分析我国企业档案管理的困惑

刘玲(黑龙江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理处)

分析我国企业档案管理的困惑

刘玲
(黑龙江省高速公路管理局牡丹江高速公路管理处)

摘要:在市场经济不断快速发展的今天，档案管理对企业的发展越来越重要。通过对一些企业进行调研后发现，很多企业中主管档案工作的领导基本都能列出由档案管理给企业带来经济利益的事例，但是通过跟多位企业领导进行交流后也不难发现，他们中的多数人都或多或少的会表露出对企业档案管理现状的不满意。这主要是由于相对于企业的整体发展来讲，企业档案管理的整体发展速度仍然处于一种比较落后的状态，并且与企业的现代化信息建设相对比，档案部门的信息化建设也相对落后。

关键词:企业;档案管理;困惑;信息化

1　企业档案工作的现状

就现阶段我国企业的档案工作者的工作情况来讲，他们大多都对现阶段自身的工作现状有所不满。并且绝大多数的员工都有这样的想法:档案工作属于是一种领导在开会或是调研时一再强调的重要工作，但是在落实的时候却又显得没有那么重要，一旦档案工作与其他工作发生冲突等，档案工作随时可以停下来为其他工作让路的一种非常矛盾的处境。档案工作有着责任大、事物多以及劳动强度大等特点，并不是像大多数人所认为的那样，档案工作仅仅处于一种可有可无，工作清闲的状态。同时与其余企业的主干部门相比较，档案部门的员工薪资待遇也相对较低。当企业进行改制或是进行优化的过程中，档案部门往往是第一个被“推上前线”的部门。在我国企业现代化、信息化进程不断快速推进的今天，仍然有很多的企业将如何解决企业的电子文件的管理问题推给各级档案管理部门，在这种情况下就使得档案管理部门的压力越来越大。并且让档案管理部门更加感到无助的是，在我国逐渐由计划经济像市场经济所转型的过程中，那些政府机构对企业的管理办法也出现了改变，其中最为突出的变化就是作为政府机构来讲，不能再像原来一样对各类企业进行直接的管理(也就是政府对企业进行微观管理)，而现在政府对企业的管理则主要体现在间接的管理(也就是政府对企业的宏观管理)，并且政府对企业的管理更加倾向于对企业的监督、指导以及服务。

就现阶段的情况来讲，我国企业的档案管理工作正面临着改革的情况，那些原本我们所熟知的一些环境以及工作方式，正在发生改变，但是我们的工作思想却没有提高。

2　企业档案管理遇到的问题

(1)对与我国现在的企业档案管理状况来讲，想要真正的弄清楚企业管理所面临的一些问题并不是简单的事情。通过多次的调查研究后我们发现，在对企业档案管理问题进行研究的过程中经常是进入了就事论事的一种死循环，并没有静下新来想一想，作为企业来讲为什么需要将在企业运营过程中所形成的一些档案材料进行管理?企业对档案进行管理这是为了应对政府以及社会的检查还是企业自身发展的需要等诸多问题。

(2)世界上最早进行企业档案管理的国家是德国，在上世纪初期德国一家名为克努伯的公司首先成立了档案管理机构。并且在两年以后，德国著名的西门子公司也成立了档案管理机构。同时，在随后的一段时期内，德国还出现了在某一区域范围内的档案管理机构，这以机构的主要工作职责就是负责对该区域内的所有公司的档案进行统一的收集。通过这些我们看出，在上世纪初期出现的企业档案管理机构，并非是一个偶然的事件，准确的讲应该是全球经济发展到一定程度的情况下所出现的一种新生事物。

(3)从企业竞争的方面来看待这一问题，为了尽可能多的利润，经常会出现国内的一些垄断机构之间出现竞争、在国际中各国家之间的垄断组织出现竞争，并且这种竞争显现出愈发严重的态势。这种情况的出现使得一些大型的垄断企业就务必要对本公司在发展过程中所出现的一些档案资料进行完善的管理，从而使其可以更好的为企业服务。同时对于企业的在生产、销售方面的一些秘密，其档案资料必须要严格保密，不能外泄。这就要求一些垄断企业必须要构建档案管理部门，对企业内部的一些档案文件进行良好的保存。

3　企业档案管理

(1)从企业档案管理的实质上来讲，企业档案管理的重要性完全等同于企业档案的重要性，同是也正式由于这种重要性决定了企业管理的本质。

(2)相比于其他的一些组织机构，企业的最大特点就是以追求经济效益为主要目标。也可以对企业进行这样的定义，企业是一个依法设立的以取得经济效益为主要目的，进行生产以及经营活动的一个具有独立核算能力的经济组织。对于一个企业来讲，其全部的管理活动都是为了一个共同的目标活动的，那就是企业获取的利润。所以，对于企业档案管理来讲，其发展与优化都必须是以企业自身的发展与需要为主要动力的。如果企业的档案管理工作可以为企业的发展提供强有力的保障，那么企业档案管理就会得到发展。作为企业档案管理来讲，与公共档案管理或者是一些专业的档案馆相比较还是存在一定的不同，作为企业的档案管理机构来讲，除了要拥有基本的对历史进行保存的功能，还应该具有对整个企业发展提供保障以及前进动力的作用。这就要求企业在进行档案馆构建的时候，需要将这些内在的因素充分的考虑进去。

(3)每个企业在档案管理方面的方式都是不一样的，企业的类型不同、企业的管理模式不同、企业的行业不同、企业的规模不同、企业所处的地理位置不一样，这些都会给企业的档案管理工作带来一定的影响。

由于长期受计划经济的制约和影响，我国企业档案管理模式存在着大一统的现象，我们经常会看到这样的现象，不管是工业企业、商业企业或者金融企业，其档案管理模式和形式几乎是千篇一律。看不出太大的差别。这种情况在西方发达国家企业档案管理中是少见的，西方许多企业往往会根据本企业的特点来确立企业档案管理模式和机构设置。

(4)企业档案及其管理工作是提升企业核心竞争力的重要保障，是企业核心知识的“保护神”企业档案是企业生产，经营活动的真实的历史记录，不仅记录了企业发展的历史，而且记载了企业所形成和积累的知识。是企业重要的知识资源，企业档案管理本身就是对知识的一种管理活动和过程。在知识经济时代$知识成为社会生产最核心的要素和资源。一个国家或企业是否掌握最先进的科学技术和拥有大量的知识产权，将直接关系到国家和企业的生存能力和持久的竞争力。

参考文献:

［1］马兆华，岳伟.民营企业档案管理探讨［J］.黑龙江档案，2008，(5) .

［2］徐丽萍，隋秀琴.析“三资”企业档案管理［J］.中国档案，1994，(3) .

［3］王彦芬，刘亚峰.与时俱进，延伸服务，开创民营企业档案工作新局面［J］.档案天地，2005，(5) .

收稿日期:2014－12－13

中图分类号:U492

文献标识码:C

文章编号:1008－3383(2015)05－0188－01