“三密”文件管理工作现状及对策措施——基于某单位的调研

郝 影

(黑龙江省水利水电勘测设计研究院，哈尔滨150080)

0 前 言

中央在关于秘密文件管理工作的暂行规定中指出:一切机关、部队、团体、学校、工厂、矿山、科学研究部门和事业、企业单位因国际、国内政治斗争的需要不能公开的文字、表册、照片、图像和录音带等，都属秘密文件。

秘密文件泄密，会给党和国家造成不同程度的损失，加强公文管理，保证“三密”(绝密、机密、秘密)文件的安全、保密和及时提供利用，是各级公文管理部门的一项重要职责，也是发挥参谋助手作用的重要内容。

做好单位保密工作，要把握新形势下单位特点，围绕单位中心工作，夯实保密基础工作，找准切入点，使保密工作在单位改革发展稳定的大局中，充分发挥好服务和保障作用。

某设计院的“三密”文件管理工作，具有一定的基础。近年来，能够严格执行上级部门各项密级文件管理规定要求，加强管理，在密级文件清退工作中未出现过缺文现象。

为进一步提高“三密”文件管理工作水平，单位采取座谈、查看、分析等多种形式，对“三密”文件管理工作的现状进行了调查。

1 “三密”文件管理工作情况

单位对涉密公文的管理严密、规范。接收“三密”文件在收文登记簿上详细登记收件日期、密件字号、密件标题、密级、签收人姓名等事项，并由保密人员拆封。

1)“三密”文件在规定的范围内传阅，不扩大传阅范围，由保密员直接呈送阅文人，传阅时，凡规定不准记录和摘抄的均事先申明［1］。

2)“三密”文件的借阅、查阅严格按规定的保密范围进行，经本单位主管领导同意，并逐项填写借阅登记簿，借阅时间超过7 d的及时催还。凡被列入清退范围的“三密”文件，严格按清退的时间要求，对照发文机关的清退目录逐项填写清退清单，清退清单一式两份，由保密人员及本单位负责人签名，然后由双方经办人逐件清点逐号注销。

3)复制“三密”文件经本单位主管领导同意并向发文机关报批，批准允许复制的密件严格按签批的份数进行复制并编制顺序号，复制件同原件一样管理。绝密文件不外借、翻印、复制、抄录，外单位确因工作需要阅读绝密件的，经本单位主管领导批准，并在阅文室阅读。

4)严格限制携带“三密”文件外出、出境，确因工作需要携带“三密”文件出境的，要严格按照保密法定程序办理审批手续。严禁向境外邮寄“三密”文件［2－3］。

2 “三密”文件管理工作中存在的问题

院“三密”文件管理工作虽然有一定的经验，但也存在着一些问题。具体表现在以下4 个方面:

2.1 重文件管理硬件建设，轻提高文件保密意识重要性的宣传

院在“三密”文件管理基础建设方面能达到相关要求，有单独的保密室、保密柜，还配备了碎纸机，可以随时销毁本单位内的敏感信息资料。

但是，在走访调查中我们发现，一部分职工对涉密文件管理工作的重要性认识不够，黑龙江省水利水电勘测设计研究院对干部职工的保密教育、培训工作还需要进一步加强。

2.2 重密件管理人员选拔，轻单位保密意识培养

院对“三密”文件管理人员的选拔工作十分重视，要求中共党员，政治可靠，业务素质好，忠于职守，保密观念强。选用人员严把政审关，坚持先审后用的原则，并在上岗前进行业务培训、保密教育，知悉国家保密法规和规章。

院重视对保密员(档案员、公文交换员)进行保密教育和要求，但是有的职工认为“三密”文件管理和保密工作只是保密员(档案员、公文交换员)的事涉及不到自己。可见，院对其他工作人员，特别是涉密重点部门、重点部位人员应该对保密工作加强培训。

2.3 重保密制度建设，轻管理制度落实检查

在保密制度建设方面，制定了《机要保密工作制度》，并做到了制度上墙，保密文件、保密规范也都能发放到位。但就制度落实而言，仍有欠缺，比如，密件当天退还保密室的要求、单位领导参加会议带回的密件应及时交保密室登记管理而不得个人留存的要求等［4］，缺少制度落实的检查。

2.4 重年度清退结帐，轻日常密件过问

院对年度密件的清退工作十分重视，并且采取了种种有效措施，近年来未出现密级文件丢失现象。但是，平时的检查指导略显不够，检查中涉及的单位也仅仅只有一部分，覆盖面不广。“三密”文件管理工作还应该加强平时的督导。

3 加强“三密”文件管理工作的措施

“三密”文件管理无小事，在社情日益复杂、利益格局不断调整、社会矛盾仍然突出的今天，杜绝“三密”文件失、泄密现象尤为重要。它不仅仅体现工作能力和管理水平，而且稍有不慎，还会给和谐社会建设带来负面影响，影响到党的事业，损害人民的利益。

我们必须防微杜渐，针对保密工作中的各项短板，加大工作力度，为建设富强、文明、和谐、幸福设计院保驾护航。具体措施如下:

3.1 将文档保密工作纳入年度考核

保密工作属于院办公室年度目标管理的主要内容之一，而“三密”文件管理则是保密工作考核的硬指标。为此，院办公室对于“三密”文件管理工作高度重视，希望院将此项内容纳入院年度考核项目之一［4］。

3.2 保证文档保密工作的资金需求

要完善文档室的建立、电子设备投入以及人员的培训工作等等。要舍得投入必备的机器设备，特别是计算机和其它网络设备。资金除了保证硬件的投入，还要在培训方面进行投入，要持续不断地提高文书档案管理人员的专业技术水平。能够掌握办公自动化操作及系统管理技术，能够通过计算机对文档进行运转、管理、分类、鉴定、检索、编目和利用等，以适应文档处理工作新的模式，形成科学化处理文档。

某种程度上，中、基层文档处理工作的好坏直接决定了整个单位的文档保密管理水平。所以，应该有计划、有针对性地对文档人员进行多方面、多层次的专业技术培训，促使文档人员更新知识，提高业务水平。

3.3 严格文档保密工作日常管理

主要包括5 个方面的内容:

3.3.1 加强秘密载体管理

为了确保秘密载体的安全，本着严格管理、严密防范、确保安全、方便工作的原则，院严格按照要求，加强秘密载体的制作、收发、传送、使用、保存、销毁八大环节的管理，使秘密载体的管理工作步入了规范化轨道。

3.3.1.1 制作环节

无论是纸介质载体，还是磁介质载体均统一在院内制作，对不需归档的材料及时销毁。

3.3.1.2 在收发和传递环节

严格履行清点、登记、编号、签发手续，传递时，指派机要人员负责并采取相应安全保密措施。

3.3.1.3 使用环节

严格知悉人员范围，对擅自扩大知悉范围，凡不准记录、录音、录像的，传达者均事先申明，复制秘密必须经主管领导批准，并履行登记手续。

3.3.1.4 保存环节

严格按照国家档案法律法规归档，并指派专人负责，配备必要的保密设备。

3.3.1.5 销毁环节

认真履行审核、清点、登记手续，采取相应不泄密的方法销毁，杜绝将秘密载体当作废品出售。

3.3.2 加强档案保密管理

为了加强文件档案的借阅、传阅中的安全保密工作，进一步完善了《档案保管制度》、《档案人员岗位职责》、《文件、材料、资料的收集制度》、《档案的交接制度》、《档案的销毁制度》、《文件的传阅制度》等制度。

通过这些制度的建立，加强了文件收发、传阅、清退以及档案的借阅等工作，使院内文件做到清退齐全、传阅及时，能够保证档案的立卷、归档、移交、销毁等各个环节的安全。

3.3.3 实行涉密计算机专人管理

对涉密计算机实行专人管理，并加强了对操作人员的教育培训，落实了岗位责任。四是加强信息上报审批。加强网上报送信息审批制度，凡对外向各类政府网站报送信息，必须经办公室审批后方能报送。

3.3.4 提高“三密”文件管理人员业务水平

要进一步把好“三密”文件管理工作的选人用人关，切实保证“三密”文件管理工作人员的忠诚可靠。同时，加强对密件管理人员的指导，不断提高他们的工作能力，改进他们的工作方法，提升他们的管理水平。

3.3.5 提高全员对保密工作重要性的认识

“三密”文件的宣传教育不能仅仅局限于党员领导干部，而应该在全体干部职工中进行。要提高全员的保密意识，营造良好的保密工作大环境。领导干部要充分理解、支持保密人员的工作。要以身作则，坚决执行相关文件管理规定，不随意带、随意留、随意丢弃“三密”文件。

非保密专职人员要严格遵守保密纪律，不该问的不问、不该说的不说、不该留的不留，同时，主动落实“三密”文件管理制度，承担相关职责。要通过提高全员保密意识，保证“三密”文件管理工作上台阶、上水平。

3.3.6 加大“三密”文件管理工作奖惩力度

尽管“三密”文件管理工作还未出现失、泄密现象，建议院里仍要建立奖惩机制，要坚持做到查处失、泄密与表彰奖励先进相结合:

1)要严格监督检查，加大对“三密”文件清退工作中存在的问题的查处整改力度。

2)各部门保密人员责任重、压力大，对工作积极负责、管理卓有成效的，应该予以公开奖励，以示肯定、以为导向、以促工作。

3)院里也要进一步重视“三密”文件管理，对“三密”文件管理人员工作上关注、政治上关心、待遇上关怀，使他们的默默奉献能得到肯定，使他们觉得自己的工作有意义、有前途，以此调动“三密”文件管理人员工作的积极性、主动性、创造性，进一步推动院“三密”文件管理工作开创新局面。

［1］黄锐.论建设工程文件档案资料管理［J］.黑龙江水利科技，2012，40(03):329－330.

［2］陈爱玲.对新时期做好保密工作的思考［J］.科技与管理，2003(03):132－133.

［3］赵鹏.浅谈新形势下的保密工作［J］.东方企业文化，2011(06):254.

［4］蒙桂英.加强文书档案管理工作的措施［J］现代农业科技，2011(13):354－355.