高校图书馆档案管理机制研究

高校图书馆档案管理机制研究

李小清

（忻州师范学院，山西忻州034000）

摘要：高校图书馆是各大高校非常宝贵的资源，是广大教师开展教学、科研的重要场所，也是学生学习的第二延伸课堂。图书馆档案是真实记录高校图书馆发展、变化的历史证据，具有重要的参考价值，高校图书馆档案管理是图书馆管理工作的重要内容。近年来随着高校教学改革的不断深化，高校图书馆服务内容不断增加，对图书馆档案管理工作的要求也越来越高，过去传统的图书馆档案管理工作模式已经明显滞后，如何建立一种全新、科学、完善的高校图书馆档案管理机制已经成为各大高校图书馆管理人员思考的重点问题。本文主要介绍了高校图书馆档案管理的重要作用，分析了当前高校图书馆档案管理工作现状及存在的主要问题，并在此基础上提出了相应的改进对策。

关键词：高校；图书馆；档案管理；管理问题；对策

高校图书馆档案根据每一个档案的特点主要可分为设备、党务、业务、行政、人事、综合等多种形式，一般情况下，只要具备一定的利用价值，可反映高校图书馆工作现状的一切资料都会要求归档保存，因此图书馆档案的种类多种，涉及到的内容较多，范围较广，档案管理工作人员的工作量较大，管理难度较大。对高校图书馆档案管理工作人员的专业技术水平、组织协调能力要求较高，一直以来，高校图书馆档案管理工作是图书馆工作的重点，也是一个难点问题。合理管理和利用图书馆档案，建立一套完善、系统的档案管理机制，有利于促进高校图书馆的健康、可持续、稳定发展。然而在实际档案管理工作中，由于多方面因素影响导致目前大多数高校图书馆档案建设以及管理工作仍然比较滞后、老旧，档案管理水平较低，研究一种全新的高校图书馆档案管理机制显得尤为重要。

一、高校图书馆档案管理的重要作用

高校图书馆工作的顺利开展应该建立在做好高校图书馆的档案管理工作前提下，因为高校图书馆档案主要形成于学校工作实践过程，详细记录了图书馆工作人员编制、工作经验、工作成果等内容，可真实反映关于图书馆相关的一些基础业务以及办馆条件等问题，对于图书馆管理以及发展具有重要的现实意义。同时加强图书馆档案管理有利于提高图书馆管理的科学性，进一步完善高校图书馆档案建设工作，提高档案资料管理规范化和标准化，使档案管理工作的作用发挥到极致。其次图书馆档案会详细记录读者服务的发展历程，会总结、记录读者服务过程中的每一次教训和经验，为促进图书馆未来的发展，提高读者服务质量提供重要的参考依据。

二、当前高校图书馆档案管理工作现状以及存在的主要问题

（一）对高校图书馆档案管理工作缺乏全面的认识

目前很多高校图书馆办公室人员并没有充分认识到档案管理工作的重要性，日常档案资料管理工作仍然处于简单的资料登记、保管方面，只有某一部分人员可以阅览，档案服务模式非常单一，并没有实现档案服务的普及，无法充分发挥高校图书馆档案管理服务价值。同时很多高校图书馆档案管理人员并没有重视日常文书处理以及统计资料的保管，认为档案管理和本部门并没有很大的关系，应属于办公室人员的工作，导致档案管理工作并没有深入、细化。

（二）图书馆档案管理操作缺乏规范性

图书馆档案留档的过程中，并没有严格按照相关的档案管理制度以及存档要求进行操作，随意性较强，也没有科学、合理的对档案进行分类，导致档案归档缺乏一定的合理性。图书馆并没有制定一个统一的档案管理操作规范标准，内部各科室在归档的过程中各自为政，完全根据自己的习惯、喜好随意存放。档案也未编制目录或编号，没有制定标准化的档案外形式，装订较为麻烦，也不便于查阅。其次档案管理工作人员在存放档案的过程中，档案分散存放，并没有进行统一的管理，经常出现档案丢失现象。

（三）图书馆档案利用程度较低

目前，很多高校图书馆档案管理工作主要是收集、整理各种档案资源，并进行妥善保管，并没有充分利用或者深入挖掘档案文献，导致档案资料并没有充分发挥其价值。合理利用、深入挖掘高校图书馆档案资源，有利于发现其中的问题，并提出相应的决策方案。然而目前很多高校图书馆档案管理工作中，并没有积极引进相关的现代化管理设备，与现代科学技术发展步伐明显滞后。而且目前仍然处于手工方式向现代化过渡的半封闭或封闭时期，一般人除了图书馆管理工作人员很难利用图书馆档案资源，图书馆档案利用程度较低，导致资源大量闲置、浪费。

（四）图书馆档案文献资料数字信息化程度不高

目前很多图书馆仍然停留在形式单一的纸质档案文献操作和管理模式上，并没有跟上时代发展的脚步，实现档案文献的数字化管理，和社会现代化发展并没有保持同步。这种传统的纸质档案文献管理已经远远无法满足人们的需求，导致档案开发利用率低下，无法为读者提供更为快捷、方便、优质的档案信息服务。虽然部分高校图书馆逐步建立起数字化管理系统，具备一定的档案资料自动查询功能，但是和现代化档案信息化管理存在很大差异。

三、应建立系统、完善的图书馆档案管理机制

（一）应提高图书馆工作人员对档案管理工作的认识以及重视

图书馆档案管理工作涉及的内容非常多，涉及的范围较广，不仅仅是办公室一个单一部门的工作，必须图书馆各部门、各科室人员共同参与、管理，才可以确保高校图书馆档案管理工作的顺利开展。首先最重要的一点是应该提高图书馆领导者对档案管理的认识和重视程度，馆领导定期检查，亲自过问、参与图书馆档案管理工作，加强档案管理的督促。馆领导应随时向档案管理工作者提供自身工作档案材料，同时应加大对档案文献管理方面财力、物力、人力的支持力度。同时图书馆档案办公室工作人员应提高自身的责任感，积极配合、协助馆领导以及各部门主任及时准备好做好各类档案材料，做好档案建设以及管理工作。档案管理专兼职人员应及时、全面收集各类档案材料，认真、仔细整理档案资料，做好登记，正确归档，妥善保管，并进行编号成册。其次应要求共青团、工会、党支部以及各业务部门管理干部以及相关成员都积极参与到图书馆档案建设及管理工作中，各部位通力合作，相互协调、配合才可以有效提高工作效率，提高档案管理工作的规范性、科学性。

（二）应建立健全的档案管理制度

科学、统一的图书馆档案管理制度是确保图书馆档案管理工作规范性、有序性的关键，图书馆应指派专人负责档案管理工作，尽可能做到每一项档案管理工作都有理有据，有章可循，提高档案管理执行度。应建立科学的档案保密制度，要求档案管理人员应严格保密档案内记载的所有内容，不能随意将档案文献利用范围扩大。在档案文献资料借阅的过程中，必须经领导批准，仔细填写完善档案文献借阅登记薄，并且应办理相关的档案文献借阅登记手续。应进一步完善图书馆档案管理结构，行政档案管理工作不仅应重视整理、归档，同时应该将光盘、奖状、音像、奖杯、照片等实物档案以及电子档案也作为其中的重点。其次，应成为一个专门的档案鉴定小组，鉴别、筛选出相关档案的保管年限、档案等级，完成鉴定后，若有档案需要销毁，应办理档案销毁批准后及时销毁。应建立完善的档案立卷归档制度，避免遗失一些具有保存价值以及相关的文件或材料。应规范书面材料，正确排列立卷顺序，标清档案资料的目录以及页码，准确划分档案资料保管期限，使案卷装订得更加整齐、美观。

（三）应提高档案操作的规范化

实现档案管理操作的标准化、规范化是进一步完善档案建设以及管理的根本途径，在日常管理过程中，应根据档案学的相关专业要求，严格规范每一个档案建设环节，提高档案管理工作的标准化以及规范化。通常而言，应该先对档案进行鉴别，然后再分类、归档档案，因此必须要制定一个统一的档案鉴定标准，将一些并没有保存价值或者重复的档案材料剔除。在进行档案装订的过程中，应注意统一档案外形，应规定一个统一的外在形式，严格按照档案专业要求，确定纸张样式、装订格式、保存体量以及装裱形式。同时应注意统一检索符号，统一名称，使科学、合理分类归档装订档案，并编制一个合理的名字，明确要求每一种档案收集的命名原则以及收集范围。

（四）应建立一个完善的档案管理体系

行政综合档案以及业务档案是高校图书馆档案的两大主要档案类别，在日常档案管理过程中，应科学分类，有机结合两种档案组成一个科学、完善的图书馆档案体系。

1.图书馆行政综合档案主要内容。一般情况下，图书馆行政综合档案内容非常繁杂，条目很多，分类、归档难度较大，具有很多不确定因素，而且其中有很多档案都与高校教职工的切身利益以及图书馆对外形象密切相关，因此确保这些行政档案的安全有非常重要的现实意义。具体的行政综合档案主要包含个人合同、服务合同、采购合同、工作总结、工作计划、申请报告等一些重要合同以及文书，同时也包括一些统计资料（物品领取登记、加班、考勤、津贴等）、科研学术资料（学习培训、课题结项、论著发表等）、文化活动资料（读书标兵评选、读书征文、文体活动、学术讲座等）、评优以及考核资料等。

2.图书馆业务档案主要内容。图书馆业务档案是提高相关工作人员服务水平、业务工作质量以及决策科学性的重要借鉴和参考。通常，图书馆业务档案的内容主要包括：（1）用户档案，主要指用户姓名、专业、系别、特长、研究方向等，尤其是针对一些高校教授、知名专家等一些比较重要客户的档案应妥善保管；（2）文献利用档案。主要是用于反映服务效果，以及收集读者意见的一种有效管理方法，具体包含有文献复制、文献阅览、文献外借等工作中一些文献借阅规律、用户人数。通过仔细分析借阅档案，可以随时了解、掌握各种文献的利用情况以及每一个时期读者的阅读倾向，便于及时调整采编部的采访内容，使文献更加满足不同用户的实际需求，提高文献利用率；（3）文献采访档案。这类文献档案资料主要记录的是采访图书馆各类文献的名称、折扣、数量、渠道、方式、价格等相关信息，同时也会记录文献采访中标方的一些基本资料以及相应的服务效果。可以对比分析不同时期的采访档案，可以进一步优化文献采访策略，建设更好的文献资源；（4）教学科研服务档案。主要应包括实习服务、调查支持、教参提供、科研课题进展、文献需求、课题查新、项目内容、课题名称等教学服务档案以及科研服务档案。有利于扩宽高校教学科研人员的知识结构和广度，为高校教学和科研提供更优质的服务，充分体现图书馆的文化价值。

（五）应积极引进现代先进的数字管理系统和理念

高校图书馆应积极引进现代先进的计算机信息技术，以计算机系统为依托编制一个独立的档案管理应用软件，提高图书馆档案文献管理的信息化程度。同时应建立一个独立的图书馆档案工作室，作为校园网以及图书馆之间交流、沟通的桥梁，使图书馆档案信息资源得到进一步开发和利用，便于图书馆档案更方便、更长久保存和集中管理。

综上所述，高校图书馆档案管理工作有利于促进高校教学改革的发展，目前高校图书馆档案管理工作中仍存在诸多问题亟待解决，图书馆档案管理人员应明确自身的定位，建立科学、完善的档案管理机制，提高图书馆档案管理水平，为读者提供更优质的服务。

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