刍议信息化时代档案服务的创新

陈婷婷

(黑龙江省水利水电勘测设计研究院，哈尔滨150080)

1 创新档案信息化时代服务观念

档案服务是自档案出现以来的一个常谈常新的话题，计算机的普及和信息全球化时代的来临，则从根本上刷新了档案和档案服务的理念，档案服务的全面信息化已经成为经济社会发展对档案利用的刚性需求，是档案管理创新发展的必然趋势［1］。管理创新首先要逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念，逐步树立科学化现代化管理观念，以适应档案管理和服务的网络化新格局，积极适应信息化大环境，把创新服务作为档案工作的管理目标。

进入信息化时代，档案工作的服务方式和内容相比传统观念中的档案服务，发生了质的改变，因此，档案服务创新的实现，首先要求管理人员树立信息服务理念。伴随现代信息系统的广泛应用，电子文件已经逐步取代传统的纸质文件成为档案信息的主要载体，用户群体的不断扩大也使得用户对信息服务的要求越来越多样化具体化。积极主动的信息服务要求档案管理部门和管理人员要保持较高的敏感度，进行用户需求调研，多角度多渠道收集信息，针对不同层次、不同需求的用户群体进行加工转化，形成个性化信息产品，提供更有效率和针对性的服务［2］。

2 网络环境下档案服务现代化的内涵和重点

信息服务是档案管理与服务现代化科学化的重要标志之一，因此，要把推进档案信息化建设作为档案服务现代化的出发点和着力点，适应信息化管理生态，使用网络手段管理档案信息，网络档案通过运用新技术优化了信息录入、传递、存储、检索等各个环节，通过网络广泛联结各独立单位，将跨时间跨地域信息共享变为现实。管理现代电子档案，在保证内容完整、声像清晰、数据准确的前提下，逐步实现信息与载体的分离，从而简化立卷深化检索。档案信息化意味着可以向用户提供更加便捷的提供查询服务，通过编排统一目录，形成可以及时更新的动态目录，提高了查询服务工作的针对性和效率，增强全社会社会的档案意识和档案工作的社会知晓度。

3 创新档案服务方式及工作机制

3.1 信息化背景下创新档案服务方式

信息化背景下创新档案服务的内涵主要应包含以下两重:

3.1.1 创新内容扩大范围

信息化建设的深入和网络化管理的全面展开在客观上对档案服务的内容和范围形成了倒逼，档案服务的内涵也必然要与时俱进地更新，充实馆藏内容，提高馆藏质量，及时并有针对性收集文献资源，然后根据用户需求进行优化集成，为用户提供准确高效的服务。

3.1.2 主动研究创新方式

创新档案服务方式要与信息化技术的有机结合，全面深入地调研利用者潜在的需求，努力抓住档案服务的先机。升级信息服务方式，应针对调研用户群体需求的结果来设计信息应用系统功能模块。一般而言，相较于功能信息全面、功能强大等系统特性，用户更加期待快速和准确地获取目标信息。因此，必须针对用户需求建立升级信息检索平台，充分考虑用户权益，达到界面简约、操作便捷、准确快速的效果。实现信息共享，彰显档案服务人性化内涵和人文精神，大大缩短用户与档案工作的距离，深化全社会对档案工作的理解。

3.2 档案管理工作机制

信息化发展理念下，档案管理工作机制需要多种方法多条途径来实现创新，全面推进档案管理的现代化:

3.2.1 扩大信息来源

大力收集重点领域和重点工程项目的档案信息，尤其要关注农业、工业、医药、新兴科技、城市建设等民生相关信息，为强化档案服务的民生功能奠定基础。

3.2.2 注意收集特色档案

档案服务要跟上网络信息日新月异的变化节奏，必须突出自身特色，不断增强竞争力。可结合重大社会活动建立特色馆藏档案，最大限度发挥档案的作用，为经济社会发展服务。

3.2.3 推进档案信息化，加快“数字档案馆”建设步伐

实现馆藏档案的标准化、规范化和数字化。

3.2.4 科学分类整合档案资源，完善分行业分领域的档案规范化管理

建立覆盖全面的档案利用体系，强化公共管理服务领域、民生领域档案的开发利用，切实服务群众，服务行业发展。提供真实可靠档案信息，助力政府科学决策和维护社会稳定，构建和谐社会。

4 创新档案管理人才队伍建设

4.1 树立岗位认同意识和价值意识

管理者对档案管理岗位的认同，深刻认识到档案管理和服务对经济社会发展的重要意义和深远影响，是创新开展档案服务的思想基础和根本出发点。要改变以往满足现状的保守思想，勇于打破陈规，主动思考问题。

4.2 弘扬独立精神

在信息化网络化的新背景下，档案管理者的首要任务是熟练掌握电子文件管理的步骤、环节及重难点。要敢于创新擅于创新，用新思路新办法解决新问题，注意在实践中归纳总结管理经验，不断修正完善管理方法，提升管理效能。

4.3 培养求实精神

在全民信息化网络化的现代社会，人们的工作方式、生活方式、信息获取方式都发生了革命性的变化，信息的准确性、多元性、时效性都是人们考查信息服务质量的重要指标，自然淘汰以往手工式的、被动的档案检索，代之以主动的、现代化的档案服务。升级网络数据库，分类汇编专题，积极主动开展在线服务，让利用者与档案管理部门通过电子邮件、在线答疑等方式，进行即时的信息交流，提供实时查询和资信服务。

5 档案信息化是网络环境下档案创新服务与时俱进的必然要求

网络环境下的档案服务要从本质上提高服务水准和服务效率，管理和服务模式的变革必然先行，这种创新和变革是一个长期的、探索的过程，要用前沿信息技术不断提升档案管理部门的软件配置。实现档案信息接收、传递、存储、利用的一体化，实现档案信息高度共享。这种创新和变革，对于处在信息化前沿的档案部门来说，意味着信息爆炸和技术变革带来的强大压力和挑战，计算机及软件技术应用问题、档案信息化管理问题，都是新的网络环境下档案工作者必须面对和解决的问题。同时，要在全社会普及档案信息化知识，使广大群众深入认识档案，科学利用档案，必须变被动为主动，更加注重档案科技和宣传工作，充分发挥科技引领作用，营造良好舆论氛围。要通过环环相扣的工作措施，将新的科技和社会形势对档案工作的新要求落到实处，为实现经济社会更好更快发展服务。

［1］杨毅.中国档案管理史［M］.昆明:云南大学出版社:1999.

［2］刘明.网络档案信息资源整合研究［J］.档案与建设，2007(12):15.