分析档案管理的重要性

王丽花

(黑龙江省交通科学研究所)



分析档案管理的重要性

王丽花

(黑龙江省交通科学研究所)

档案是在长时间的工作中逐渐积累而成的具有高度参考价值以及留存价值的一种资料，具有多种不同的形势与载体。同时档案也是领导作出决策性决定的主要根据之一，也是工作成果的一种反应。档案对于一个单位的发展来讲有着至关重要的作用，所以要重视对档案的管理工作，构建出科学合理的档案管理制度。在我国不断发展的今天，原有的档案管理体系已经不能满足时代的发展需要，所以为了紧跟时代的发展脚步，需要在档案管理中引入新时代下的产物，将数字化技术引入到档案管理中，从声音、图像、文字等诸多方面进行记录，尽可能的加强档案的功能。

新时代；档案管理；科学；重要

1 档案管理工作的意义

一个单位的档案管理工作是否科学、完善，已经成为衡量单位工作能力以及管理能力的一个主要标准。对于任何一个单位来讲，档案是单位发展历程的一个重要反应，同时也是单位下一步发展规划的制定的基础。在我国经济与社会快速发展的过程中，想要做好档案管理工作必须要有不断创新的精神以及勇于探索的勇气，务必真实、全面的记录单位的发展经历以及发展情况。在制定单位未来发展规划的过程中，需要将单位的档案与整体的资源配置相结合。所以，完善档案管理工作可以有效的推动社会的发展，同时也可以帮助提升单位在市场经济条件下的综合竞争力。

2 档案管理工作必须依法进行

2.1 以法律为基础，制定档案管理章程

在档案管理的过程中已经要严守法律的底线，随着社会的不断发展与进步，档案管理工作也日趋多样化，所以这也对档案管理人员的工作素质以及业务能力等提出了较高的要求。同时在档案管理的过程中务必要依据相关法律法规构建起适合本单位的档案管理制度，只有实行规范化、科学化管理才能使档案管理发挥其应有的作用。在上世纪八十年代后期，我国的第一部档案管理法《中华人民共和国档案法》正式颁布，并且在这二十余年的发展历程中，为我国档案管理工作的科学、合理发展立下了汗马功劳。但是在新时期、新环境下，对档案管理工作的要求也随之提高，这就要求各地有关部门，根据本地区的实际情况，以《中华人民共和国档案法》为基础构建出适合当地实际情况的档案管理制度，使得档案管理工作可以科学合理、有条不紊的开展。

2.2 档案管理的最终目的是对档案的开发利用

对档案进行合理的开发利用可以为社会的发展提供良好的帮助，并且加强对档案的开发利用可以很好的帮助掌握经济活动以及未来一段时期内的发展方向。对档案加以利用已经逐渐成为社会发展过程中一个不可缺少的信息库。在档案管理的过程中想要进一步加强对档案的开发利用，从而逐步实现档案信息的共享，就需要加强对档案的管理工作。所以，对于档案管理人员来讲，在工作中除了要负责进行档案收集、整理以及鉴定等工作，特别需要注意的就是加强对档案的编目以及检索等工作，并且需要注意的是开发出具有较高适用程度的检索工具，同时构建出全面的检索体系以及档案文件等，尽可能的达到档案管理的工作目标。与此同时还需要注意档案的保管工作，要快速准确的为需要查看档案的人员提供材料。对于比较珍贵的档案材料需要储备有复印件或是副本等，在使用的过程中以复制件代替原件。同时需要加强的还有档案储存室的建设等，尽可能的降低外界环境对档案管理所造成的影响。

3 档案工作对于单位发展建设所起到的作用

3.1 技术档案

在科技与社会不断发展的今天，产生的档案信息也越来越多，所以人们对于档案信息的重视程度也随之加大。对于单位的员工来讲，只有准确的掌握市场的发展状况以及新技术的发展动态，才能更好的为单位服务：

(1)对于一个单位来讲，其技术档案管理的重要部分就是管理不同职称的技术人员的信息以及全单位的技术信息，通常来讲，对技术档案进行管理主要有两个主要部分，第一个部分为个人信息部分，主要包括有技术人员的技能情况、职称情况以及科研成果等；第二部分主要是以单位的技术活动为主，例如，单位进修人员的信息以及各类研究成果等。

(2)技术档案也为单位的信息化、数字化管理的推进打下了基础，使得单位的的管理模式由传统的单一、粗放逐渐向科学、集中转变，同时也进一步推动了单位经济效益的增加以及综合竞争能力的增强。

(3)通过对科技档案进行合理的利用有助于帮助新型科研成果的研发以及推广。并且也推动了各单位之间的学术交流活动进行，共同为社会的发展做出贡献。

3.2 科学的开发利用

对科技信息档案进行最大限度的开发利用，尽可能的发挥其在科技信息管理中的作用，对推动单位的发展有着极为重要的意义；

(1)一般来讲，技术档案是一种可以真实的记录、反应人员技术水平以及科研能力的资料，所以技术档案在单位管理过程中如，对人员的岗位分配以及合理利用等方面都有着非常重要的作用，可以确保单位在人员的提拔任用、职称评定等多方面的公平合理，根据不同员工的不同特点进行工作安排，为单位在市场经济环境中的发展打下坚实的人才基础。

(2)近年来，我单位为响应科技是第一生产力伟大号召，充分利用科技档案，将科研计划管理与科研计划档案相结合，严把技术档案的质量关，并注重不断开辟新的信息资源，把信息收集工作的起点向前延伸、扩大收集工作的覆盖面，进行广角度、多层次的信息收集。开展同行业、不同行业、国内外各类科技市场及信息交流中心的全方面收集，收集的内容也从单调化向广泛性靠拢，并在其中筛选和分析，注重开发有效信息、多功能信息和质量较高的信息，以便提供利用。 良好的档案管理还可使设备管理部门在设备妥善维修、减少故障发生、确保单位工作的正常进行提供了重要的保障。

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[2] 刘琴. 人事档案管理的问题与对策—— — 从事业单位工作人员收入分配制度改革谈起 [J] .档案学通讯， 2007，(5) ： 67-70.

[3] 范少丽. 干部人事档案管理中存在的问题及对策 [J] .山西档案， 2009，(S1) ： 41-42.

[4] 蔺芳. 浅析新时期人事档案管理存在的问题及对策[J] .黑龙江史志， 2009，(3) ： 48.

2015-04-12

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