知识管理背景下的企业档案管理[J].中国电子商务，2014，（7）.

[5]孙燕芝.用知识管理理念带动企业档案工作的发展[J].北京档案，2014，（3）.

[6]刘爱华.以知识管理推动企业档案管理跨越发展[J].航天工业管理，2012，（7）.

[7]白纪蕊.探讨知识管理在企业档案管理中的应用[J].赤子，2012，（9）.