稳步加强行政事业单位电算会计内部控制管理

战喜中

稳步加强行政事业单位电算会计内部控制管理

战喜中

行政事业单位电算会计是以会计和计算机两门学科为基础,在实践中发展起来的一门新学科,属于信息经济会计,其核心职能为会计核算职能、会计监督职能和财务管理职能。随着电算会计的发展,会计业务处理过程中出现了新情况、新问题、新矛盾，财务管理风险与日俱增，电算会计的核算安全问题成为焦点核心。本文结合行政事业单位内部控制规范，从单位层面、业务层面和信息技术等方面对稳步加强行政事业单位电算会计内部控制管理谈一些粗浅想法。

稳步加强；电算会计；内部控制管理

电算会计内部控制是行政事业单位内部的管理控制活动，是指单位为保证经济活动合法合规，资产安全和使用有效，财务信息真实完整，有效防范舞弊和预防腐败，提高公共服务的效率和效果，通过制定制度、实施措施和执行程序，对电算会计业务处理的风险进行防范和管控。大庆自全面建立财政国库单一账户体系和国库集中支付运行机制之时起,各行政事业单位开始使用国库集中支付3.0系统进行会计业务处理，步入电算会计时代。为防范电算会计处理风险，确保预算资金和会计信息安全，各单位必须按照会计法、会计制度和财政国库管理有关规定办理资金支付手续，进行会计业务处理，加强内部控制管理，发挥会计核算、会计监督和财务管理职能作用，实现行政事业单位财务管理目标。

一、电算会计实务处理的新情况、新问题和新矛盾

改革前，大庆各行政事业单位实行报账制，到支付局报账、支付资金。改革后，各行政事业单位会计核算和会计管理的环境发生了很大变化，会计业务处理过程中出现了一些新情况、新问题和新矛盾。

（一）没有独立的会计机构，电算会计专业素质不高

日前，市财政局组织对各行政事业单位进行预算执行情况和动态监控执行情况检查，发现个别预算单位处理会计业务只有一名会计，且该会计同时是办公室工作人员，没有独立的会计机构，人员配备不完整。有的预算单位有独立的会计机构，人员配备齐全，但是，该人员是非财会专业人员，还有些会计人员不具备相应的资格和能力，对电算会计不熟悉，对使用用友U8软件记账操作不熟练，电算会计专业素质不高。特别在新的行政单位会计制度和事业单位会计制度实施后，对会计人员素质有新的要求，所有会计业务处理必须符合会计法、会计制度和财政国库管理有关规定。会计机构不独立和会计人员素质不高是造成会计实务处理不准确、会计专业软件使用不完全，会计核算不完整的主要原因，继而出现会计核算职能和会计监督职能弱化。针对没有独立的会计机构，电算会计专业素质不高等问题，要加强单位层面的内部控制，注重会计人员业务培训和素质提升。

（二）国库集中支付业务操作不合理、不合规

预算单位应当按照预算科下达的预算指标，分直接支付、授权支付，按照项目支出进度、基本支出安排分别向业务科室和国库科申请月度用款计划。有些单位会计人员对部门预算和财政国库管理规定不够熟悉，直接支付和授权支付范围界定不清，直接支付用款计划和授权支付用款计划申请不准确，影响了正常的业务资金支付和会计实务处理，甚至给年度部门决算带来很多麻烦。有些单位会计人员在对项目支出、基本支出用款计划申请时，功能分类、支付方式等项内容填写错误，用款计划被退回，在处理直接支付业务时，没有用款计划，五险一金等款项都不能及时支付，影响了单位职工的正常生活。在国库集中支付系统中，每一笔付款金额、用途、交易时间、账户余额、账务处理等内容都能够及时查询，各单位不能做到对本单位支付账务信息进行深入分析，预算执行中的一些支付、记账错误和违规问题就不能及时准确地被发现并加以纠正，财务管理职能缺位。有些预算单位会计人员拆分支付额度或超过规定额度通过授权支付方式支付，违反了财政国库集中支付动态监控规则。有些预算单位会计人员仍然依赖传统财务支付方式，对差旅费、油料费、办公费等项支出较少使用公务卡支付，违反了公务卡使用有关规定。针对国库集中支付业务操作不合理、不合规等问题，要加强业务层面的内部控制，严格按照财政国库管理规定流程操作。

（三）会计基础工作不规范、不完整

电算会计业务处理对原始凭证有新的要求，原始发票应当合法合规，填写、印章齐全。除原始发票外，会议、培训、考察等项支出，要附有相关通知文件。货物类、服务类采购支出，要附有采购手续、合同、验收报告、购买明细等附件。工程类支出，要附有发改委文件、发改委计划、中标通知书、施工合同、施工进度表等附件。工程尾款支付，要附有工程评审报告、竣工验收报告、财务决算书等附件。会计人员应重点审核原始凭证是否合法合规、附件是否齐全，有些会计人员不会审核或审核不到位，致使原始凭证不合规，各种附件不齐全等问题时有发生。有些会计人员不会打印总账、明细账、往来账页，打印出的账页不齐全，纸制账页资料保存不完整，致使审计人员无法核对账务收支情况。有些会计人员会计凭证、账册装订不规范，各种数字章、名章印章不全，会计档案保管不完整。会计基础工作不规范、不完整，主要原因还是会计人员专业素质差和责任心不强造成的，关于会计基础工作层面的内部控制必须健全。

（四）防范舞弊和预防腐败更加复杂、难度大

随着电算会计的深入开展，利用计算机进行经济领域的犯罪活动有所增加，防范舞弊和预防腐败更加复杂、难度增大。经济业务发生时，电算会计通过用友U8软件直接操作、自动记录，会计信息以磁、光介质为媒体进行存储。专业软件的人性化设置使各种会计数据高度集中，未经授权的非会计人员通过计算机及网络可以浏览、查询全部数据文件。可能出现各种存储的数据被篡改，重要的会计数据随意被复制、伪造、销毁，还不留任何痕迹。总之，使用信息技术进行舞弊和腐败具有很大的隐蔽性和危害性，被发现的难度大大增加，造成的危害和损失可能更大。因此，电算会计的内部控制不仅难度大，而且更加复杂，必须使用各种信息技术手段加以控制。

二、加强电算会计内控管理的几点想法

针对新情况、新问题和新矛盾，各单位应遵循内部控制原则，明确经济业务办理环节，梳理会计操作流程，分析确定电算会计风险点，选择风险应对策略，建立健全内控制度，做好督促工作人员执行内控制度工作，开展监督检查和自我评价工作，进而不断加强内部控制管理。

第一，实行会计机构控制，没有独立会计机构的单位,应当根据《中华人民共和国会计法》的规定建立会计机构，配备具有相应资格和能力的会计人员。各单位应当根据实际发生的经济业务事项按照行政单位会计制度、事业单位会计制度和财政国库管理制度规定操作流程及时进行财务事项处理、正确进行会计核算、认真编制权责发生制年度财务报告和年度部门决算，及时为会计信息使用者提供准确无误的会计信息。

第二，实行内部授权审批控制,明确各岗位办事权限、审批程序和相关责任，建立健全集体研究、专家论证和技术咨询相结合的议事决策机制，重大经济事项的内部决策由领导集体研究决定，工作人员在授权范围内行使职权、办理业务。实行不相容岗位相互分离，建立健全预算管理、收支业务、政府采购、资产管理、建设项目、合同管理、内部监督等关键岗位责任制，明确岗位职责及分工，确保不相容岗位相互分离、相互制约和相互监督。

第三，实行会计实务和资金支付控制，建立健全电算会计财务管理制度，完善岗位分工责任制，规范会计操作流程。加强电算会计专业培训，提高会计人员业务水平。电算财务主管、电算会计、电算出纳岗位相互分离，电算出纳不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、债权、债务账目的登记，财务专用章和个人名章应当分专人保管。实行支出审核控制，重点审核原始凭证是否合规合法，是否真实完整，是否符合部门预算，审批手续是否齐全。支出凭证应当附有反应支出明细内容的原始单据，并由经办人签字确认，各项财务支出应当严格履行授权审批和签章手续。各单位应当严格按照财政国库管理制度有关规定申请月度用款计划、严格授权支付标准、办理资金支付手续，属于公务卡结算范围的，应当严格按照公务卡使用和管理规定办理业务。单位业务部门应当将原始发票、合同、文件、采购手续等原始单据提交财会部门作为账务处理依据，财会部门应当根据支付凭证及时准确进行电算会计实务处理，逐步规范会计基础工作。各单位必须认真对本单位支付和账务信息进行动态分析，发现支付、记账错误和违规问题，及时纠正解决，确保每笔支付和账务都符合部门预算和财务规定。同时，根据预算法和信息公开条例有关规定，按照规定公开单位部门预（决）算、三公经费等有关经费支出情况。

第四，实行资产保护控制，加强对实物资产和无形资产的管理，明确资产使用和保管责任人，落实资产保管、使用责任。贵重资产、危险资产、有保密等特殊要求的资产，应当指定专人保管、专人使用，并规定严格的接触限制条件和审批程序。按照国有资产管理规定，明确资产的调剂、租借、对外投资、处置程序、审批权限和责任。各单位应当定期清查盘点资产，确保账实相符。做好电算会计资产录入、登记、统计、分析工作，定期向财政局资产科汇报资产管理情况，实现对实物资产和无形资产的动态管理。

第五，实行软件系统控制,建立电算会计系统操作管理制度，明确用友U8软件操作权限、操作规程、账务处理程序，防止非会计人员操作使用该软件，保证电算会计系统安全可靠的运行，保证各种会计数据真实、有效。建立电算会计资料管理制度，明确会计资料的管理和保密、会计数据备份管理、会计档案管理操作规程，重点加强会计档案资料管理，实行纸制会计资料和电子会计资料双重管理，确保会计档案资料安全保管。建立电算会计软件系统维护制度，定期或不定期请财政局国库科专业软件人员到现场进行系统软件维护，设置防火墙防止计算机病毒入侵，做好各种会计数据加密技术、查询控制技术、认证技术等保护性措施，确保浏览、查询时不能对电算会计数据和软件系统有任何改动，解决软件操作流程中出现的疑难问题，正确操作使用软件，确保软件系统正常、安全运行。

稳步加强行政事业单位电算会计内部控制管理，充分发挥电算会计职能作用，确保部门预算资金使用安全、合规、效益，确保会计信息质量真实、可靠、全面，为开展部门预算绩效评价打下良好基础，为财务报告使用者作出经济分析、进行社会管理提供决策依据。

[1]编辑组.浅议会计电算化的内部控制制度，中国会计网[2014.12].

[2]宗禾.建设国际一流的会计人才队伍(J)，中国财经报[2010.10].

[3]曾平.计算机审计风险的成因及对策（J)，内控与审计[2010.1].

（作者单位：大庆市财政局）