浅议药品周转及其相关的付款账务处理

湖南省怀化市第三人民医院 曾玉蓉

本人从事药品会计工作几年，因药品周转引起的问题不少。药品库存周转天数是指购方从取得存货入库开始，至消耗，销售为止所经历的天数。周转天数越少，说明零库存/存货变现的速度越快，存货/成品管理工作的效率越高。用公式来表示即“周转天数=总购进数量/日平均销售数量”。现从单品种方面考虑，粗浅地谈论一下。

一、医院药品周转的基本情况和存在的问题

医院药品的周转包括以下四个环节：采购、入库、出库、使用。由于药品关乎人民的身体健康和生命安全，它的采购有着特别严格的程序。采购的药品原则上必须是本省网上集中采购目录所列品种。业务员先递交药品申请配送单给医院相关部门，经相关会议讨论通过，决定了配送企业后，医院下达采购计划。在实际经营过程中，有些药品入库后，可能是药品的宣传不到位或者是缺少合适的患者，药品长时间没有使用，出现滞销和积压，那么就会给财务的票据和付款带来不少问题，主要体现在以下五个方面：

第一，如果当时这个品种与公司的其他普药、基本药物一块运输，同时入库，那么医院的入库单和销售单位开具的发票同时包含了上述所有品种，无法拆分，根据医院的药品付款一般规定，在药品没有销完的情况下不能付款，那么这种情况下这张入库单的其他品种都不能付款，影响了医院的相关品种的正常采购。

第二，供货方药品一经出库，就开具发票，进行了税务计算申报和缴纳的账务处理，并将发票交给医院。医院在做药品付款计划时，对信用良好的供应方递交的大额发票，根据合同商议周期付款，包括了周转不灵，滞销药品在内。库管人员在系统内查询了积压的药品库存情况，考虑到医院和公司业务发展，用ABC储存管理分类法，先支付货款，有一定的风险但还在小范围内。

第三，滞销药品如果是单独出具的发票，经查询，有大量积压库存，扣压发票不付款，时间一长，跨年的发票供货方不可以更换。库管通知对方，要求销售单位追踪、跟进并进行处理。一个办法是供货方将药品转移到另一需求较大的医院使用，原医院退回发票，另一办法是将药品退回供货方。

第四，医院如果已支付滞销品种款项时，近效期产生的退货，有些业务员开具红字发票（负数发票）用以抵冲后期的付款金额。有些供货方因为需要购货方出具退货证明等，觉得开具红字发票程序繁琐，干脆以不能开红字发票为由，直接在退货单据上签字，同意在总额中扣除该笔款项，据此减少往来账。这样做的弊端不少：一是不便于明细查询，来龙去脉不透彻，日后查账时就会有歧义，做不到一目了然；二是供货方发票报税时，不能减少销项税额和销售收入，账目虚增销售收入、销项税额和应收账款，三是医院做付款时，借贷方的摘要繁冗；四是购销双方往来账目核对困难，工作量加大。

第五，个别公司业务员只开具入库金额的品名、品种发票，而对退货单置之不理，医院会计稍一疏忽，可能存在金额不小的退货票据，就被排除在外。过了好几个年头，梳理往来账时，整理票据才发现问题，占用了医院的资金，加大了医院的风险。如该品种已经不再供应，医院卡片也停了，如果期间电脑升级，更难在系统里查询到个类药品明细记录，交易疏漏。

二、建议

针对少量药品因周转不好形成积压导致药品接近有效期甚至过期的现象，同时为了更好地规范药品的相关财务管理，有效地降低医院和销售单位的财务风险及经营风险，特提出以下建议：

(1)医院首次采购该品种时，制定少量的计划，采购部跟踪使用情况，如果产品周转快可以追加计划，反之提醒销售单位业务人员库存情况。

(2)供货方的销售人员可以通过学术会等方式加强药品适应症的宣传，让医生、药房详细了解药品的药理作用和功效，让合适的患者能够得到有效的治疗，那么药品周转加快，周转率提高（库存周转率=年销售额/年平均库存值）。

(3)医院库房在办理新种品的入库手续时，仓库管理人员将本品种和其他周转良好的品种分开入库，进行单独入库，这样在支付货款的时候如果滞销可以拒付，不会影响其他品种的付款，降低了财务风险，有保证了其他药品的正常经营。

(4)部分药品因时令、环境造成的滞销、堆积，根据以往的销售经验，通过采购员，查知库存后，与供应商沟通，报厂家作备案，提前效期报警，供应商把它转移至别的医疗机构使用，并在后期开出红字发票，递交给原医院，药品会计要核实发票金额，严格要求供应商开红字发票来抵扣药品付款金额，仅仅在退库单上签字无效。

我院有个案例。我们地处湘西山区，蛇咬伤的情况时有发生，需要使用抗蛇毒血清，其中银环蛇血清用的不多，但是一年用量无法确定，又不能不备货，毕竟救死扶伤是医院的责任。有时采购上述药品几年还有库存，我们通知了供货公司，但苦于各大医疗机构需求量都不大，所以也很难转移至另处销售。唐代诗人柳宗元的《捕蛇者说》，永州地方多有异蛇，可该公司在那儿未中标的话，依然无法销售。眼看着这冷冻药品到效期，公司当时不给解决，不同意做退货。而我院也不能对大金额的药品做报损处理。经几番交涉，才同意退回公司，由此产生的连锁反应都可以看出药品的周转会有不同的情况发生，国情院情都要充分顾及到，才能在保证医治的条件下，保障两方社会效益和经济效益。

上述着重对单品种药品进行了论述，除开药品抽检和医院之间协调借用的情况，另基药与普药此处暂且不表。严格来说，只是就药品的新进与滞销做了个规范，指导意义不明显。但利于管理，是其可取之处。

[1]周玲.浅议“品管圈”活动在降低药库药品周转天数中的应用[N].湖南中医药大学学报,2010年4月第30卷第4期

[2]普金网.红字增值税专用发票开具流程及主要事项.百度文档贡献日期2010.10.13获取路径：http://wenku.baidu.com

[3]周欣等.试论对当前医药行业税务管理中存在问题的分析和对策.江苏省税务干部学校网页.更新日期：2007.12.03访问路径：http://www.swpx.js.cn/pxyd/showArticle.asp?Article ID=10952