普通高等师范院校公文处理问题的思考——以岭南师范学院为例

王 静

（岭南师范学院 校长办公室，广东 湛江 524048）

一 研究背景

2012 年4 月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》，决定从2012 年7 月1日起正式施行。《条例》中明确规定，党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

在当今信息化发展如此迅猛的时代，高校公文作为学校日常管理的重要载体，在信息的传递，增加沟通互信，协商谈判，合作交流等方面已成为不可替代的手段，并发挥着越来越重要的作用。

二 岭南师范学院公文处理效率现状调查

岭南师范学院办公室人员在如何提高公文处理水平的道路上一直探索前行，自2009 年引入第一代办公自动化系统，简称OA(Office Automation)系统以来，大大提高了公文办理效率和办文质量，纸质文件的印刷数量大幅度减少，从事文件印制及下发人员的数量有所精简，文件办理的各个环节指向部门明确，领导的审阅及签发冲破了时间和空间的限制，从而使信息的发布更加及时，也方便了学校师生个人事务的办理，得到学校领导的高度评价。

成绩已然过去，通过本人的工作实践和大量的问卷调查发现，学校现阶段在公文处理方面的问题及引发的矛盾仍很突出，主要概括为以下几个方面：

（一）公文的质量问题

由于学校各行政管理部门及二级学院从事公文处理的工作人员中存在业务素质不高，思想理论水平不过硬，责任心不强的问题，导致公文处理从拟稿到存档的十几个流程中出现各种各样的问题。

公文文种的使用混乱。在实际办文工作中，常用的文种有通知、报告、决定、函及纪要等，每种文种有其特定的作用，是否署名签发人也有特定的要求，不可滥用。然而学校行政管理部门和二级学院拟稿人上传到学校办公平台的稿件中就有出现标题中没有出现文种或文种使用错误的现象。如在上报给教育厅的文就经常出现函和报告两种文种使用混乱的情况，报告不署名签发人，而函却滥用签发人。

公文语言表述不清，格式不统一。一些发文机关的拟稿人文字功底薄弱，不具备较强的公文写作能力，导致上传的公文词不达意，对上报事项阐述不清或是专业术语过多晦涩难懂。《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》已于2012 年7 月正式颁布实施，对公文的不同文种的基本格式包括字体、字号、字数、行数、字体颜色、页码，已做较明确规定。新条例实施之日起，1996 年5 月3 日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和2000 年8 月24 日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。但有些部门领导重视程度不够，宣传不到位，更没有针对新条例组织工作人员学习讨论，导致很多发文机关的稿件仍然沿用原来文件规定。

（二）公文处理效率问题

公文处理是普通高等师范院校办公室人员的主要工作内容，公文处理效率直接反映出办公室工作人员工作效率、学校管理水平和执行力的高低，也直接影响到学校办公成本和学校师生对办公室工作人员的满意度。

然而学校内部机构繁杂，内部事务的沟通协调，上级部署事务的传达都需要公文流转来实现，虽然学校一直在努力践行中央政治局在“八项规定”中提出“要精简文件简报，切实改进文风，没有实质内容、可发可不发的文件、简报一律不发。”的要求，但公文处理的数量仍然有增无减。很多时候学校职能部门为提高办文事项的重视程度，本来可以自行发文的文，却以学校名义发文，导致学校名义发文数量过多，学校办公室工作人员公文处理压力大，公文处理效率低。

通常情况下一个文只需要一个单位发起，但也有些文的实施需要多个部门的协调配合，如学校资金的分配方案问题就可能涉及到人事处，教务处，科研处，规法处，财务处等职能部门以及各二级学院。《党政机关公文处理工作条例》规定涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。所以公文发起部门在做文前必须做大量的调查考证协调工作。然而有些上报文在拟稿前并未做好此环节工作。导致公文在经过校级秘书人员的核稿后才发现所涉及事项各部门无法达成一致，最终文件被退回修改或作废，浪费了时间和人力。

（三）公文处理程序问题

公文办理程序就是指公文在机关内部从形成到运转处理所必须经过的一系列环节。《党政机关公文处理工作条例》规定公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理主要程序包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。发文办理主要程序包括复核、登记、印制、核发。每一环节都有特定的工作要求，环环相扣，缺一不可。只有严格按照公文处理程序处理文件才能既能保证办文质量又能提高办文效率。

然而目前在高校公文处理工作中，很多公文处理人员甚至部门领导对公文规范化处理相关知识并不了解，只图自己办事方便，凭主观意愿任意省略公文处理程序的现象还很普遍。

如有些部门上报文以上报期限临近为由，不经校办秘书人员初审，就直接拿去找主管领导签字，结果省略审核这一步骤，上报的文错误百出，最终被上级机关退回重报，使公文的严肃性和学校形象都大打折扣。还有些发文部门不按照学校规定走网上办公流程，缺少各相关部门的会签，造成公文的不可行性和机要科盖章存档无据可依的尴尬。还有很多请示类公文超期办理不能按照上级要求时间上报，引发上级单位不满。究其原因，发文单位提供的资料不够全面翔实或是不符合上报要求，领导签发超时，秘书人员初审或是文印人员印发不及时等因素占了相当大比例。在公文不能按时办理的情况下如果再缺少催办一环节，就更容易造成公文办理超时、大量文件积压、缺乏时效性等严重后果。

三 关于提高普通高等师范院校公文处理水平的思考

上述问题的出现反映出普通高等师范院校在公文处理和管理方面仍然存在着很多漏洞，直接影响到学校的教育制度改革创新和管理的科学性，针对我校实际本人进行了以下几个方面的思考。

（一）加强领导重视程度

《党政机关公文处理工作条例》规定各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。然而目前高校中，各级领导尤其是职能部门和二级学院主管领导对公文处理工作的认识不到位。所以要提高公文处理水平首先要争取得到领导的支持和重视，一方面各级主管领导负责公文流转过程中的审阅和签发环节，只有以身作则、细致审批、严格把关才能保证公文处理后续环节的有序进行。另一方面各级领导负责办公室人员的选拔考核工作，只有选拔录取那些政策理论水平高、业务能力强、责任心强，甚至有文秘写作背景的办公室人员负责各级部门的公文办理工作。

（二）提高公文处理人员业务素质

在学校教育事业蓬勃发展，学校的外部环境发生着重大变化的同时，公文处理也面临着新的挑战。提高公文处理人员在写作、审核等方面的业务水平，增强对国家和学校政策的解读能力和对学校整体和中心工作的把握能力必须作为办公室工作的一项长期工作来抓。

一是要加强理论政策方面的学习，公文写作不只是简洁明了或有文采这么简单，对上级政策的理解直接影响拟稿人的写作基调和对内容的把握程度，所以公文处理人员尤其是拟稿人必须加强学习中共中央办公厅、国务院办公厅，省教育厅等上级部门颁发的政策法规。二是开展多种形式的培训活动，如学校校办、党办秘书科可以定期举办讲座，为学校各职能部门和二级学院负责公文办理的办公室人员普及公文写作，常用公文文种的使用，公文处理流程等方面的知识。三是加强与兄弟院校办公室间的交流，在科技、信息飞速发展的今天，知识更新日新月异，公文处理工作也要本着与时俱进的原则，加强对外交流学习。

（三）制定并严格遵守公文处理制度

目前高等师范院校公文处理过程中出现的“逆流”现象，越级发文等公文发起单位没有严格遵守公文处理流程办理公文的现象频发。究其原因是很多学校并未建立一套既符合上级文件要求又符合学校实际情况的公文处理制度，使得公文办理人员无章可循。学校应该在遵循《党政机关公文处理工作条例》的前提下，制定出具体的详实的针对公文处理过程中有关公文办理流程、办理原则、办理要求、公文格式及公文写作等方面的规章制度。

目前有些普通师范院校已经制定出《公文处理规定》或是《公文处理细则》，其中针对公文处理过程中常见问题都有详细规定，如收发文办理环节的规定及要求，界定校院两级的发文权限，框定高校公文常用文种及使用范围，严格规定公文格式，细化公文流转步骤，公文存档保密规定等。只有以完善的制度作为保障，才能使公文处理人员在工作过程中可以有章可循，从而提高公文办理质量和效率。

（四）提高办公自动化系统建设水平

目前我国普通高等师范院校现代化的办公设备如计算机、多功能一体机、扫描仪、传真机等已经配备。尤其是办公自动化系统的强大功能如保存修改痕迹，待办文件短信提醒，流程跟踪，文件归档等在很大程度上提高了公文处理的规范化，给工作人员带来了便利，提高了工作效率。但目前办公自动化系统软件良莠不齐，学校在引入时切不可以为照搬照抄，最好选用符合学校公务办理流程和要求成熟的软件系统。同时要进一步拓展办公系统自动化业务，如在公文流转过程中经常由于某部门或校领导出差而无法登陆电脑进行网上审阅或签发造成公文延时办理，可以尝试引入手机移动办公来解决这一难题。另外高校还可以充分利用科研人员的研发优势，推进校内财务系统、监察系统、资产系统、教务系统等自动化模块的改进促进各模块间可以协调共享，使办公自动化系统的整体优势发挥到最大化。

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